Tener contactos compartidos te da beneficios. Si aprendes a gestionar correctamente tus contactos compartidos, podrás sacar el máximo provecho de ellos. Una base de datos de contactos común dentro de su organización permite una colaboración más fácil. Usted y su equipo ya no tienen que depender de un archivo de hoja de cálculo para intercambiar información de contacto de los clientes.
El uso de los contactos compartidos como directorio de la empresa hace posible el contacto con cualquier persona de su organización desde cualquiera de sus dispositivos: ordenador portátil, estación de trabajo o incluso teléfono móvil. Todo ello sin guardar sus números por separado en la memoria de cada aparato.
Sin embargo, para disfrutar plenamente de estas ventajas, hay que tener en cuenta los siguientes aspectos:
Garantizar las etiquetas adecuadas
Asegúrate de que las etiquetas con las que clasificas tus listas de contactos son fácilmente identificables para cualquiera que tenga acceso a ellas. Nombrar la etiqueta de contacto AAA no es suficiente. Tómate unos segundos para pensar en la etiqueta adecuada. Esto le ahorra a usted y a su equipo el tiempo de preguntarse qué contactos hay en esa carpeta AAA en el futuro.
Comprobar los permisos
Contactos compartidos para Gmail® ofrece cinco (5) niveles de permiso. Puede leer más detalles en este artículo. Este es el resumen:
- Ver sólo
Este es el nivel de permiso más limitado. Los contactos compartidos aparecen en autocompletar en todos sus dispositivos. Los usuarios con este permiso no pueden editar, añadir o eliminar ningún detalle del contrato. Sin embargo, pueden escribir comentarios privados sobre el contacto.
- Redactores
Los usuarios con este nivel de permiso pueden ver los contactos compartidos, así como modificar los detalles del contacto. Pueden editar la información de contacto como el nombre, el número, el correo electrónico y otros campos. Además, también pueden añadir un nuevo contacto a la lista.
Además, pueden añadir comentarios privados y públicos sobre el contacto. Los comentarios públicos pueden ser leídos por cualquiera que tenga acceso a la lista de contactos compartida.
- Puede eliminar
Los usuarios que tienen este nivel de permiso pueden hacer todas las cosas similares a los que tienen acceso “Puede editar”, además de poder borrar un contacto de la lista. Este permiso debe darse con cautela, ya que el propietario de la lista no será notificado una vez que se hayan eliminado uno o varios contactos.
- Puede volver a compartir
Pueden disfrutar de todas las funciones disponibles para los que tienen acceso a “Puede eliminar”, además de la posibilidad de volver a compartir la lista de contactos. Además de añadir nuevos colaboradores, también pueden eliminar a los usuarios que acceden a la lista.
Es más, pueden cambiar el acceso de alguien. Las personas con permiso “Puede volver a compartir ” pueden hacer que alguien con permiso “Sólo ver” tenga también permiso “Puede volver a compartir”. Por lo tanto, hay que tener mucha precaución antes de dar este tipo de autorización.
- Propietario
El propietario de la lista goza de todos los privilegios mencionados anteriormente. Además, son los únicos que pueden borrar o renombrar toda la etiqueta compartida. En resumen, usted, como propietario, tiene la responsabilidad de gestionar sus contactos compartidos.
También puedes transferir la propiedad de la lista de contactos. Esta función es práctica para quienes dejan la empresa o son asignados a otro lugar.
Cumplimiento de la privacidad y la seguridad
Asegúrese de que sus soluciones para compartir contactos cumplen las normas de privacidad y seguridad. Esto da la seguridad a los clientes de que sus datos se procesan y se tratan de forma adecuada. Cuando los clientes saben que usted es GDPR, Google Technology Premier Partner, CCPA u otra normativa de privacidad de renombre, tienden a ser más complacientes a la hora de realizar transacciones con usted.
También tiene ventajas adicionales para su negocio. Entre ellas se encuentran una mejor higiene y limpieza de los datos, una mayor racionalización del procesamiento de datos y una mayor concienciación sobre las vulnerabilidades de seguridad, entre otras.
Añadir comentarios
Anotar las observaciones relativas a un contacto aporta datos que contribuyen a pintar una mejor visión del cliente. Notas como “esta señora es de voz suave” o “habla fuerte pero no se enfada” pueden ayudar a tus compañeros a conocer al cliente como tú. Así, cuando usted entrega al cliente, sus colegas ya tienen una expectativa de las posibles interacciones. Pueden interactuar en consecuencia.
También puede escribir “para eliminar” como comentario público en caso de que los datos ya no sean necesarios. Esto da la autorización para que el administrador de datos ponga el contacto en la papelera.
Comprueba periódicamente los contactos eliminados
Shared Contacts for Gmail® permite un tiempo ilimitado de recuperación de los contactos eliminados en las cuentas corporativas. De esta manera, se puede auditar incluso los contactos eliminados. Se elimina el riesgo de eliminar accidentalmente a un cliente de la lista. No obstante, los datos pueden eliminarse completamente del sistema con la debida autorización y notificación a nuestro responsable de protección de datos (RPD).
Por otro lado, las cuentas Lite, Team y Business sólo pueden almacenar los datos eliminados durante un máximo de 30 días. Este periodo de tiempo es compatible con la función de copia de seguridad de la aplicación. En este caso, es aconsejable revisar rutinariamente los contactos eliminados para ver si hay eliminaciones accidentales.
Cómo gestionar los contactos compartidos
Manejar los contactos puede no ser tan sencillo como parece, especialmente cuando son cientos o más. Compartirlo puede aligerar la carga o ser desastroso, si no se gestiona adecuadamente. Por lo tanto, elige una excelente aplicación para compartir contactos que te garantice el aspecto positivo de compartir contactos.
