La gestión de contactos (CM) es un sistema que ayuda a las personas y a los grupos a hacer un seguimiento de sus contactos. Hoy en día, a menudo llega por vía electrónica a través de aplicaciones para teléfonos móviles y programas informáticos. Sin embargo, la mayoría utiliza hojas de cálculo que se comparten. Algunos están explorando opciones en la nube para tener un repositorio centralizado de la información de contacto de los clientes y empleados.
En este artículo, abordaremos cómo la gestión de contactos es beneficiosa no sólo para su empresa, sino también para usted como individuo.
Información de contacto organizada
A menudo, los contactos se enumeran por orden alfabético. Puede ser abrumador si sólo quieres un simple desplazamiento hacia abajo para encontrar a alguien que hayas añadido recientemente. No puedes recordar su nombre y sabes que lo recordarás cuando lo veas. Sin embargo, si tienes miles de contactos, eso puede ser frustrante.
Peor aún, puede ser que te toque «Rosa», que es del departamento de contabilidad, pero tú quieres a «Rosa», de tu proveedor de material. Enviar un mensaje a la persona equivocada puede tener reacciones encontradas. Esto puede ir desde que el mensaje sea ignorado hasta que se considere poco profesional.
Las aplicaciones de gestión de contactos te permiten agrupar tus contactos en etiquetas. Compartimentar los contactos reduce el aspecto desordenado de la agenda. Los contactos personales ya no se mezclarán con la lista interna de tu empresa o de tus clientes.
Conéctese a CRM
El software de gestión de las relaciones con los clientes, o simplemente CRM, ha evolucionado desde la gestión básica de los contactos. Hoy en día, la mayoría de los CRM añaden la gestión de clientes potenciales, la automatización del flujo de trabajo y la elaboración de informes/análisis, entre otras muchas funciones.
Sin embargo, esas características añadidas no son baratas. El precio del CRM oscila entre los 12 dólares por cada puesto para una pequeña empresa y los 800 dólares por usuario para las empresas. Además, debe ser consciente de los verdaderos costes del CRM, que incluyen la formación, la integración y la implantación.
Las aplicaciones de gestión de contactos independientes le ayudan a ahorrar en CRM. Los miembros del equipo pueden acceder a la base de datos de clientes de la empresa a través de aplicaciones de gestión de contactos. De este modo, la empresa se ahorra las cuotas mensuales del CRM. También elimina el tiempo y los gastos necesarios para formar a esos empleados en el uso del CRM.
Sólo tienes que asegurarte de elegir la aplicación de gestión de contactos adecuada que se integre con tu CRM. Considere uno que le aporte valor por su dinero, fácil de usar y
Directorio de contactos centralizado para todas las aplicaciones de mensajería
Ahora mismo hay cientos de aplicaciones de mensajería en el mercado. El número de aplicaciones de mensajería que tienes instaladas equivale al número de bases de datos de contactos que tienes. Prefiere una aplicación de CM que te permita enlazar todos tus directorios de contactos.
Por ejemplo, has conocido a un posible empresario y has guardado sus datos de contacto en tu teléfono. Usted, más tarde, querrá enviarle un correo electrónico desde su escritorio. Una buena aplicación de CM consolida todos tus contactos en un solo lugar. Todo ello permitiéndole acceder desde varios dispositivos y plataformas de mensajería.
Aumento de la productividad
Copiar y pegar un solo contacto puede llevar sólo unos segundos. Realice esta acción para cientos de contactos y esto le llevará varios minutos en un día. Sin embargo, esto se traducirá en cientos de minutos perdidos en un año.
Una aplicación de CM adecuada te ahorra tiempo. Usted hace su trabajo real en lugar de actualizar manualmente varias bases de datos de contactos de sus diversas plataformas de mensajería.
Colaboración más eficaz
Un repositorio de contactos compartido entre todos los miembros del equipo favorece un intercambio de información más rápido y, por tanto, una mejor colaboración. Consolidar toda la información recopilada por los distintos miembros del equipo que interactúan con el cliente. Esto daría una excelente visión de su ventaja que puede, a su vez, traducirse en una venta.
Habría algunas ventajas si cualquier persona puede ponerse en contacto con cualquier persona de su empresa. Por ejemplo, hay una fuga en el techo de su oficina. No es necesario ir a la oficina de mantenimiento o encontrar su número local publicado en algún lugar para informarles. Tendrás automáticamente los datos de contacto en tu ordenador.
Seguimiento de las interacciones con los clientes de forma cómoda
Una buena aplicación de CM permite a los miembros de su equipo introducir todos sus conocimientos sobre ese cliente. A veces, los números de contacto o los títulos de los nombres no son suficientes. Todos los miembros de su equipo que interactúen con el cliente conocerán sus preferencias si hay notas y comentarios bajo la información de contacto.
También es más fácil recordar la información vital de esta manera. Esto puede ser más eficaz que tener notas adhesivas esparcidas por el monitor.
Mejores relaciones con los clientes
Un conocimiento más profundo de sus clientes conduce a más ventas. Y lo que es más importante, sus clientes se convierten en clientes fieles que incluso pueden recomendar su producto a otras personas. Eso es marketing gratuito para ti.
Como se ha mencionado anteriormente, una buena aplicación de CM permite escribir notas bajo el campo de información del contacto. Estas notas de acceso ayudarán a los miembros de su equipo a dar una experiencia personalizada al cliente. A su vez, esto da al cliente la sensación de que se le valora y no es un dato más que hay que procesar.
Copias de seguridad de los contactos
Los vehículos tienen seguro y las máquinas tienen garantía. Por otro lado, la base de datos de contactos es uno de los activos empresariales más importantes. De esta manera, la base de datos de contactos de la empresa debería tener una forma de indemnización igual.
Las aplicaciones de CM ofrecen una rápida recuperación de tus contactos. Una simple hoja de cálculo compartida no te dará una versión de respaldo a menos que sea Google Sheets o algo similar.
Además, puede ser problemático si no se sabe cuándo se borraron los datos accidental o deliberadamente. Puede ser desastroso si lo descubre demasiado tarde, digamos más de 30 días. En este caso, vale la pena recurrir a una aplicación de CM que ofrezca un tiempo ilimitado de recuperación de copias de seguridad.
En esencia, descubrir la gestión de contactos aporta valor a su negocio. Funciona como una versión en la nube de una libreta de direcciones, una colección de tarjetas de visita, una base de datos configurada en hojas de cálculo, ¡y mucho más!
