¿Qué es compartir contactos y por qué es importante?

compartir contactos

Cuando se trabaja en cualquier organización, uno de los aspectos más significativos de la productividad es el intercambio de conocimientos. Muchos de los conocimientos con los que trabajamos hoy en día se basan en los contactos con los que hacemos negocios. En otras palabras, los negocios tienen que ver con las personas y los contactos son el principal ingrediente del conocimiento que compartimos en el trabajo.

Gracias a la agregación de información, su equipo puede lograr mejores resultados. Al tener acceso a más información, sus empleados pueden aumentar su rendimiento. Para aprovechar al máximo el intercambio de conocimientos, hay que proporcionar herramientas que permitan compartir datos y ayuden a automatizar este proceso.

A primera vista, puede parecer fácil compartir contactos. Ya sabes, manda un mensaje a tu colega con los datos de contacto y ya está. Claro que eso es sencillo si se trata de uno o dos contactos, pero ¿cómo se comparten varios contactos y cómo se puede compartir la riqueza de conocimientos sobre estos contactos que se ha recopilado a lo largo de los años?

Aquí es donde entran en juego las aplicaciones que ayudan a su organización a trabajar de forma más eficiente. Contactos compartidos para Gmail es sólo uno de los ejemplos: facilita el intercambio de contactos creando un repositorio común de contactos entre tus colegas y, básicamente, permitiendo que tu organización comparta contactos de la misma manera que compartes documentos de Google, u hojas de cálculo (para los fanáticos de las hojas de cálculo entre ustedes).

En esta entrada del blog, analizaremos con más detalle por qué sus empleados deben tener una forma fácil de compartir contactos entre sí, y por qué es tan importante ofrecer las herramientas que facilitan el intercambio de contactos, de forma eficiente entre equipos y en toda la organización.

Ahorre tiempo a los miembros de su equipo

¿Conoces a alguien a quien le guste perder el tiempo? Nosotros tampoco. Ser productivo en el trabajo es una de las claves del éxito.

Puede que no lo pienses, pero compartir contactos en cualquier organización puede costar mucho tiempo y causar fricciones entre tus empleados que necesitan compartir contactos continuamente y mantenerlos actualizados todo el tiempo.

El ahorro de tiempo es uno de los aspectos más cruciales del intercambio de contactos, y la razón de ser de la mayoría de las herramientas que utilizamos en el trabajo. Especialmente cuando se trata de contactos, estamos perdiendo preciosos minutos o incluso horas creando y compartiendo manualmente los registros de contactos. Sin embargo, el uso de plugins dedicados puede hacer que este proceso sea más eficiente y ayude a ahorrar tiempo.

Una vez que comparta los contactos con sus empleados, también podrá ahorrar tiempo a sus clientes y socios comerciales, ya que la comunicación será mucho más rápida y ajustada a las necesidades de los clientes. En lugar de dedicar tiempo a tareas tediosas, su equipo de atención al cliente o sus representantes de ventas tendrán más tiempo para centrarse en lo que es esencial en su negocio.

Ejemplo: La productividad del equipo de ventas a través de la compartición de contactos

Estás a cargo de la organización de un evento. Hay cuatro personas en su equipo de ventas. Su principal objetivo es vender algunas cabinas.

Cada vendedor tiene su propia libreta de direcciones. Algunos de ellos incluso tienen el mismo contacto en su agenda (como sabemos, los representantes de ventas suelen tener los datos de contacto de los responsables más importantes guardados en su cuaderno o teléfono). Aun así, tienen que actualizarlo individualmente si aparece alguna información nueva. Es agotador, lleva mucho tiempo y, en definitiva, es molesto.

¿Por qué? Gmail no permite a los usuarios compartir contactos. Aunque suene ridículo, es preciso y puede convertir el trabajo en una pesadilla.

A los representantes de ventas les gustaría trabajar en la misma, actualizada regularmente en tiempo real, libreta de direcciones, para ahorrar tiempo y esfuerzo. Con Contactos compartidos para Gmail, puedes compartir contactos con tus compañeros de trabajo y, por lo tanto, cerrar tus tratos más rápidamente.

Como vendedor, puedes compartir tu libreta de direcciones con los usuarios y grupos que elijas. Tú eliges quién puede editarlo o borrarlo, así como algunas opciones de sincronización. Aunque lo hayas compartido con otros, sigues teniendo cierto control sobre él.

Cuando compartes el contacto manualmente, puedes perderlo de vista. La libreta de direcciones que has creado está ahora disponible para todas las personas a las que has concedido acceso. Los contactos están sincronizados, el departamento de ventas está contento, los datos de los clientes también se actualizan automáticamente en el grupo compartido y los stands se venden rápidamente.

Ejemplo: Trabajar en el ámbito de la educación

Imagina una escuela en la que 100 profesores imparten clases a diez clases, pero sólo hay un profesor principal en cada clase que tiene contacto con todos los padres de los alumnos.

Entonces, imagina que un profesor quiere ponerse en contacto con un par de padres en relación con un viaje escolar. A otro profesor le gustaría ponerse en contacto con los padres de un alumno con mucho talento y quiere hablar de enviarlo a un concurso.

La lucha es real. Quien haya trabajado en la escuela sabe que es un infierno y que pedir a los compañeros un solo contacto puede llevar años.

Aquí es donde los contactos compartidos para Gmail resultan útiles, ya que ayudan a las organizaciones grandes y bien estructuradas a compartir contactos dentro de los equipos. Sin complicaciones. Y en segundos.

Permitir una comunicación fluida

¿Con qué frecuencia un cliente requiere el contacto de varios equipos? La respuesta es sencilla: muy a menudo.

A veces los clientes necesitan ayuda del servicio de atención al cliente, y a veces su equipo de ventas necesita enviarles un correo electrónico por otro motivo. Dentro de una organización, se pueden simplificar todos los procedimientos una vez que se comparten los datos.

No hace falta decir que ayuda mucho si su equipo tiene muchas personas nuevas o cuando los miembros del equipo tienen días libres. A nadie le gustaría ser molestado durante sus vacaciones con correos y preguntas sobre un solo contacto.

Así que, además de cuidar la satisfacción de sus clientes, debe cuidar la felicidad de sus empleados, no dejar que reaccionen durante las vacaciones y tener todo resuelto antes de sus días libres.

Eche un vistazo a las historias de nuestros clientes para ver cómo ayudamos a diferentes organizaciones a crear un proceso de comunicación interna más fluido.

Apoyo a las ventas

Herramientas como Shared Contacts for Gmail pueden ser útiles para el equipo de ventas mientras sus miembros se acercan a nuevos clientes.

Los representantes de ventas de su empresa necesitan saber si uno de sus colegas ya ha contactado con un cliente potencial o no. ¿O tal vez un nuevo contacto está interesado en su oferta, y otra persona se hace cargo? Tiene que ser visible de qué se ha tratado la discusión y qué puntos son interesantes para el prospecto.

Normalmente, los equipos de ventas se dividen en dos grupos. Normalmente, un representante de desarrollo de negocio busca nuevos prospectos y trata de atraerlos. A continuación, un representante de ventas se hace cargo de estos prospectos para cerrar el trato. Los contactos y la información relacionada con los contactos deben ser compartidos de manera eficiente en esta intersección entre Desarrollo de Negocios y Ventas,. Al fin y al cabo, si no es eficiente, no lo hará alguien que trabaje en ventas.

Desempeña un papel aún más importante si su empresa no tiene un CRM y no tiene previsto conseguirlo. No todas las empresas necesitan un CRM. Un espacio de trabajo de Google bien personalizado, junto con los contactos compartidos para Gmail, puede sustituir con éxito al CRM y disparar su proceso de ventas.

Mantener la comunicación

La vida es imprevisible, y usted no sabe cuándo pueden estar enfermos sus empleados, por ejemplo.

Para evitar que la ausencia imprevista de un miembro del equipo influya en la relación con un cliente, hay que asegurarse de que los empleados compartan los datos esenciales, incluidos los contactos.

Cuanto antes actúe, antes podrá estar seguro de que los datos sobre los clientes y los contactos están almacenados de forma segura. Así, no tendrá que preocuparse por estas circunstancias.

Asegure sus datos

Podemos estar seguros de que en casi todas las organizaciones, los empleados encontrarán formas de compartir contactos. Por ello, es esencial ofrecer una aplicación que haga este proceso más fácil y seguro.

Con una herramienta dedicada, los datos de su empresa estarán seguros. Cuando compartas contactos, presta atención a la gestión del acceso. Probablemente no quieras que todo el mundo acceda a una lista completa de contactos.

Puedes compartir grupos de contactos con los empleados adecuados y permitirles editar o actualizar la lista. Compartir contactos sensibles en un trozo de papel o en forma de nota adhesiva no es seguro (y tampoco cumple con el GDPR), y hay que afrontarlo.

Con Contactos compartidos para Gmail, tienes el control sobre quién puede editar, quién puede eliminar y quién puede sincronizar los contactos de una libreta de direcciones compartida. De este modo, te aseguras de que nadie no autorizado acceda a tu preciosa lista de contactos.

¿Cómo compartir los contactos de Google?

Si su empresa utiliza el espacio de trabajo de Google o incluso cuentas individuales de Gmail para contactar y comunicarse, es usted un afortunado. Aunque Google no ofrece ninguna función nativa que permita compartir contactos directamente entre diferentes cuentas, Contactos compartidos para Gmail permite compartir contactos entre organizaciones.

Los contactos compartidos para Gmail pueden ser una función que cambie las reglas del juego para las organizaciones que utilizan el ecosistema de Google para el trabajo diario. Dentro del universo del espacio de trabajo de Google, tus empleados pueden compartir documentos, hojas de cálculo y contactos, y ahora pueden compartir contactos de forma fácil y rápida.

Puedes utilizar los contactos compartidos para Gmail de diferentes maneras. La forma más fácil es registrarse para una prueba gratuita y luego instalar nuestro complemento de Gmail. Una vez que hayas añadido Contactos compartidos para Gmail a tus organizaciones, podrás hacer que se compartan los contactos y establecer permisos para garantizar que haya un control sobre quién puede actualizar y editar los contactos.

Los teléfonos móviles/tabletas e incluso Microsoft Outlook son compatibles con los contactos compartidos para Gmail. Actualiza automáticamente cada uno de los cambios en todos los dispositivos para que sus empleados puedan acceder siempre a información actualizada y no tengan que perder el tiempo con información obsoleta.

De este modo, tus compañeros de trabajo pueden compartir sin problemas sus contactos entre sí y beneficiarse de las conexiones de los demás si es necesario. Su equipo de atención al cliente, los gestores de cuentas o los representantes de ventas se lo agradecerán. También es seguro, por lo que no debe temer la filtración de datos sensibles relativos a los contactos de su organización.

El acceso limitado a la API protege la privacidad de tus contactos. Existe la seguridad de que los contactos sólo se comparten dentro de su organización y no más allá. Los contactos compartidos son compatibles con su propio dominio, subdominios y dominios externos. Ya no tienes que preocuparte si tienes una dirección de correo electrónico diferente de @gmail.

Recapitulación

Muchas empresas subestiman el poder del intercambio de contactos. Hay muchas razones para ello: algunos piensan que no es seguro. Otros afirman que no lo necesitan.

Algunas empresas no lo aplican a propósito. Por ejemplo, su equipo de ventas no quiere compartir las relaciones y contactos de sus clientes. Esto puede deberse al miedo a robar contratos dentro de una organización.

Sea cual sea tu razonamiento, ya es hora de que abras los ojos y aprecies la suavidad del contacto compartido. Puede hacer que el trabajo sea más accesible, más eficaz, más rápido y más satisfactorio.

En resumen, compartir los contactos de forma segura entre organizaciones aumenta la transparencia. Además, fomenta la colaboración y la comunicación internas y mejora los resultados empresariales.

Empieza hoy mismo: utiliza Contactos compartidos para Gmail y aumenta la productividad de tu equipo. Está disponible a través de Google Marketplace. Esta aplicación es fácil, intuitiva y muy ligera. Así, nadie se enfrentará a ningún problema con la incorporación y la ejecución de sus tareas cotidianas. Buena suerte con la mejora del rendimiento de su empresa.

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