Por si aún no lo sabías, la plataforma de gestión SaaS BetterCloud ha anunciado que deja de ofrecer la posibilidad de compartir contactos.
El motivo es que a partir del 1 de enero de 2022, Google dejará de dar soporte a su antigua API para compartir contactos, y BetterCloud no se actualiza a su nueva API.
Estas cosas ocurren, pero significa que si has utilizado previamente BetterCloud para compartir tus contactos de Google, ahora te encuentras con un problema.
En este artículo, te ofreceremos una alternativa a BetterCloud y repasaremos los pasos que debes seguir para asegurarte de que puedes seguir compartiendo y gestionando contactos sin problemas en tu organización después de este cambio.
Más información: ¿Qué es el intercambio de contactos y por qué es importante?
¿Qué ocurrirá exactamente?
BetterCloud decidió centrarse en su negocio principal de ser una herramienta de gestión SaaS para que los administradores puedan automatizar las tareas técnicas y gestionar la seguridad de los datos de sus usuarios.
Muchos usuarios han estado utilizando la herramienta sólo para la gestión y el intercambio de contactos en el pasado, pero como se mencionó anteriormente, esto no será una opción pronto.
En la práctica, a partir del 1 de enero de 2022 las organizaciones que utilicen BetterCloud verán las siguientes restricciones:
- El administrador de su dominio de Google no podrá añadir nuevos contactos a las etiquetas compartidas
- Los usuarios con acceso de edición ya no podrán añadir o actualizar los contactos a través de Bettercloud
- La información de contacto no será accesible en los dispositivos móviles
- Nadie podrá crear nuevos contactos compartidos
- Los diferentes permisos (Sólo Ver, Puede Editar) ya no funcionarán
El simple resultado es que su organización acabará rápidamente con una base de contactos que no evolucionará, y muchos de los datos quedarán pronto obsoletos.
La función de compartir contactos dejará de funcionar, y cuando alguien de tu equipo actualice un contacto compartido, los cambios no se sincronizarán con otros usuarios y tendrás que volver a actualizar cada contacto manualmente.
En este artículo, te mostraremos cómo pasar sin problemas de Bettercloud a Shared Contacts for Gmail® para mantener una base de contactos centralizada y segura.
Lea más: La breve guía de la gestión de contactos
¿Qué cambiará con los contactos compartidos para Gmail®?
Este gráfico permite comprender mejor las mejoras en tu práctica de gestión de contactos tras la transición de Bettercloud a Contactos compartidos para Gmail® :
Tabla comparativa de BetterCloud / Contactos compartidos para Gmail
| BetterCloud | Contactos compartidos para Gmail®. | |
| Tablero web | SI | SI |
| Sincronización a Etiquetas de los contactos de Google | Cada 48 horas | Inmediatamente |
| Nombre de los grupos de contactos | “Etiquetas” | “Etiquetas” o “Listas de contactos” |
| Permisos granulares (sólo ver, editar, borrar y compartir) | SI | SI |
| Sincronización desde los contactos de Google (para usuarios autorizados) | NO | Inmediato (con Chrome) si no, 3 veces por hora |
| Fusión automática de contactos duplicados | NO | SI |
| Compartir con usuarios y grupos de Google | NO | SI |
| Compartir con otros usuarios del dominio y de Gmail | NO | SI |
| Comentarios y menciones a los colegas en los contactos | NO | SI |
| Gestionar los contactos compartidos de los dispositivos Android dispositivos Android | NO | SI |
| Gestionar los contactos compartidos de los dispositivos iOs | NO | SI |
| Gestionar los contactos compartidos desde Gmail | NO | SI |
| Gestionar los contactos compartidos de Google Drive | NO | SI |
| Copia de seguridad ilimitada de contactos | NO | SI |
| Sistema de licencias | Para todo el dominio de Google | Por usuario |
¿Qué hay que hacer?
En definitiva, lo que ocurrirá es que las etiquetas que ahora aparecen como compartidas en BetterCloud dejarán de serlo, lo que hará que la información de los contactos quede desfasada en breve.
Si quieres seguir compartiendo contactos con todo tu equipo, las personas que hayas elegido para gestionar tus contactos compartidos tendrán que volver a compartirlos en Contactos compartidos para Gmail® con todos los mismos usuarios con los que se compartían antes.
Si tienes un gran número de usuarios o etiquetas, te recomendamos que leas este artículo para que tu tarea sea facilísima.
Después de compartir las etiquetas de los contactos a través de Contactos compartidos para Gmail®, seguirás viendo las etiquetas originales de “Bettercloud”.
Para eliminar estos duplicados, sólo tienes que entrar en BetterCloud y “descompartir” todos ellos, es decir, eliminar el acceso de todos los usuarios a través de BetterCloud y eliminar estas etiquetas como sigue:
Cómo migrar de BetterCloud a los contactos compartidos para Gmail en unos pocos clics
Nuestro equipo puede realizar la migración por usted de forma gratuita. Si quieres llevar a cabo la transición tú mismo, sólo tienes que leer esta guía o seguir los siguientes pasos:
Tiempo necesario: 2 minutos.
Para migrar tus contactos compartidos de BetterCloud a Contactos compartidos para Gmail®, sólo tienes que seguir estos pequeños pasos:
- Acceder al panel de Contactos compartidos para Gmail
Haz clic en el enlace “Iniciar sesión con Google”.
- Selecciona tus etiquetas compartidas y haz clic en “compartir”
Puede compartir las etiquetas individualmente haciendo clic en el icono azul o seleccionar varias etiquetas a la vez. Las etiquetas son el equivalente a los “tags” en BetterCloud.
- Añade los colaboradores que deben ver estos contactos
Recomendamos añadir primero los “espectadores”, es decir, los que sólo podrán ver los contactos compartidos.
- Enhorabuena. Tus etiquetas de BetterCloud se comparten de nuevo.
Ahora se sincronizan en tiempo real con tus etiquetas de contactos de Google.
Tenga en cuenta que esta operación debe realizarse antes del 1 de enero de 2022, ya que de lo contrario este proceso de “desparticipación” no funcionará.
En cualquier caso, siempre puede ponerse en contacto con nosotros para ayudarle a migrar desde BetterCloud sin problemas.
Otra técnica (para evitar la duplicación de etiquetas) es la siguiente:
- En primer lugar, anule la compartición de todas las etiquetas existentes que solían compartirse en BetterCloud.
- Una vez hecho esto, vuelve a compartirlos con Contactos compartidos para Gmail® como se muestra arriba
Esto es relativamente sencillo, pero se convierte en una tarea mayor si su organización tiene un gran número de etiquetas que hay que descompartir y volver a compartir con un gran número de usuarios.
Si este proceso te parece demasiado complejo o te lleva mucho tiempo, en Shared Contacts for Gmail® podemos ayudarte con él.
Nuestro apoyo está aquí para hacer que su transición sea lo más suave posible.
Podemos ayudarle a reevaluar todo su sistema de gestión de contactos
Aunque BetterCloud es mucho más que una herramienta para compartir contactos, Contactos compartidos para Gmail® es una interfaz basada en la nube diseñada para compartir y gestionar contactos, por lo que es fácil de usar y te ayuda a agilizar todos tus procesos de gestión de contactos.
Mientras le ayudamos a realizar la transición desde BetterCloud, también podemos ayudarle a optimizar sus prácticas de gestión de contactos y a sacar el máximo partido a su nueva herramienta de gestión de contactos, revisando sus procesos y asegurándose de que todo está en orden.
Con Contactos compartidos para Gmail®, obtienes:
- Una clara comprensión de los contactos en su organización y una forma fácil de gestionarlos
- Un sistema que pone los contactos compartidos y la compartición de contactos al alcance de tus usuarios, estén donde estén (los contactos compartidos les seguirán en Gmail, Drive, sus teléfonos móviles, Whatsapp, su CRM y cientos de otras apps integradas)
- Una herramienta muy intuitiva que está diseñada específicamente para agilizar su proceso de gestión de contactos
- Un sistema que permite mejorar la colaboración entre equipos y la productividad
Ofrecemos formación y apoyo adaptados específicamente a las necesidades de gestión de contactos de su equipo y organización, y le guiaremos en la transición, paso a paso.
Si está interesado, puede ponerse en contacto con nosotros hoy mismo para descubrir más sobre cómo podemos ayudar a su equipo a volver a facilitar la gestión y el intercambio de contactos.
- Cómo migrar los contactos de BetterCloud a los contactos compartidos
- Cancelación de la API de contactos de Google, BetterCloud y contactos compartidos
- BetterCloud apoya el anuncio de la interrupción de la función de compartir contactos
- Anuncio de Google sobre la eliminación de la API de contactos de Google
- Funciones de contactos compartidos para los dominios de Google Workspace y G Suite
