El orden de la oficina es un reflejo de la calidad de su negocio. Tener un lugar de trabajo limpio y ordenado eleva la moral de sus empleados. Lo mismo ocurre cuando se trata de archivos y datos. Practicar una buena higiene de datos tiene sus ventajas.
¿Qué es la higiene de los datos de contacto?
La higiene de los datos de contacto es el proceso de mantener una base de datos de contactos limpia de redundancias, entradas mal clasificadas e información irrelevante.
Los datos sucios son el producto de procedimientos de entrada de datos poco saludables. La mala calidad de los datos cuesta una media de 15 millones de dólares al año en pérdidas, según este artículo de Forbes. Esto puede incluir el tiempo desperdiciado en llegar a correos electrónicos obsoletos o acciones ineptas hacia datos incompletos.
Mantener los datos limpios puede parecer sencillo. Sin embargo, tener una gran base de clientes con varias personas manejando la base de datos puede ser un reto. Una vez que aprenda algunas de estas mejores prácticas para la higiene de los datos de contacto, verá que los resultados merecen la pena.
Establecer un sistema de calidad de los datos de contacto
La selección de la aplicación de gestión de contactos es la parte más crítica de la higiene de datos. Esta sería la base de cómo manejar la base de datos de contactos. El POE de entrada de datos de contacto también se verá muy envuelto en él.
Definir el estándar de una buena entrada de contacto. Establezca los KPI y asegúrese de que todos los empleados actúan de acuerdo con ellos. Si se sigue un plan bien pensado, se eliminarán las entradas de datos de contacto erróneas.
Centralizar la base de datos
En la mayoría de los casos, el equipo de ventas depende en gran medida del CRM, mientras que el grupo de marketing se ciñe a otras plataformas de automatización del marketing. Los equipos de ventas y marketing tienden a hablar su propio idioma y tienen sus propios estándares y formatos de datos.
Una buena aplicación de gestión de contactos puede consolidar la base de datos de clientes procedente de diferentes plataformas. Al trabajar en una única base de datos se controlan mejor los datos de los contactos. Esto allana el camino para una colaboración interdepartamental más fluida.
Validar la exactitud de los datos
El marketing eficaz se produce cuando se utilizan datos de alta calidad. Más no equivale a mejor. Una gran lista de números de teléfono o direcciones de correo electrónico es inútil si no son válidos.
Además, los clientes cambian de dirección, son ascendidos y cambian de empresa. A menudo, su dirección de correo electrónico y su poder adquisitivo varían con él. Hay que estar atento a estas novedades.
Hay software disponible para verificar si los datos de contacto funcionan. Los sistemas de verificación del correo electrónico y las herramientas de validación de números de teléfono pueden eliminar los datos no válidos de su lista.
Eliminar los duplicados
Las entradas redundantes son una pérdida de tiempo y energía. Enviar el mismo material de marketing dos veces a la misma persona puede ser lo que menos moleste al cliente potencial. Y lo que es peor, su empresa sería denunciada como spam.
Una buena aplicación de gestión de contactos facilita la fusión de contactos duplicados. Además, ayuda a su equipo a trabajar sin problemas en la lista, sin las preocupaciones de los obvios esfuerzos inútiles.
Comprueba la “Papelera de reciclaje
Es posible que se produzcan eliminaciones accidentales mientras se limpia la base de datos de contactos. Por lo tanto, es vital que etiquete adecuadamente si los datos son susceptibles de ser borrados antes de eliminarlos. Haz que quienes tienen permiso para eliminar entradas de contactos sean conscientes de sus acciones.
Si no se practica antes el etiquetado de los datos para su eliminación, algunos contactos útiles pueden haber sido enviados a la basura sin saberlo. Algunos sistemas sólo permiten un periodo de recuperación de un mes. Afortunadamente, algunas aplicaciones de gestión de contactos permiten un tiempo ilimitado para la recuperación de los datos eliminados. En este caso, puedes restaurar fácilmente lo que creías que había desaparecido definitivamente.
Conclusión sobre la higiene de los datos de contacto
Los datos sucios impiden a los profesionales de las ventas y el marketing obtener una buena visión de la empresa. Como se dice, basura adentro, basura afuera. Practicar una buena higiene de datos no sólo beneficia a la salud de la empresa. También aumenta la productividad de los empleados.
