Contacts partagés pour Gmail
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La migration vers Google Workspace à partir d’un autre système (comme Microsoft, Lotus Notes, Zimbra, etc.) est toujours un gros projet, et c’est une bonne idée de bien comprendre le processus avant de se lancer.
Cet article passera en revue les principales étapes de la migration vers Google Workspace, qui devrait être intéressé par ce sujet et comment le parcourir le plus facilement possible.
Lorsque nous parlons de “migration Google Workspace”, nous entendons essentiellement la transition de tout système de messagerie (ou système de données) et outils bureautiques hérités vers le cloud de Google (Google Workspace).
En fait, maintenant que nous définissons le tout, nous pourrions dire que cette transition vers Google est faite de trois grands piliers.
Google Workspace est un écosystème d’outils, et tout est intégré sur la même plate-forme.
Cependant, chaque utilisateur de votre organisation a ses propres besoins, méthodes de travail et responsabilités.
Avec un processus de migration, il est crucial de s’assurer que l’environnement est adapté à chaque personne ou type d’utilisateur afin de maximiser les avantages de la nouvelle suite que vous acquérez.
Cela concerne la migration des e-mails, des documents, des calendriers, des contacts, etc. vers Google Workspace à partir d’un autre fournisseur de services.
C’est généralement la partie à laquelle la plupart des gens pensent le plus lorsqu’il s’agit de migrer vers un nouveau système ; cependant, ce n’est qu’une partie du processus.
La première partie de ce pilier consiste essentiellement à minimiser le choc créé par le changement.
Les nouveaux outils peuvent être intimidants, les utilisateurs doivent donc être informésmpowered pour essayer les nouveaux outils. En ayant tout le monde à bord dès le départ, vous pouvez également vous assurer qu’aucun temps supplémentaire n’est perdu pendant la période de transition.
Pour que cela réussisse, les données doivent être correctement migrées et l’environnement correctement configuré en fonction des profils de vos utilisateurs. Vos employés doivent trouver tout ce dont ils ont besoin, comme les e-mails, les documents et les calendriers, dans leur nouveau système immédiatement.
Lorsque le nouveau système fonctionne correctement et que les données sont là, il améliore la productivité de votre équipe, fluidifie ses processus et facilite grandement le travail quotidien.
Lorsque nous parlons d’une migration réussie vers Google Workspace, nous entendons non seulement déplacer les données de votre ancien système vers le nouveau, mais également nous assurer que chaque utilisateur dispose de l’environnement de travail dont il a besoin.
Vous devez également vous assurer que l’adaptation au nouveau système est encouragée et valorisée dans toute l’organisation.
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Cet article est utile à tous ceux qui envisagent ou essaient Google Workspace, qu’il s’agisse d’un essai gratuit ou d’une preuve de concept.
Il s’adresse également aux personnes qui viennent de migrer ou qui migrent vers Google Workspace et qui ont découvert qu’elles sont confrontées à des problèmes liés aux contacts ou à d’autres données migrées.
Que vous migriez depuis Outlook, Exchange, Office 365, Lotus Notes, Domino ou un autre système, ceci est pour vous.
Il est également utile pour tous ceux qui sont responsables de la productivité et du bonheur des employés ou du déploiement de nouveaux outils au niveau de l’organisation.
Et puis, bien sûr, tous ceux qui sont responsables de l’architecture des données, de l’organisation et de l’intégrité des données de votre organisation.
Prenons un exemple de situation.
Votre organisation a migré vers Google Workspace et rencontre maintenant des difficultés avec ses données migrées : vous ne trouvez pas certains de vos contacts partagés dans le nouveau système.
Les enjeux sont déjà importants dans cette situation car vous avez déjà suivi le processus de migration et le nouveau système est maintenant en place. Ainsi, le problème en question n’est pas un problème de contact – c’est maintenant un problème Google Workspace, qui est beaucoup plus important.
Vous avez probablement initialement décidé de migrer pour être plus productif, avoir un système plus simple et intuitif et avoir tout stocké en toute sécurité dans le même cloud. Et maintenant ça ne marche plus ?
C’est une situation que vous voulez éviter complètement, il est donc préférable de connaître tout le processus de fond en comble et d’éviter les bosses potentielles sur la route avant de les heurter.
Tout d’abord, passons en revue certaines des raisons les plus courantes pour lesquelles les organisations décident de passer de leur ancien système à l’écosystème Google Workspace.
C’est probablement la raison la plus courante pour laquelle de nombreuses organisations décident de passer à un autre système.
Vous pourriez avoir toutes vos données cruciales dispersées à différents endroits et non centralisées.
Cela devient d’autant plus délicat que vous devez gérer plus de contacts, de comptes et d’applications au travail.
Le grand avantage de Google Workspace est que tout est intégré sur une seule plate-forme avec une capacité illimitée, ce qui signifie que toutes les limites que vous avez pu avoir sur l’espace de stockage ou la quantité de données dont vous disposiez auront disparu, ainsi que les silos.
Une autre raison courante est le coût. Soit les coûts de l’ancien système, soit l’absence totale de système cloud.
La maintenance de serveurs sur site coûte beaucoup d’argent à long terme, et avoir tout dans le cloud est plus rentable.
En ce qui concerne la sécurité de vos données, il est tout à fait logique d’être prudent.
Cependant, il est tout simplement plus logique de mettre votre argent à la banque, pas sous votre matelas.
Google Cloud est le plus sécurisé au monde. Vos données sont saines et sauves.
Google Workspace est conçu pour vous si votre équipe rencontre des difficultés de collaboration entre les membres de l’équipe et les équipes.
Les outils Google sont tout simplement très collaboratifs. L’écosystème Google comprend les outils essentiels dont votre équipe a besoin au quotidien et s’intègre parfaitement à de nombreux autres outils utiles que vous souhaiterez peut-être ajouter à votre arsenal.
Et vous le savez aussi bien que nous : la collaboration aide les gens à travailler ensemble plus efficacement, les aide à éviter les silos et leur permet d’être plus productifs.
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Il est clair que nous n’écrirons pas sur ce sujet s’il était aussi simple et direct que nous l’avons dit dans le chapitre précédent.
Souvent, il peut y avoir des défis en cours de route, et ce n’est pas grave, tant que vous savez comment les éviter ou les résoudre. Passons en revue quelques-uns d’entre eux pour identifier le type de défis que nous avons déjà rencontrés avec les migrations.
Les gens seront très probablement intimidés par l’idée d’obtenir de nouveaux outils, surtout s’ils doivent être intégrés pour utiliser un tout nouveau système.
Tout ce qui est nouveau est effrayant, et c’est juste la nature humaine de base. C’est frustrant d’apprendre à connaître un nouveau système, de ne pas le comprendre pleinement, de ne pas pouvoir tout contrôler autour de son propre travail, etc.
L’intégration au nouvel outil prend du temps, et parfois les gens ne voient pas la valeur tout de suite.
Cela peut être résolu par une communication claire, la transparence et le leadership. Il doit être approuvé par la haute direction de l’organisation plutôt que par l’informatique uniquement.
Assurez-vous d’expliquer les avantages concrets pour votre organisation avant même le processus de migration.
Parfois, les migrations ne se déroulent pas comme prévu.
Quelque chose peut mal tourner à un moment donné du processus, et les problèmes techniques peuvent avoir un impact important sur vos activités commerciales.
Cependant, la bonne nouvelle est que les problèmes techniques sont généralement relativement faciles à résoudre avec le bon partenaire, expérimenté dans les services de migration, qui sait ce qu’il fait et peut vous aider.
Soyez prêt à rencontrer des problèmes techniques en cours de route et sachez qui contacter si vous avez besoin d’une assistance supplémentaire.
Même lorsque tout le monde s’est familiarisé avec le nouveau système, cela pourrait ne pas suffire.
Le problème est souvent simplement le fait que les nouveaux outils ne sont pas équipés pour fonctionner exactement de la même manière que l’ancien système.
Les utilisateurs ne retrouveront plus leur environnement de travail dans leur compte Google Workspace tel qu’il était auparavant et les données risquent d’être éparpillées.
Cela peut être difficile et causer beaucoup de frustration, surtout si vous devez trouver de nouvelles façons de travailler et de nouveaux processus pour tout ce qui fonctionnait de manière transparente auparavant.
Certaines migrations sont désastreuses à cause de cela, surtout si les utilisateurs ne savent pas comment résoudre ce problème.
Passez en revue les nouveaux processus et systèmes avec un groupe de discussion avant de commencer la migration et assurez-vous d’offrir un soutien aux membres de votre équipe tout au long du processus et après.
Avant de commencer à planifier un projet de migration, assurez-vous de les avoir couverts.
Assurez-vous que tout le monde dans votre organisation sait pourquoi le changement est effectué et ce qu’il en résultera
Assurez-vous que la communication avec vos employés est transparente à toutes les étapes du processus pour implanter la graine que quelque chose se passe. La communication est essentielle et les gens aiment savoir ce qui se passe.
Trop souvent, le service informatique va juste faire quelque chose et dire à tout le monde à la dernière minute sans leur « vendre » la solution.
Faites une annonce officielle par la haute direction et montrez qu’il y a un élan à prendre ce changement.
Montrez en quoi cela correspond à la vision à long terme de votre organisation. Concentrez-vous sur les choses intéressantes qui seront possibles une fois que le changement aura lieu, et comment cela aura un impact positif sur la vie professionnelle de chacun.
Au niveau de l’entreprise, comment utilisez-vous vos outils actuels ?
Comprenez que l’objectif principal de la migration n’est pas de recréer exactement le même système que vous avez déjà dans le cloud.
Il s’agit davantage de penser le travail différemment afin d’aider votre équipe à atteindre ses objectifs plus efficacement et à être plus productive.
Ensuite, au niveau individuel : comment vos collaborateurs utilisent-ils leurs e-mails, documents, contacts, etc. ?
Sur quels appareils ? Comment y accèdent-ils ? Comment utilisent-ils les contacts ? Documents, e-mail ? D’où viennent leurs contacts ?
Comment quelqu’un devient-il un contact ? Êtes-vous en train de lire leur carte de visite et de les ajouter à vos contacts téléphoniques ? Les numérisez-vous ?
Utilisez-vous une interface spécifique sur votre ordinateur pour créer des contacts manuellement ? Vos collaborateurs créent-ils des contacts à partir de personnes qui leur envoient des e-mails ? Ou enregistrent-ils un numéro entrant dans leur téléphone, le transformant en contact ?
Imaginez qu’il n’y ait aucune limite ou restriction. Quelle serait la situation idéale ? Comment vos utilisateurs aimeraient-ils communiquer, collaborer, centraliser ou accéder aux données ?
Vous devez étudier l’environnement de ces différents profils d’utilisateurs au sein de votre entreprise. Assurez-vous que les gens pourront travailler mieux qu’avant avec ces nouveaux outils.
Une fois cela fait, écrivez le plan directeur de votre nouvel environnement en décrivant tout ce qui devrait être possible. Une fois que vous savez ce que vous voulez rendre possible, il sera facile de définir les configurations à faire, les add-ons à ajouter et les données à migrer ou non.
Le passage au cloud peut être un petit projet comme un simple changement de fournisseur de messagerie ou une migration complète.
Vous devez être conscient de la portée et avoir à l’esprit des attentes et des objectifs réalistes pour le projet.
Conseil de pro : organisez un atelier ou une réunion avec toute votre équipe où vous passez par chaque étape du projet de manière transparente et assurez-vous que tout, de la portée à la finalisation du projet, est bien documenté.
Nous vous recommandons également de définir une portée minimaliste au début. En effet, vous pouvez fonctionner avec un système hybride et déployer des outils pas à pas. Cela évitera à vos utilisateurs de paniquer à l’idée d’avoir à subir trop de changements.
Dans tous les cas, n’essayez pas de former vos utilisateurs à l’utilisation simultanée de tous les outils Google Workspace. Mieux vaut offrir des formations thématiques ou des webinaires auxquels les gens peuvent assister quand ils en ont besoin.
Tout ne sera plus pareil avec le nouveau système, alors soyez prêt à soutenir votre équipe avec les nouveaux outils et tous les défis qui pourraient survenir.
Mais la tâche d’aider les utilisateurs ne doit pas reposer uniquement sur les épaules de votre service d’assistance.
Former des champions Google dans chaque équipe pour résoudre les cas d’utilisation, qui seront le référent de la solution sur le terrain.
Cependant, assurez-vous de consulter des partenaires externes si vous avez besoin d’aide avec vos nouveaux outils.
Enfin, voyons comment nous, Contacts partagés pour Gmail®, pouvons vous aider dans le processus de migration.
Comme nous l’avons vu plus haut, Google Workspace est une plateforme personnalisable. Ainsi, ce qui sort de la boîte dans un système comme Office 365 devrait être ajouté en tant que plug-in dans Google for Business.
Google ne prend pas en charge le partage de contacts entièrement intégré comme certains autres systèmes comme Office 365.
Les gens peuvent créer des carnets d’adresses, mais ne peuvent pas les partager librement avec qui ils veulent.
C’est un problème : après la migration, de nombreux utilisateurs découvriront rapidement que les contacts qui étaient partagés dans leur ancien système ne sont plus disponibles dans un référentiel centralisé.
Nous nous assurons que vos utilisateurs trouvent les contacts communs où qu’ils se trouvent (e-mails, documents, mobile, etc.), que le propriétaire des carnets d’adresses partagés ait un contrôle d’accès total et que tous vos systèmes (comme votre Active Directory) soient synchronisés et disponible pour tous les utilisateurs de votre domaine.
Google ne gère pas très bien plusieurs répertoires. Si votre organisation compte plusieurs domaines, il est difficile que tous vos utilisateurs accèdent aux informations de contact de leurs collègues appartenant à d’autres domaines de l’organisation.
C’est un défi que Shared Contacts for Gmail® vous aide à résoudre en unifiant tous vos utilisateurs dans un seul répertoire, accessible par n’importe qui de partout.
Dans Google, il n’y a pas de synchronisation entre LDAP (votre annuaire d’entreprise) et les appareils mobiles ou les applications tierces.
Nous veillons à ce que vous puissiez y accéder partout – mobile, e-mail, WhatsApp, Zoom et des centaines d’autres applications. Vous pouvez trouver vos contacts, les modifier et y accéder, où que vous soyez. Même hors ligne, ce qui n’est pas possible via Google Cloud lui-même.
Outre les répertoires, chaque utilisateur peut créer son propre carnet d’adresses partagé et le partager avec qui il veut dans son équipe, en leur donnant des autorisations d’accès spécifiques.
Vos contacts partagés sont synchronisés en temps réel. Le système de saisie semi-automatique de Gmail, Google Drive, Calendar, Zoom, votre CRM, etc. les affichera immédiatement.
Chaque fois que vous traitez avec une adresse e-mail n’importe où dans votre environnement, vous pouvez voir toutes les informations liées à ce contact sur la droite de votre écran et y ajouter plus de détails en un clic.
Grâce aux contacts partagés pour Gmail®, les téléphones IP de vos utilisateurs sont automatiquement renseignés avec les contacts partagés même s’ils n’ont jamais interagi avec eux.
Tous les contacts de l’entreprise sont accessibles en temps réel, partout, sur tous les appareils, sur toutes les plateformes.
La migration crée beaucoup de données inutiles qui seront dispersées.
Shared Contacts for Gmail® vous aide à nettoyer les données et garantit que toutes les informations sont stockées en toute sécurité et conformément au RGPD et à d’autres réglementations sur la confidentialité des données.
Vos données sont stockées en toute sécurité dans un emplacement centralisé et peuvent être supprimées si nécessaire.
Et il y a une sauvegarde illimitée des contacts – Google n’offre que 30 jours de sauvegarde – pour garantir que tout contact supprimé par erreur peut être restauré à tout moment si nécessaire.
Les contacts partagés pour Gmail® facilitent la gestion de vos contacts à un niveau supérieur.
Vous pouvez tout savoir sur un contact, le partager avec vos collègues, ajouter des commentaires et marquer vos collègues, attribuer un contact, etc., le tout à partir d’un seul endroit.
Vous pouvez afficher vos contacts par organisation, service, etc., ce qui facilite leur navigation par rapport à l’interface Google Contacts, qui est relativement limitée.
De plus, vous aurez toujours une vue à 360° de tous vos contacts, ainsi que du reste de votre équipe, où que vous soyez.
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Partagez des contacts avec votre équipe et accédez-y où que vous soyez
La migration vers Google Workspace à partir d’un autre système est une chose à laquelle vous devez être préparé avant même de commencer.
Votre équipe et vos employés sont à l’avant-garde de ce changement, vous devez donc vous assurer de les encourager à s’adapter au nouveau système et de leur offrir un soutien tout au long du processus.
Il est probable que certains défis se présenteront – c’est juste la vie – mais lorsque vous êtes correctement préparé pour les gérer, votre processus de migration peut être fluide et transparent.
