Il est facile d’élargir votre liste de contacts si vous le souhaitez. À l’ère des médias sociaux, il est beaucoup plus facile qu’avant de rencontrer de nouvelles personnes. De nos jours, la connaissance des gens ne se limite plus aux rencontres personnelles à l’école, dans les clubs de sport, aux conférences de réseautage, etc. À mesure que votre réseau se développe, il peut être difficile d’organiser vos contacts.
Cependant, il se peut que vous ne considériez pas cela comme un problème jusqu’à ce que vous ayez besoin de retrouver un contact récemment ajouté, mais malheureusement, vous avez oublié son nom. Faire défiler votre répertoire peut prendre un certain temps juste pour le trouver.
Vous pouvez également rencontrer plusieurs contacts portant le même nom mais des personnes différentes. Il y a un risque d’envoyer un mauvais message. Vous avez de la chance si le destinataire a simplement ignoré le message. Ce qui est malheureux, c’est que cela vous donne un air franchement négatif.
Voici quelques conseils pour éviter de tels scénarios :
Centraliser votre répertoire
Tout comme vous voulez que tous vos livres soient rangés dans votre bibliothèque et que tous vos vêtements soient rangés dans le placard, le fait de regrouper tous vos contacts dans un endroit central aide beaucoup à garder les choses en ordre. Pour commencer, vous n’avez pas besoin de rechercher frénétiquement les coordonnées de quelqu’un dans des dizaines d’applications de messagerie.
Il existe un autre avantage d’un répertoire centralisé. Dans le domaine du marketing, il permet d’éviter les redondances dans l’envoi de courriers électroniques promotionnels. Il est contre-productif que deux de vos vendeurs aient la même adresse électronique de client. S’ils envoient tous les deux le même courriel, le client potentiel pourrait y voir un manque de professionnalisme.
Vous pouvez le faire par le biais de Contacts partagés pour Gmail®. Cette application s’intègre à des centaines d’applications de messagerie, y compris les CRM. Ce gestionnaire de contacts vous permet de placer toutes vos connexions dans un endroit central pour organiser vos contacts. À son tour, votre base de données de contacts apparaîtra en autocomplétion dans le champ du destinataire à partir de tous vos gadgets : votre téléphone Android, votre ordinateur de bureau, votre téléphone IP et même vos appareils iOS.
Créer des étiquettes de contact
En parlant de bibliothèque, vous devriez également classer vos contacts en fonction de leur “genre”. Dans ce cas, nous pouvons les appeler des étiquettes ou des groupes.
Séparez les contacts personnels des contacts professionnels. Vous pouvez encore subdiviser les contacts personnels en famille et proches, amis, connaissances, etc. Vous pouvez même choisir en fonction du lieu où vous les avez rencontrés. Les contacts professionnels peuvent être classés en tant que fournisseurs, collègues de travail, clients, prospects, etc.
Il est conseillé d’étiqueter les étiquettes au fur et à mesure que vous ajoutez le contact afin qu’il ne s’accumule pas. Vous éviterez ainsi d’envoyer le mauvais message “Rose” de la comptabilité, qui est en réalité destiné à “Rose”, votre propriétaire.
Désencombrer pour organiser vos contacts
L’instinct commun de désencombrement consiste à supprimer les contacts qui ne sont plus utiles. Certaines peuvent provenir de l’entreprise précédente avec laquelle vous ne faites que des transactions officielles. D’autres sont vos anciens camarades de classe avec lesquels vous n’entretenez plus d’amitié.
Cependant, il est plus facile de le dire que de le faire. Il y a toujours ce “peut-être” que vous aurez besoin de lui dans le futur. Il peut également être gênant que vous ayez supprimé un contact puis qu’il vous envoie un message avec une information surprenante et un “qui est-ce ?” ruinera l’élan.
La solution est de placer ces contacts dans un groupe et de l’étiqueter “Archives” ou tout autre nom que vous jugez approprié. De cette façon, vous ne verrez plus leur nom lorsque vous ferez défiler vos contacts pour voir qui d’autre doit être envoyé pour les fêtes ou invité à votre mariage.
Google Contacts offre également la possibilité de masquer les contacts sans les supprimer. Cela ressemble à la façon dont vous organisez idéalement votre bureau : les objets les plus utilisés se trouvent en haut et les objets les moins utilisés sont rangés dans le tiroir du bas. Dans ce cas, les contacts habituels figurent dans votre liste de contacts et les moins utilisés sont rangés dans le fichier “Autres contacts”. Mais ne vous inquiétez pas, les contacts de ce dossier apparaissent toujours dans la saisie automatique du champ du destinataire.
Fusionner les doublons
Il n’est pas rare que vous ayez des entrées en double. Par exemple, vous avez deux entrées “Romy Feller”, car l’une correspond à son numéro de téléphone et l’autre à son adresse électronique.
De plus, lorsqu’un client vous envoie un message à partir de deux canaux différents, par exemple l’un via WhatsApp et l’autre via un SMS ordinaire, vous pouvez avoir enregistré son numéro deux fois. Répondre aux deux messages est une perte de temps et d’énergie. Il serait pratique de ne répondre qu’une seule fois tout en reconnaissant avoir reçu les deux messages.
En fusionnant vos contacts, vous économisez au moins de l’espace mémoire. Si vous avez fusionné un grand nombre de contacts, vous économisez également quelques défilements en parcourant votre base de données de contacts.
Partagez vos contacts
Vous pouvez avoir le numéro de contact de tous les membres de votre entreprise sans avoir à copier/coller un seul numéro dans votre carnet d’adresses. Choisissez la meilleure application de gestion des contacts qui répond aux besoins de votre entreprise.
Un répertoire de contacts partagé vous fait gagner beaucoup de temps en matière de création d’étiquettes, de désencombrement et de fusion. Les étiquettes telles que “marketing”, “ingénierie” ou “administration” sont déjà créées et partagées avec vous. Plus de contacts répétés car vous n’avez plus besoin d’en saisir un. En outre, vous pouvez facilement archiver ces contacts si jamais vous quittez cette entreprise.
Conclusion sur la façon d’organiser vos contacts :
Quel que soit l’état de votre carnet d’adresses actuel, il n’est jamais trop tard pour organiser vos contacts. Vous pouvez faire l’étiquetage pendant au moins 5 minutes par jour. A la fin de la semaine, vos centaines de contacts sont déjà triés. Au contraire, il serait plus facile d’ajouter les étiquettes dès que vous enregistrez le contact. Cela ne prendrait que 5 secondes.
