Le basi della migrazione a Google Workspace

La migrazione a Google Workspace da un altro sistema (come Microsoft, Lotus Notes, Zimbra ecc.) è sempre un grande progetto ed è bene capire bene il processo prima di lanciarsi in questa impresa.

Questo articolo illustra le fasi principali della migrazione a Google Workspace, chi dovrebbe essere interessato a questo argomento e come affrontarlo nel modo più agevole possibile.

Quando si parla di “migrazione a Google Workspace”, si intende fondamentalmente la transizione da un sistema di posta elettronica (o di dati) e da strumenti per l’ufficio legacy al cloud di Google (Google Workspace).

In realtà, ora che stiamo definendo l’intera faccenda, potremmo dire che questa transizione a Google è costituita da tre grandi pilastri.

1. Creare un ambiente adeguato per ogni utente

Google Workspace è un ecosistema di strumenti e tutto è integrato sulla stessa piattaforma.

Tuttavia, ogni singolo utente della vostra organizzazione ha esigenze, modalità di lavoro e responsabilità specifiche.

In un processo di migrazione, è fondamentale assicurarsi che l’ambiente sia adatto a ogni persona o tipo di utente per massimizzare i vantaggi della nuova suite che si sta acquisendo.

2. Migrazione dei dati

Si tratta di migrare effettivamente i messaggi di posta elettronica, i documenti, i calendari, i contatti e così via a Google Workspace da un altro fornitore di servizi.

In genere questa è la parte a cui si pensa di più quando si tratta di migrare a un nuovo sistema; tuttavia, è solo una parte del processo.

3. Garantire l’adozione da parte degli utenti e massimizzare i benefici di questo nuovo modo di lavorare.

La prima parte di questo pilastro consiste essenzialmente nel ridurre al minimo lo shock creato dal cambiamento.

I nuovi strumenti possono intimorire, per cui gli utenti devono essere edi provare i nuovi strumenti. Se tutti sono d’accordo fin dall’inizio, potete anche assicurarvi che non si perda altro tempo nel periodo di transizione.

Affinché ciò avvenga, i dati devono essere migrati correttamente e l’ambiente deve essere configurato in modo appropriato in base ai profili degli utenti. I dipendenti devono trovare subito nel nuovo sistema tutto ciò di cui hanno bisogno, come e-mail, documenti e calendari.

Quando il nuovo sistema funziona senza problemi e i dati sono disponibili, migliora la produttività del team, rende più fluidi i processi e facilita il lavoro quotidiano.

Quando parliamo di una migrazione di successo a Google Workspace, intendiamo non solo spostare i dati dal vecchio sistema al nuovo, ma anche assicurarci che ogni utente abbia l’ambiente di lavoro di cui ha bisogno.

È inoltre necessario assicurarsi che l’adattamento al nuovo sistema sia incoraggiato e valorizzato in tutta l’organizzazione.

 

Per saperne di più:

Le 7 migliori estensioni e componenti aggiuntivi per la produttività di Google

Chi dovrebbe essere interessato a questo argomento?

Questo articolo è utile a tutti coloro che stanno valutando o provando Google Workspace, sia che si tratti di una prova gratuita sia che si tratti di un proof of concept.

Si rivolge anche a chi è appena migrato o sta migrando a Google Workspace e ha scoperto di dover affrontare problemi legati ai contatti o ad altri dati migrati.

Sia che stiate migrando da Outlook, Exchange, Office 365, Lotus Notes, Domino o da un altro sistema, questo è per voi.

È utile anche per tutti i responsabili della produttività e della felicità dei dipendenti o per l’implementazione di nuovi strumenti a livello di organizzazione.

E poi, naturalmente, tutti i responsabili dell’architettura dei dati, dell’organizzazione e dell’integrità dei dati della vostra organizzazione.

Vediamo un esempio di situazione.

La vostra organizzazione è passata a Google Workspace e sta riscontrando problemi con i dati migrati: non riuscite a trovare alcuni dei vostri contatti condivisi nel nuovo sistema.

La posta in gioco è già alta in questa situazione, perché avete già affrontato il processo di migrazione e il nuovo sistema è già in funzione. Quindi, il problema non è un problema di contatti, ma un problema di Google Workspace, che è molto più grande.

Probabilmente all’inizio avete deciso di migrare per essere più produttivi, avere un sistema più semplice e intuitivo e archiviare tutto in modo sicuro nello stesso cloud. E ora non funziona più?

Questa è una situazione che si vuole evitare del tutto, quindi è meglio conoscere l’intero processo dentro e fuori e evitare i potenziali ostacoli sulla strada prima di incontrarli.

Perché dovreste considerare la possibilità di migrare a Google Workspace

Per prima cosa, esaminiamo alcuni dei motivi più comuni per cui le organizzazioni decidono di passare dal loro sistema legacy all’ecosistema Google Workspace.

Vantaggi della migrazione a Google-Workspace

Silos di dati

Questo è probabilmente il motivo più comune per cui molte organizzazioni decidono di passare a un altro sistema.

Tutti i vostri dati cruciali potrebbero essere sparsi in luoghi diversi e non centralizzati.

Questo diventa tanto più complicato quanto più numerosi sono i contatti, gli account e le applicazioni che si devono gestire al lavoro.

Il grande vantaggio di Google Workspace è che tutto è integrato in un’unica piattaforma con capacità illimitata, il che significa che tutti i limiti che si potevano avere sullo spazio di archiviazione o sulla quantità di dati saranno eliminati, insieme ai silos.

Costi

Un’altra ragione comune è il costo. O i costi del vecchio sistema o l’assenza di un sistema cloud.

Mantenere i server in sede costa molto nel lungo periodo, mentre avere tutto nel cloud è più conveniente.

Sicurezza

Quando si tratta della sicurezza dei vostri dati, ha tutto il senso del mondo essere prudenti.

Tuttavia, è semplicemente più sensato mettere i propri soldi in banca, non sotto il materasso.

Google Cloud è il più sicuro al mondo. I vostri dati sono al sicuro.

Produttività

Google Workspace è pensato per voi se il vostro team ha problemi di collaborazione tra i membri e i team.

Gli strumenti di Google sono semplicemente molto collaborativi. L’ecosistema Google include gli strumenti essenziali di cui il vostro team ha bisogno ogni giorno e si integra perfettamente con molti altri strumenti utili che potreste voler aggiungere al vostro arsenale.

E lo sapete bene quanto noi: la collaborazione aiuta le persone a lavorare insieme in modo più efficiente, a evitare i silos e a essere più produttive.

 

Per saperne di più:

Le 7 migliori estensioni e componenti aggiuntivi per la produttività di Google

Sfide tipiche del processo di migrazione

È chiaro che non staremmo scrivendo di questo argomento se fosse così semplice e diretto come lo abbiamo fatto sembrare nel capitolo precedente.

Spesso si possono incontrare delle difficoltà lungo il percorso, e va bene così, purché si sappia come evitarle o risolverle. Esaminiamone un paio per identificare le sfide che abbiamo incontrato in precedenza con le migrazioni.

Superare le sfide della migrazione a Google-Workspace

Gestione del cambiamento, adozione da parte dell’utente e attrito verso il cambiamento

È molto probabile che le persone siano intimorite dall’idea di dotarsi di nuovi strumenti, soprattutto se devono essere avviate all’uso di un sistema completamente nuovo.

Tutto ciò che è nuovo fa paura, e questa è la natura umana di base. È frustrante conoscere un nuovo sistema, non capirlo appieno, non poter controllare tutto ciò che riguarda il proprio lavoro e così via.

L’inserimento nel nuovo strumento richiede tempo e a volte le persone non ne vedono subito il valore.

Questo problema può essere risolto con una comunicazione chiara, trasparenza e leadership. Dovrebbe essere approvato dal top management dell’organizzazione piuttosto che solo dall’IT.

Assicuratevi di spiegare i vantaggi concreti per la vostra organizzazione già prima del processo di migrazione.

Sfide tecniche

A volte le migrazioni non vanno come previsto.

A un certo punto del processo qualcosa potrebbe andare storto e i problemi tecnici potrebbero avere un forte impatto sulle attività aziendali.

Tuttavia, la buona notizia è che i problemi tecnici sono in genere relativamente facili da risolvere con il partner giusto, esperto in servizi di migrazione, che sa cosa sta facendo e può aiutare.

Preparatevi a incontrare problemi tecnici lungo il percorso e sappiate chi contattare se avete bisogno di ulteriore assistenza.

Flussi di lavoro quotidiani

Anche quando tutti avranno preso confidenza con il nuovo sistema, potrebbe non essere sufficiente.

Spesso il problema è semplicemente il fatto che i nuovi strumenti non sono attrezzati per funzionare esattamente come il sistema legacy.

Gli utenti non troveranno il loro ambiente di lavoro nell’account Google Workspace come prima e i dati potrebbero essere dispersi.

Questo può essere difficile e causare molta frustrazione, soprattutto se dovete inventare nuovi modi di lavorare e nuovi processi per tutte le cose che prima funzionavano perfettamente.

Alcune migrazioni sono disastrose per questo motivo, soprattutto se gli utenti non sono consapevoli di come si possa risolvere il problema.

Esaminate i nuovi processi e sistemi con un focus group già prima di iniziare la migrazione e assicuratevi di offrire supporto ai membri del vostro team durante e dopo il processo.

Lista di controllo: Quattro cose da controllare prima del processo di migrazione

Prima di iniziare a pianificare un progetto di migrazione, assicuratevi di averli coperti.

Lista di controllo delle 4 cose da controllare prima del processo di migrazione

1. Istruire il personale sulle ragioni e i vantaggi della transizione a Google.

Assicuratevi che tutti i membri dell’organizzazione sappiano il motivo del cambiamento e cosa ne deriverà.

Assicuratevi che la comunicazione con i vostri collaboratori avvenga senza interruzioni in tutte le fasi del processo, per impiantare il seme che qualcosa sta accadendo. La comunicazione è fondamentale e le persone amano sapere cosa sta succedendo.

Troppo spesso il reparto IT fa qualcosa e lo comunica a tutti all’ultimo minuto senza “vendere” la soluzione.

Fate un annuncio ufficiale da parte del top management e dimostrate che c’è uno slancio nell’intraprendere questo cambiamento.

Mostrate come sia in linea con la visione a lungo termine della vostra organizzazione. Concentratevi sulle cose belle che saranno possibili una volta che il cambiamento sarà avvenuto e su come avrà un impatto positivo sulla vita lavorativa di tutti.

2. Verificate tutti i casi d’uso del personale e includeteli nel processo.

A livello aziendale, come utilizzate gli strumenti attuali?

L’obiettivo principale della migrazione non è quello di ricreare lo stesso identico sistema già presente nel cloud.

Si tratta piuttosto di pensare il lavoro in modo diverso per aiutare il team a raggiungere gli obiettivi in modo più efficiente e più produttivo.

Poi, a livello individuale: in che modo le persone utilizzano la posta elettronica, i documenti, i contatti e così via?

Su quali dispositivi? Come vi accedono? Come si usano i contatti? Documenti, e-mail? Da dove provengono i loro contatti?

Come si fa a diventare un contatto? Leggete il loro biglietto da visita e lo aggiungete ai vostri contatti telefonici? Li scannerizzate?

Si utilizza un’interfaccia specifica sul computer per creare manualmente i contatti? I vostri collaboratori creano contatti con le persone che li contattano via e-mail? Oppure salvano un numero in arrivo nel telefono, trasformandolo in un contatto?

Immaginate che non ci siano limiti o restrizioni di sorta. Quale sarebbe la situazione ideale? In che modo i vostri utenti vorrebbero comunicare, collaborare, centralizzare o accedere ai dati?

È necessario analizzare l’ambiente di questi diversi profili utente all’interno dell’azienda. Assicuratevi che le persone siano in grado di lavorare meglio di prima con questi nuovi strumenti.

Una volta fatto, scrivete il progetto del vostro nuovo ambiente descrivendo tutto ciò che dovrebbe essere possibile. Una volta che si sa cosa si vuole rendere possibile, sarà facile definire le configurazioni da fare, i componenti aggiuntivi da aggiungere e i dati da migrare o meno.

3. Comprendere l’ambito del progetto di migrazione

Il passaggio al cloud può essere un piccolo progetto, come il semplice cambio del provider di posta elettronica, o una migrazione completa.

È necessario essere consapevoli dell’ambito e avere in mente aspettative e obiettivi realistici per il progetto.

Suggerimento: organizzate un workshop o una riunione con tutto il vostro team in cui esaminate in modo trasparente ogni fase del progetto e assicuratevi che tutto, dall’ambito alla finalizzazione del progetto, sia ben documentato.

Si consiglia inoltre di definire all’inizio un ambito minimalista. In effetti, è possibile lavorare con un sistema ibrido e distribuire gli strumenti passo dopo passo. In questo modo si eviterà che gli utenti si spaventino per le troppe modifiche da apportare.

In ogni caso, non cercate di addestrare gli utenti a utilizzare tutti gli strumenti di Google Workspace in una sola volta. Meglio fornire formazione tematica o webinar a cui le persone possono partecipare quando ne hanno bisogno.

4. Sostenere il team durante e dopo il cambiamento

Con il nuovo sistema non sarà tutto uguale, quindi preparatevi a supportare il vostro team con i nuovi strumenti e le eventuali sfide che si presenteranno.

Ma il compito di aiutare gli utenti non deve ricadere solo sulle spalle dell’help desk.

Formare in ogni team i campioni di Google per la risoluzione dei casi d’uso, che saranno i referenti della soluzione sul campo.

Tuttavia, se avete bisogno di aiuto con i nuovi strumenti, rivolgetevi a partner esterni.

Come può essere d'aiuto Contatti condivisi per Gmail

Come può essere d'aiuto Contatti condivisi per Gmail

Infine, vediamo come noi di Shared Contacts for Gmail® possiamo aiutarvi nel processo di migrazione.

Garantire l’assenza di silos

Come abbiamo visto sopra, Google Workspace è una piattaforma personalizzabile. Pertanto, ciò che viene fornito in un sistema come Office 365 deve essere aggiunto come plugin in Google for Business.

Google non supporta la condivisione dei contatti completamente integrata come altri sistemi, come Office 365.

Le persone possono creare rubriche, ma non possono condividerle liberamente con chi vogliono.

Questo è un problema: Dopo la migrazione, molti utenti scopriranno rapidamente che i contatti condivisi nel sistema precedente non sono più disponibili in un archivio centralizzato.

Continuità tra il vecchio sistema e quello nuovo

Ci assicuriamo che i vostri utenti trovino i contatti comuni ovunque si trovino (e-mail, documenti, cellulare ecc.), che il proprietario delle rubriche condivise abbia il pieno controllo degli accessi e che tutti i vostri sistemi (come Active Directory) siano sincronizzati e disponibili per tutti gli utenti del vostro dominio.

Google non gestisce molto bene le directory multiple. Se la vostra organizzazione conta diversi domini, è difficile che tutti i vostri utenti possano accedere alle informazioni di contatto dei loro colleghi appartenenti ad altri domini dell’organizzazione.

Questa è una sfida che Shared Contacts for Gmail® vi aiuta a risolvere unificando tutti i vostri utenti in un’unica directory, accessibile a chiunque da qualsiasi luogo.

In Google, non c’è sincronizzazione tra LDAP (la directory aziendale) e i dispositivi mobili o le app di terze parti.

Stiamo facendo in modo che possiate accedervi ovunque: cellulare, e-mail, WhatsApp, Zoom e centinaia di altre app. È possibile trovare i contatti, modificarli e accedervi ovunque. Anche offline, cosa che non è possibile con Google Cloud.

Oltre alle directory, ogni utente può creare la propria rubrica condivisa e condividerla con chi vuole del proprio team, assegnandogli specifiche autorizzazioni di accesso.

I contatti condivisi sono sincronizzati in tempo reale. Il sistema di completamento automatico di Gmail, Google Drive, Calendar, Zoom, il vostro CRM e così via li mostrerà immediatamente.

Ogni volta che si ha a che fare con un indirizzo e-mail in qualsiasi punto del proprio ambiente, è possibile visualizzare tutte le informazioni relative a questo contatto sulla destra dello schermo e aggiungere ulteriori dettagli con un solo clic.

Grazie a Shared Contacts for Gmail®, i telefoni IP degli utenti vengono automaticamente popolati con i contatti condivisi anche se non hanno mai interagito con essi.

Tutti i contatti dell’azienda sono accessibili in tempo reale, ovunque, su tutti i dispositivi e su tutte le piattaforme.

Dati centralizzati e sicuri

La migrazione crea un sacco di dati spazzatura che vengono dispersi.

Shared Contacts for Gmail® vi aiuta a ripulire i dati e a garantire che tutte le informazioni siano archiviate in modo sicuro e conforme al GDPR e ad altre normative sulla privacy dei dati.

I vostri dati sono archiviati in modo sicuro in una posizione centralizzata e possono essere cancellati se necessario.

E c’è un backup illimitato dei contatti – Google offre solo 30 giorni di backup – per garantire che qualsiasi contatto eliminato per errore possa essere ripristinato in qualsiasi momento, se necessario.

Rendere fluida la gestione dei contatti

Shared Contacts for Gmail® semplifica la gestione dei contatti a un livello superiore.

Potete sapere tutto su un contatto, condividerlo con i vostri colleghi, aggiungere commenti e tag ai vostri colleghi, assegnare un contatto e così via, tutto da un unico posto.

È possibile visualizzare i contatti per organizzazione, reparto e così via, rendendo più facile la navigazione rispetto all’interfaccia dei contatti di Google, che è relativamente limitata.

Inoltre, avrete sempre una visione a 360 gradi di tutti i vostri contatti, insieme al resto del vostro team, ovunque vi troviate.

Per saperne di più:

Condividete i contatti con il vostro team e accedete ad essi ovunque voi siate

Conclusione

La migrazione a Google Workspace da un altro sistema è un’operazione che va affrontata prima ancora di iniziare.

Il vostro team e i vostri dipendenti sono in prima linea in questo cambiamento, quindi dovete assicurarvi di incoraggiarli ad adattarsi al nuovo sistema e di offrire loro supporto durante tutto il processo.

È probabile che si verifichino alcuni problemi, come è normale che sia, ma se si è adeguatamente preparati ad affrontarli, il processo di migrazione può essere fluido e senza intoppi.

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