Shared Contacts for Gmail® offre cinque (5) livelli di controllo dell’accesso. La gestione dei permessi è importante perché i contatti sono beni aziendali preziosi. Non deve cadere in mani sbagliate. Tuttavia, se condivisa con saggezza, può essere una chiave per il successo dell’azienda.
Pertanto, chi gestisce il database dei clienti o la directory interna dell’azienda deve essere pienamente consapevole delle caratteristiche offerte da ciascuna impostazione. Di seguito sono riportati i diversi livelli di autorizzazione:
- Solo vista
- Può modificare
- Può cancellare
- Può condividere
- Proprietario
1. Solo vista
È il livello di autorizzazione più elementare. Solo visualizzazione” è per gli utenti che devono accedere ai contatti condivisi da qualsiasi dispositivo, ma non sono autorizzati a modificare l’elenco.
Tuttavia, possono aggiungere commenti privati sul contatto. I commenti privati significano che solo l’autore della nota può leggerli. Per questo motivo, il tag dei colleghi non funziona qui. Nessun altro utente può leggere le osservazioni, nemmeno il proprietario dei contatti condivisi.
Questa è l’impostazione consigliata per chi utilizza Shared Contacts for Gmail® come estensione del proprio CRM. Assicura che questi utenti non possano alterare il database del cliente, il che potrebbe influire su altri parametri provenienti dal CRM.
2. Può modificare
Gli utenti con questo livello di autorizzazione possono vedere i contatti condivisi e modificarne i dettagli. Possono modificare i dettagli come il nome, il numero, l’e-mail e altri campi. Possono anche aggiungere un nuovo contatto all’elenco.
Inoltre, possono aggiungere commenti privati e pubblici sul contatto. I commenti pubblici possono essere letti da chiunque abbia accesso all’elenco dei contatti condiviso. Per essere certi che il commento sia pubblico, verificare che la casella di controllo per il commento privato non sia selezionata.
Con questa autorizzazione è possibile taggare anche i colleghi. La persona taggata riceverà una notifica nella sua e-mail. Tuttavia, se la persona taggata non ha accesso all’elenco dei contatti condiviso, non potrà ancora vederlo. Dopo aver cliccato sul link “Visualizza commento” dalla sua notifica, l’applicazione si aprirà con un messaggio che dice “Accesso richiesto”.
3. Può cancellare
Gli utenti che hanno questo livello di autorizzazione possono fare tutte le cose simili a quelle di chi ha “Può modificare” e in più possono cancellare un contatto dall’elenco.
Questa autorizzazione deve essere concessa con cautela, poiché il proprietario dell’elenco non verrà avvisato una volta che un singolo o più contatti sono stati rimossi.
4. Può condividere di nuovo
Gli utenti che dispongono di questo livello di controllo possono:
- accedere ai contatti condivisi da qualsiasi dispositivo
- scrivere commenti privati e pubblici
- modificare i dettagli dei contatti condivisi
- rimuovere/aggiungere contatti all’elenco
- condividere con altri utenti l’elenco dei contatti
- modificare le autorizzazioni di accesso dei collaboratori esistenti
Possono modificare le autorizzazioni “Solo visualizzazione” in “Può eliminare”. Al contrario, possono revocare altre autorizzazioni “Può condividere” su quell’elenco di contatti.
Evidentemente, colui al quale avete conferito questo status gode di molti privilegi. Pertanto, è necessario prestare maggiore cautela prima di concedere questa autorizzazione.
5. Proprietario
Il proprietario ha l’autorizzazione completa nell’elenco dei contatti. Sono loro che dovrebbero essere responsabili della gestione dei permessi. Inoltre, sono gli unici a poter eliminare o rinominare l’etichetta condivisa.
Possono anche trasferire la proprietà dell’etichetta di contatto. È consigliabile se il proprietario originario lascia l’azienda. In questo modo la transizione sarà più agevole. Non c’è bisogno di fare tante storie, soprattutto se il precedente proprietario è diligente nell’aggiornare l’elenco.
Conclusioni sulla gestione dei permessi
L’assegnazione dei permessi di accesso ai contatti condivisi non deve essere presa alla leggera. È una decisione seria da prendere. Anche la produttività dei membri del team dipende da questo. Se avete ulteriori domande o suggerimenti, non esitate a contattare il nostro servizio clienti.
