コンタクトマネジメントがもたらすコラボレーション

チームコラボレーションには、さまざまなスケールがあります。 これは、チームとのコミュニケーションから、プロジェクトの管理、共同制作まで多岐にわたります。 デジタル時代に突入した今、コラボレーションを含むあらゆる仕事を容易にするさまざまなツールが利用できるようになりました。

連絡先管理もそのツールの一つです。 コンタクトマネジメントは、人物に関するデータを一元管理するものです。 そのデータは、電話番号や電子メールアドレスといった簡単なものから、マーケティングキャンペーンに大いに活用できる個人の嗜好まで、多岐にわたります。

連絡先管理システムを組織に導入することで、チームワークを強化することができます。 これは生産性にもつながり、さらに

連絡先の同期で時間短縮

ほとんどの時間は、時間単位ではなく、分単位で無駄になると言われています。 このシナリオを見てみましょう。ジョンは、新しくオープンしたジムの見込み客を見つけるために現場で働いています。 連絡先を集め、タブレットの表計算ファイルに保存している。 そして、一日の終わりに、それをハンナに転送する。 そして、翌日にはマーケティング用のEメールやSMSを送信する。

それらのメールアドレスをデータベースからメールの受信者欄にコピーペーストする作業は、1件あたり15秒しかかからないかもしれません。 残念ながら、これは1年で数百時間に相当する。 その時間を使って、もっと顧客を見つけることができたはずだ。

連絡先管理アプリを使えば、ジョンさんはタブレットで連絡先としてデータを入力するだけでいいのです。 連絡先が同期されているので、ハンナは自分のワークステーションからすぐにアクセスすることができます。 今では、宛先の欄に1~2文字入力するだけで、あとは自動入力に任せているそうです。

繰り返しの作業を省くことができます。

会社案内を一元管理することで、重複した連絡先を排除することができます。 これにより、収納スペースを節約することができます。 また、同じ項目を再度入力する手間を省くことができます。 さらに、同じコンタクトに同じマーケティング資料を2回送ることも防げます。

先ほどの例の続きで、新しくオープンしたスポーツジムのビジネスについて考えてみましょう。 ジョンが作成した名簿をもとに、ハンナはさらにプロモーション資料を送付した。 すると、メンバーシップを担当する別のメンバー、ルーカスは、連絡先リストに連絡先を再入力する必要がなくなったのです。 彼は単に特定のクライアントのラベルを「フォローアッププロモーションメール」から「メンバーニュースレター」に変更するだけでよいのです。

ハンナもルーカスも、データ入力に時間を取られることなく、正しいメールを送ることに専念できるようになりました。

経済的かつ効率的なコラボレーション

スタンドアローンの連絡先管理アプリは、CRMの10%のコストです。 実際、CRMは分析、予測、さらには自動化されたワークフローなど、より多くの機能を提供しています。 それでも、主な機能が連絡先管理であることは否めません。

スタートアップ企業や小規模企業にとって、CRMにすぐに投資することは、予算的にベストではないかもしれません。さておき 、小さな会社でシートあたり約10ドルから 、あなたはまた、それらのユーザーのトレーニングに加えて、ソフトウェアのオンボーディングコストを支払う必要があります。

メモやカスタムフィールドを追加したり、同僚をタグ付けして連絡先に関するミニチャットを行うこともできるため、潜在顧客や既存顧客に関するデータを統合するのに有効です。 逆に言えば、その人のことをよく理解していることになります。 そのため、クライアントのニーズに合わせたコラボレーションが可能になります。 これは、お客様のロイヤリティや良いビジネスにつながるかもしれません。

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連絡先リストは何をするのか?

連絡先リストは、ユーザーが個人またはグループの連絡先情報を保存、管理、アクセスできるようにします。 このツールは、名前、電話番号、電子メールアドレス、その他連絡先に関する関連情報などの連絡先データを一元管理する役割を果たします。 連絡先リストを作成する主な関心事は、コミュニケーションを円滑にし、リード、見込み客、顧客、同僚、ベンダー、およびあなたのビジネスの他の利害関係者の連絡先情報に簡単にアクセスすることです。 連絡先データベースは連絡先を追跡し、マーケティングキャンペーン、販売取引、その他のビジネスコミュニケーションにすぐに利用できるようにします。 連絡先リストは、物理的な紙ベースのリスト、電子スプレッドシート、または専用の連絡先管理ソフトウェアアプリケーションのいずれかで保持することができます。 最近の技術の進歩により、人々はクラウドベースのリソースをアドレス帳として活用することさえできるようになった。 コンタクトリストの機能 コンタクトデータの保存 アドレス帳の主な目的は、名前、電話番号、電子メールアドレス、さらには郵送先住所など、すべての連絡先の詳細を保存することです。 人脈はビジネスの根幹のひとつであることを考えると、人脈を封じ込める適切な手段を持つことは重要である。 組織 すべての連絡先情報はすぐに入手でき、連絡先に連絡を取る必要があるときに簡単に取り出せるようにしておく必要がある。 クラウドベースの連絡先データベースは、情報を一元管理します。 これにより、誰かの連絡先を様々なチャンネルから探す必要がなくなる。 さらに読む:Googleコンタクトでラベルを共有して整理する方法 ネットワーキング 連絡先リストは、ネットワーキング・イベントやプロフェッショナルの集まりには欠かせない。 個人同士が連絡先を交換し、将来の協力関係やチャンスにつながるつながりを育むことができる。 さらに読むネットワーキングを成功させる強力なツール データバックアップ デジタル連絡先リストは、デバイスの紛失、破損、データ破損の際のバックアップとしても機能する。 最近のスマートフォンやメールサービスの多くは、連絡先リストの自動同期やバックアップオプションを提供しています。 しかし、いくつかのリカバリーオプションは他よりも優れている。 業界標準は、データ損失の日から30日間である。 連絡先データベースの破損が発見されるのが遅れた場合でも安心できるように、連絡先のバックアップを無制限で提供しているものを探しましょう。 個人データベース 連絡先リストのソフトウェアやアプリケーションの中には、ユーザーが連絡先にコメントやメモを追加できるものもあります。 これにより、ユーザーは、連絡先と会った場所、希望する連絡時間、その他の個人的かつ重要な情報など、従来のフィールドでは得られなかった重要な詳細を書き込むスペースを得ることができる。 グループ・コミュニケーション 連絡先リストは、ユーザーに配布リストやグループを作成・管理する機能を提供するため、グループコミュニケーションに役立ちます。 これにより、マーケティング資料やニュースレターなど、ターゲットを絞ったメッセージを複数の連絡先に同時に送信することが容易になる。 さらに、グループやラベルの付いた連絡先リストを活用することで、同僚同士のコラボレーションが促進される。 例えば、マーケティングチームと営業チームが同じコンタクトリストを共有しながらセールスファネルに取り組むことで、プロセスが合理化され、マーケティング資料が重複する可能性がなくなり、よりパーソナライズされたセールストークが可能になる。 さらに読む連絡先管理がコラボレーションに役立つ方法 リレーションシップ・マネジメント 企業にとって、連絡先リストを管理することは、顧客、サプライヤー、パートナー、その他の利害関係者との関係を管理する上で極めて重要である。 これにより、主要な連絡先が、コミュニケーションやサポートのためにすぐに利用できるようになる。 連絡先リストはビジネスでどのように使われているのか? 連絡先リストは、ビジネスのさまざまな局面で重要な役割を果たします。 カスタマー・リレーションシップ・マネジメント(CRM) 顧客関係管理(CRM)の連絡先リストは、ビジネスにおいて極めて重要な役割を果たします。 顧客情報を一元化し、理解を深め、的を絞ったコミュニケーションを可能にする。 さらに、販売とリード管理を支援し、マーケティング・キャンペーンを改善し、顧客サポートにパーソナライズされた支援を提供する。 包括的なCRMコンタクトリストがあれば、企業はより強固な顧客関係を構築し、顧客満足度を高め、顧客とのやり取りや業務管理の全体的な効率を高めることができます。 マーケティング・キャンペーン 優れた連絡先リストは、マーケティング・キャンペーンの強力な基盤となる。 コンタクトリストが適切に収集され、フィルタリングされ、属性が設定されていれば、マーケティングチームは効果的な戦略を立案し、実行することができる。 これには、オーダーメイドのオファー、カスタマイズされたプロモーション、魅力的なメッセージなどが含まれる。 連絡先リストは、さまざまなマーケティング・チャネルで一貫したエンゲージメントを確保し、顧客体験を向上させ、コンバージョンの可能性を高めます。 さらに、企業は顧客とのやりとりを追跡し、キャンペーンの効果を分析し、マーケティング・アプローチを改良することができる。 よく管理された連絡先リストは、企業が読者と永続的な関係を築くための力となる。 さらに、マーケティングROIを最大化し、マーケティング目標を達成する。 社内ディレクトリ 一元化された企業ディレクトリは、オンボーディングを改善します。 新入社員は、自分の環境で誰が誰なのかを簡単に知ることができる。 […]

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ベーシックを超えて:コンタクト管理を高度化する隠しフィールド機能

コラボレーティブな連絡先データベースへのシームレスなアクセスでチームを強化することで、よりスムーズなワークフローと迅速な情報交換が可能になります。 シームレスなコラボレーションは非常に重要ですが、自宅の電話番号や住所など、連絡先データベースのすべての情報が共有に適しているとは限りません。 共有連絡先 for Gmailは、この問題を解決する効果的なソリューションだ。 このツールを使えば、連絡先の特定のデータを選択的に非表示にすることができます。 これにより、自分の好みに合った情報のみを共有することができるようになり、より安全でカスタマイズされた共同作業を体験することができます。 連絡先データベースの特定フィールドを隠すメリット プライバシー保護 個人データに関するプライバシー規制を遵守し、信頼を維持することは極めて重要である。 自宅の住所、電話番号、個人のEメールアドレスなどの機密情報を隠すことで、連絡先データベースに登録されている個人のプライバシーを保護することができます。 セキュリティ強化 特定の情報へのアクセスを制限することで、連絡先データベース全体のセキュリティが強化されます。 特定の詳細へのアクセスを制限すれば、不正使用や潜在的なデータ漏洩のリスクは減少する。 カスタマイズされた共有 共有される連絡先フィールドを調整することで、よりカスタマイズされた効率的なコラボレーションへの道が開かれる。 チームメンバーは関連する細部に集中できる。 そのため、プライバシーの懸念や無関係なデータに気を取られることなく、コミュニケーションとワークフローを合理化することができる。 プロフェッショナリズム ビジネス・コミュニケーションにおいて、プロフェッショナルなイメージの提示は不可欠である。 適切な情報のみを共有することで、礼節が保たれる。 洗練された連絡先データベースは、単に照合して棚に並べるだけでなく、よく手入れされていることを反映している。 散らかりの軽減 非表示フィールドを使用すると、共有連絡先リストから不要な情報や無関係な情報を削除することができます。 そのため、チームメンバーは自分のタスクにとって最も重要な情報を見つけやすくなり、それに集中しやすくなる。 これは、より組織的で効率的な職場環境に貢献する。 続きを読むワークスペースを清潔に保つ 規制の遵守 信頼できるビジネスは、欧州のGDPRやカリフォルニア州消費者プライバシー法などの規制機関を遵守している。 これらの機関は、個人情報保護に関する厳格なコンプライアンスを確保している。 一部の連絡先情報を選択的に非表示にする機能は、データ保護法に対する企業のコミットメントをさらに強化します。 したがって、潜在的な法的問題は回避される。 リスク軽減 機密データを隠す機能を提供することで、情報の悪用やソーシャル・エンジニアリング攻撃のリスクを低減する。 このようなリスク管理への積極的なアプローチは、より安全で強靭な組織構造に貢献する。 隠しフィールド機能の活用事例 教育において: あなたは、より良いコラボレーションのために、自分のクラスの連絡先データベースを作成し、同じクラスと共有した教師です。 共有連絡先 for Gmailの隠しフィールド機能を使えば、自宅の住所や個人のメールアドレスなどの機密情報を簡単に隠すことができます。 あなたはその情報を利用することができるが、クラスのメンバー自身が利用できるとは限らない。 これはプライバシー保護のために必要な措置である。 続きを読む Google for Educationのための共有連絡先マネージャ 不動産の場合: CRMには、誕生日、会社の役職、その他の個人情報など、見込み客に関する多くの情報が含まれている可能性があります。 これらのデータは、通知メールの送信やトランザクション・サポートだけを任務とする他のチーム・メンバーにとっては重要ではないかもしれない。 Shared Contacts for Gmailを使用して顧客データベースをチームメンバーと共有すれば、高価なCRMシートのコストを節約できるだけでなく、顧客データベースも共有することができます。 また、機密データをカスタマイズして共有できる隠しフィールド機能もお楽しみいただけます。 […]

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ビジネス連絡先リストを最新の状態に保つためのヒント

目まぐるしく競争の激しいビジネスの世界では、強固な人脈を築き、維持することが成功に不可欠です。 サプライヤーであれ、パートナーであれ、そして最も重要な顧客であれ、こうしたステークホルダーとの関係構築は、企業の成長と繁栄に比例する。 ビジネスでは、コンタクトベースを拡大し、潜在顧客を引き付けるために、数多くの方法が採用されている。 テクノロジーの進歩に伴い、リード生成ソフトウェアは、潜在的なリードを特定し、獲得するための一般的なツールとなっている。 さらに、ソーシャルメディア・マーケティング、Eメール・キャンペーン、よくデザインされたウェブサイトのランディング・ページは、より多くの人々と関わり、貴重な連絡先情報を収集するための効果的なチャネルとして機能する。 産業イベントでの物理的なサインアップのような伝統的な方法でも、かなりの数のコンタクトを得ることができる。 企業の連絡先リストが増えることは、進歩と拡大を示すポジティブな指標とみなすことができる。 しかし、連絡先の膨大なデータベースを維持することは困難である。 増え続けるデータを管理し、整理することは、圧倒され、潜在的なエラーや不整合を引き起こす可能性がある。 読む:連絡先を整理するコツ さらに、コンタクトリストが拡大するにつれて、情報の正確性と関連性を確保することが極めて重要になってくる。 情報が古かったり、間違っていたりすると、チャンスを逃したり、コミュニケーションがうまくいかなくなったりする可能性がある。 さらに、大規模な連絡先データベースは潜在的なサイバー脅威の影響を受けやすいため、データ漏洩やプライバシーに関するリスクも見逃せない。 さらに、コンタクトの質は量と同じくらい重要だ。 あなたの製品やサービスに純粋に興味を持っていないコンタクトを数多く持つことは、コンバージョン率の低下やリソースの浪費につながる可能性がある。 幅広い読者にリーチすることと、価値ある顧客に転換する可能性の高い読者に焦点を絞ることのバランスを取ることが重要である。 古い連絡先リストの欠点: 古い情報 古い連絡先リストには、不正確な情報や古い情報が含まれている可能性があります。 古い番号にダイヤルするのは恥ずかしいものだ。 さらに、正しい番号にかけたにもかかわらず、間違った相手につながった場合、機密情報が間違った相手に漏れる危険性もある。 非効率なコミュニケーション 連絡先が更新されていないと、正しい情報を探すのに時間がかかる。 メールやチャットで新しい番号を探す必要があるかもしれない。 最悪なのは、自分の連絡先の最新情報を聞き回らなければならないときに、他の人に迷惑をかけなければならないことだ。 読む:企業名簿アプリのメリット チャンスを逃す ほとんどのビジネス取引において、タイミングは非常に重要である。 例えば、新しい製品やサービスを提供するとします。 古くなった連絡先リストにニュースレターを送ると、ターゲット市場にはすでにリーチしたと思うかもしれない。 残念ながら、あなたが最新のメールアドレスを知らないため、彼らはメッセージを受け取っていません。 潜在的な顧客は、別の販売員から商品を購入したり、サービスを利用するかもしれない。 人間関係の維持が困難 組織では人が入れ替わる。 古い連絡先との関係を維持するのは難しいことだ。 メッセージに返事がなく、誤解を招くこともある。 定期的に連絡先を更新し、より良いコミュニケーションとつながりを育む。 無関係な連絡先 連絡先リストを更新しないと、その部門の意思決定をしなくなった人や、すでに会社を辞めた人にまだ連絡を取っている可能性がある。 これは、あなたの側にプロ意識の欠如を反映する可能性がある。 更新された正確な連絡先リストはビジネスに不可欠です。メールマーケティングデータベースは毎年約22.5%ずつ劣化していくため、連絡先データを衛生的に保つことが最も重要です。 このブログでは、連絡先リストを更新する方法をご紹介します。 連絡先リストを最新の状態に保つ方法: 連絡先管理ソフトやアプリを使う。 Shared Contacts for Gmail®は、連絡先リストを常に最新の状態に保つための幅広い連絡先管理機能を提供します。 このクラウドベースのツールは、デスクトップやモバイルデバイスから連絡先データベースにアクセスし、更新することができます。 また、チームメイトがクライアントの連絡先情報を更新できる権限を設定することもできます。 新しい番号は、その連絡先リストを共有している誰とでも自動的に同期される。 さらに、Shared Contacts for Gmail®は、重複した連絡先を自動的にマージすることができます。 […]

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経営者として、また管理者として、会計のための優れたシステムを維持することは、多くの余分なセキュリティをもたらします。 つまり、利益がどのように推移しているのか、どの経費が最も必要なのか、何をいつ支払う必要があるのかを知ることは、経営の重要な要素です。 そうすることで、財務状況を把握し、会社を成長させ続けるために何を実行すべきかを考えることができるようになるのです。 将来的には、このデータをもとに、新たな戦略やプロジェクトを展開することも可能です。 しかし、多くの場合、経営者はマルチタスクであり、会計のようなものを整理する時間はほとんどないのです。 また、部門ごとにお金の悩みを別のチームに転送しなければならない場合、データの紛失やファイルの取りこぼしなどが発生し、支払い遅延や罰金などのお金の悩みの原因になります。 ですから、会計の優先順位が何なのかを理解し、テクノロジーを使ってデジタルで効率的なシステムを作り、会社での主なニーズを満たすことが重要なのです。 なぜ中小企業には会計システムが必要なのか? 例えば、あなたの会社が成長し、クライアントにサービスを提供するために新たな人材を下請けに出す必要があるとします。 簿記はどのように彼らの支払いを果たすことができますか? 請求書を期限内に受け取り、支払い、必要な道具を購入し、支払うべき税金を支払う準備はできているか。 あるいは、例えば、あなたの会社が物流と並行して仕事をしていて、トラックドライバーに車両の更新を要求している場合。 メンテナンスサービスの領収書はどこに送るのでしょうか? これらの文書は、誰がどのように整理しているのでしょうか? また、時間が重要な場面は、従業員への支払いです。 法律や慣習を守るだけでなく、期日通りに従業員に給与を支払うことで、従業員はあなたの会社が義務を果たしていることを知り、より良い職場環境を作ることができます。 適切なツールを使えば、自動支払いや請求書発行依頼を設定することができ、これらの作業に費やす時間を削減することができます。 自分のバランスを知る 会計をしっかりすることで大きなメリットがあるのが、貸借対照表なんです。 実際、多くの経営者がお金を失っているのは、使ったものすべてに細心の注意を払い、投資がどのような成果を上げているのかを見ていないためです。 例えば、ソフトウェアにいくら使っているかは知っていても、それが従業員にどれだけ利益をもたらしているか、毎月の支出に占める割合はどうなのか、は知らないかもしれません。 逆に、各クライアントの報酬はわかっていても、それぞれの専属時間をうまく比較できていないのかもしれません。 すべてを貸借対照表やその他の書類に追加すれば、会社の資産、月次・週次財務報告書、 タイプ別・プロジェクト別の平均支出額などを視覚的に比較する ことができる。 これは、企業の健全性に多大な影響を与えます。 財務データがあれば、将来計画を立てたり、成長戦略を立てたりするのがとても簡単になります。 新しい製品やサービスの開発、より大きなチームの雇用など、バランスシートが文書化されていることで、意思決定に重みが生まれます。 テクノロジーは、簿記をより良くするためにどのように役立つのでしょうか? 優れた会計システムは不可欠ですが、変動要因を考えると、なかなか難しいように思います。 簿記を設定する際に知っておくべきことはたくさんあります。 優先順位を整理する必要がある – 請負業者を雇うのか? 異なる場所での運用? – と、自社のニーズに合わせてシステムを適応させることができます。 バランスシートを保管するクラウドストレージ、ドキュメントの共同編集、受信トレイの共有などの機能を使えば、経理チームがより良く、より速く仕事ができる理想的なデジタルワークスペースを作ることができるのです。 システムを効率化するための5つの方法 自分の会社にはどんな帳簿が必要なのか、ご存知ですか? ここでは、その設定のための5つのステップを紹介します。 DragAppなどの共有受信トレイを入手する 共有受信箱は、チームメンバー全員がアクセスできる集合的なメール受信箱です。 例えば、invoices@companynameというメールアドレスがあり、そこに外注先からの書類をすべて転送しているとします。 通常、経理チームの社員はこのアカウントにログインし、受信箱にあるタスクを整理するか、受信したメールを自分に転送して作業することになるはずです。 これは、プロセスを遅らせる可能性があるため、心配の種となる。 さらに、ログイン情報を共有することは、あなたのアカウントがセキュリティ上の懸念や障害にさらされやすくなることを意味し、機密性の高い金融データにとっては大きな問題です。 回避策としては、自分のGmailアカウントから直接、共有受信トレイを設定します。 DragAppのような共有受信箱ツールを使えば、既存のメールアドレスを、ユーザーが自分のアカウントからすぐに見られる受信箱に変えることができます。 そうすれば、ログイン情報を共有したり、アカウント間の切り替えを繰り返したりする必要がなくなります。 その代わり、すべてのユーザーがリアルタイムで受信したメッセージを確認し、それに応じてワークフローを調整することができます。 Dragが財務チームに最適なもう一つの特徴は、ボードとアサインメントが含まれていることです。 つまり、ユーザーはメールをタスクカードに変換して、ToDoボードに整理することができます。 そして、これらのタスクをチームに割り当てることができます。 これにより、小さな会社には欠かせない、より協力的で効率的な種類のチームワークが生まれます。 […]

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