전 세계 기업을 위한 Google Workspace 솔루션의 주요 기여는 효율성을 높이는 것입니다.
30년 전 지구 반대편에 있는 동료와 실시간으로 작업하는 모습을 상상할 수 있나요? 사람들은 카본 용지가 있는 타자기를 사용하고 우편을 통해 문서를 보냅니다. 응답에는 한 달은 아니더라도 몇 주가 소요될 수 있습니다.
이제 생산성, 기술 개발 및 가능성이 엄청나게 증가했으며 Google은 주요 도구 중 하나입니다.
원격 협업 도구가 ‘있으면 좋은 것’에서 비즈니스에 필수적인 도구로 자리 잡은 전 세계적인 팬데믹 상황은 고려하지 않은 수치입니다. Zoom, Slack, Google이 없었다면 오늘날 우리는 어디에 있었을까요(물론 Office365도 있었겠죠)?
말할 필요도 없이, 이러한 개발은 SaaS 서비스와 애매한 ‘클라우드’를 통해 촉진됩니다.
정보가 사일로, 펜과 종이 또는 사람들의 머릿속에 있는 대신, 데이터가 클라우드로 이동하여 조직 전체의 모든 사람이 액세스하고 공유할 수 있게 되었습니다. 하지만 액세스 및 공유가 가능한가요?
아직은 아닙니다. 이것이 Google 도구의 일반적인 패러다임이지만 한 가지는 공유하기가 매우 까다롭습니다: 바로 Google 주소록입니다. 정보 공유를 전제로 하는 구글 주소록의 기능에 연락처 공유가 포함되어 있지 않다는 점이 궁금할 수 있습니다.
예를 들어, Google 드라이브에서는 누구나 원하는 사람과 전체 폴더를 즉시 공유하고 해당 문서에 액세스할 수 있는 방법을 정의할 수 있습니다.
Google 주소록은 기본적으로 동일한 유연성을 제공하지 않습니다. 하지만 Google에는 연락처 공유를 가능하게 하는 연락처 위임 기능이 있습니다.
이 블로그 게시물에서는 이 위임 기능이 실제로 어떻게 보이는지, 연락처 위임에 어떤 제한이 있는지, 이 연락처 위임 기능과 Gmail®용 공유 연락처의 주요 차이점을 자세히 살펴봅니다.
Office365에서 Google Workspace로 이동하기
많은 기업이 Microsoft에서 Google 도구로 전략적 전환을 하고 있습니다. 너무 개인적인 이야기를 할 필요는 없지만, 실시간 협업은 여전히 두 생태계의 큰 차이점입니다. 어떤 제품이 기본 공유 기능과 함께 제공되는지 확인할 수 있습니다.
하지만 Office 도구는 오래 전부터 사용되어 왔으며, 기업에서 도구를 사용하는 사용 사례를 잘 알고 있습니다. Office 365에서는 배포 목록을 간단하게 만들 수 있습니다.
이를 통해 조직 내 특정 하위 집합의 사람들에게 이메일을 쉽게 보낼 수 있습니다. 예를 들어, 사무실에서 크리스마스 파티를 주최한다고 가정해 보겠습니다(코로나 이전 또는 코로나 이후라고 할까요?).
Office 365에서는 특정 사무실에 대한 배포 목록을 쉽게 선택할 수 있습니다. 이제 Google에도 그룹이 있지만 그룹을 처리하는 방식이 상당히 다릅니다.
Google 그룹의 제한 사항
Google 그룹은 많은 편의를 제공하지만 – 의심할 여지없이 – 다루기에는 꽤 고급스럽고 복잡합니다. 또한 표준 Gmail 인터페이스와 크게 다르기 때문에 사용법을 익히는 데 시간이 오래 걸릴 수 있습니다.
Google 워크스페이스의 관리자가 아니거나 Gmail을 사용하는 경우 특히 어렵게 느껴질 수 있습니다. 반면에 관리자라고 해서 IT 부서에 속해 있다고 해서 수준 이하의 사용자 경험에 안주해서는 안 됩니다.
Google은 그룹에 이메일을 보내거나 문서를 공유하는 구성원의 주소나 신원을 공개하지 않습니다. 나와 같은 그룹에 누가 있는지, 같은 폴더에 액세스할 수 있는지 모른다면 불편할 수 있습니다.
Google 그룹 사용을 잊어도 된다는 뜻인가요? 그렇지 않습니다! 이러한 제한 사항은 Google 그룹을 최대한 활용할 수 있도록 도와주는 Gmail®용 공유 주소록에는 적용되지 않습니다.
한계에 대한 솔루션
Gmail®용 공유 연락처를 사용하면 Google 그룹 구성원을 완벽하게 파악할 수 있으므로 관리가 더욱 쉬워집니다.
Google 연락처 위임 기능을 사용하면 내 연락처에 액세스할 수 있는 사람을 선택할 수 있습니다. 액세스 권한이 부여된 사람은 주소록에서 연락처를 보거나 추가하거나 삭제할 수 있습니다. 즉, 다른 사람에게 주소록에 대한 액세스 권한을 부여하는 것이므로 개인정보 보호 및 GDPR과 관련된 여러 가지 문제가 발생할 수 있습니다.
관리자는 주로 이 기능을 사용하여 연락처를 관리 도우미에게 위임합니다. 그러면 관리자 도우미가 모든 연락처에 액세스할 수 있습니다. 그러나 관리 도우미는 자신의 계정으로 연락처를 ‘사용’할 수 없습니다. 예를 들어, 위임된 연락처를 사용하여 Gmail 자동 완성 기능을 사용하여 이메일을 보내거나 휴대폰에서 해당 연락처를 찾거나 Google 주소록 또는 Gmail 검색을 통해 해당 연락처를 직접 찾을 수 없습니다.
또한 어떤 종류의 액세스 권한을 공유할지 제어할 수 없으며, 누군가 위임한 Google 연락처에 액세스할 때 어떤 일이 발생하는지 알 수 없습니다. 변경할까요, 삭제할까요, 아니면 그대로 둘까요?
Gmail용 공유 연락처는 연락처 위임 기능과 어떻게 다른가요?
Gmail®용 공유 연락처는사용자에게 실제 연락처 공유 환경을 제공합니다. ‘공급업체’ 또는 ‘뉴욕 사무실’이라는 레이블을 만들어 여러 사용자 또는 사용자가 포함된 Google 그룹과 공유할 수 있습니다.
더 중요한 것은 동료에게 어떤 액세스 권한(읽기 전용, 편집 가능, 공유 가능)이 있는지 정의할 수 있다는 점입니다. 이는 다른 Google 앱에서 액세스 권한을 공유할 때와 동일한 방식입니다.
Gmail®용 공유 연락처를 통해 Google 연락처를 공유하면 공유한 상대방이 연락처 목록이나 그룹에서 해당 연락처를 찾아 자동 완성 기능을 통해 이메일을 보낼 수 있습니다.
여기서 그치지 않습니다. Gmail®용 공유 주소록을 사용하면 모든 Google 애플리케이션에서 연락처를 검색할 수 있습니다. 연락처를 공유한 상대방이 Office 도구를 사용하는 경우 휴대폰과 Microsoft Outlook에도 적용됩니다.
Gmail®용 Google 주소록 위임 기능과 공유 주소록 비교
| Google 연락처 위임 | Gmail®용 공유 연락처 | |
|---|---|---|
| 공유할 수 있는 것 | “내 연락처” 그룹의 연락처만 공유할 수 있습니다. | – “내 연락처”(기본 레이블) – 모든 연락처 레이블 – 구글 도메인 디렉토리 |
| 동기화할 수 있는 위치 | 휴대폰 및 Outlook과 동기화되지 않습니다. | 공유 연락처는 모바일/태블릿 및 Outlook과 동기화할 수 있습니다. |
| 공유할 수 있는 대상 공유할 수 있는 대상 | Google 위임을 사용하면 도메인의 사용자에게만 액세스 권한을 부여할 수 있습니다. | Gmail용 공유 연락처를 사용하면 도메인 사용자, 하위 도메인, 외부 도메인 및 gmail.com 사용자와 연락처를 공유할 수 있습니다. |
| 타사 앱과의 통합 | 위임된 연락처는 타사 앱에서 찾을 수 없습니다. | 공유 연락처는 Whatsapp, Ringcentral, Zoho CRM 및 3000개 이상의 앱과 동기화된 앱에서 찾을 수 있습니다. |
| 권한 | 제한을 설정할 수 있는 방법이 없습니다. 모든 사람에게 “편집 모드”만 허용합니다. 권한에 대한 세분화가 없습니다. | 소유자는 연락처 레이블을 공유할 때 다음 권한 중에서 선택할 수 있습니다. – 보기 전용 – 편집자 – 삭제 가능 – 재공유 가능 – 소유권 이전 |
| 연락처 검색 | 위임된 연락처는 검색을 통해서가 아니라 Google 주소록 인터페이스에서만 액세스할 수 있습니다(위임된 연락처를 찾을 때까지 위임자는 아래로 스크롤해야 함). | 공유 연락처는 Google 주소록의 다른 공동 작업자가 목록을 통해 볼 수 있습니다. 및 검색 기능을 통해 볼 수 있습니다. |
| Gmail, 드라이브, 캘린더 및 기타 장치에서 자동 완성 | 위임된 연락처는 Gmail 또는 Google 드라이브 자동 완성 모드에 표시되지 않습니다. | 공유 연락처는 다음 위치에 표시됩니다. – Gmail 수신자 필드 – Gmail 사이드바 – 드라이브 자동 완성 – 드라이브 사이드바 – 캘린더 자동 완성 – 캘린더 사이드바 – 모바일 장치 – Whatsapp, Slack, Zoom 등의 타사 애플리케이션. |
| 백업 연락처 | 대리인이 연락처를 삭제하면 Google 주소록의 30일 유예 기간 동안 복원할 수 있습니다. | 삭제된 공유 연락처는 시간 제한 없이 복원할 수 있습니다. |
Gmail용 공유 연락처를 CRM 가격에 포함되지 않는 미니 CRM으로 사용할 수 있습니다. 분명히 이 측면에서는 위임자 기능을 사용할 수 없습니다. 블로그에서 자세히 알아보세요: 영업팀의 생산성을 높이는 CRM 대안 .
다른 사람이 내 연락처를 관리하고 편집하도록 하려면 Google 위임 기능을 사용하는 것이 좋습니다. 특정 연락처를 공유하고 싶고 이러한 연락처에 액세스할 수 있는 사용자를 제어하고 싶다면 Gmail®용 공유 연락처를 사용해 보세요.
