Um directório de empresas vem em diferentes formas. Normalmente, tem os seus números de telefone de acesso regular num papel afixado dentro da sua linha de visão. De qualquer modo, esta é a era digital, tudo pode agora ser sem papel.
Já lá vão os dias em que há um papel colado algures à volta da sua secretária sobre os detalhes de contacto com quem interage a partir de outros departamentos. Ou será? Talvez agora o seu local de trabalho tenha um ficheiro de folha de cálculo partilhado onde pode procurá-lo se ainda não o tiver memorizado. Caso contrário, sabe quem incomodar quando não consegue encontrar os dados de contacto do funcionário substituto. Ter um directório de empresas directamente acessível a partir do seu telemóvel ou desktop poupa-o a si e a todos na sua organização de todas estas nuances.
1. Comunicação Eficiente
Ter a aplicação do directório de empresas significa que já não precisa de procurar os dados de contacto dos membros da sua equipa. Não há necessidade de introduzir o número de telefone como o vê na nota na parede ou de o copiar/colar a partir de transacções anteriores.
Os dados de contacto de todos na empresa aparecem no formulário autocompleto no campo do destinatário da sua aplicação de mensagens preferida. Já não está a pedir o número do novo tipo.
2. Melhorar o Onboarding
Falando de um tipo novo, ter um directório de empresas facilita a sua adaptação ao local de trabalho. Ele pode facilmente ver todos os membros da organização. Ele pode chegar facilmente a qualquer pessoa se tiver a autorização certa.
Um directório de empresas de trabalho encurta o período de aquecimento dos novos empregados. A sua produtividade aumenta à medida que usa o seu tempo a fazer o trabalho real em vez de perguntar em torno de quem faz o quê na sua empresa.
3. Poupa tempo
Citando Paul J. Meyer, uma das autoridades mundiais em desenvolvimento pessoal e profissional: “A maior parte do tempo é desperdiçado, não em horas, mas em minutos. Um balde com um pequeno buraco no fundo fica tão vazio como um balde que é deliberadamente chutado para cima”.
A procura de um endereço de correio electrónico pode demorar apenas alguns segundos. Infelizmente, a realização repetida desta acção acumularia horas num ano. Um sistema fiável de gestão de contactos elimina este tempo improdutivo.
4. Aceder ao directório de empresas em qualquer lugar
Consideremos este cenário: Encontrou uma fuga na despensa. É mais conveniente enviar um e-mail à equipa de manutenção directamente do seu telemóvel em vez de ir para o seu ambiente de trabalho. Pode haver dezenas de razões para esquecer esse pequeno assunto. Um e-mail directo em vez de apenas um memorando no seu telefone poupa-lhe tempo e esforço.
5. Apoio à venda
A equipa de marketing e vendas pode facilmente partilhar a lista de clientes com uma boa aplicação de gestão de contactos. Isto não significa necessariamente um CRM. As cadeiras CRM podem ser caras. Os custos de bordo e outras despesas são outras entradas no livro razão.
Pode-se criar uma pasta chamada “Leads” e “Clients” no directório de empresas que será acessível apenas pelos departamentos de vendas e marketing. É importante que as referidas pastas sejam protegidas. Não se quer que todos tenham acesso a este tipo de contactos.
Consequentemente, a capacidade da sua empresa de partilhar contactos faz com que poupe nos pagamentos mensais por lugar de CRM. Apenas aqueles que precisam verdadeiramente das características como a previsão e a análise de dados estarão a beneficiar do CRM. O resto que só pode fazer com a partilha de contactos não precisa de estar a bordo do CRM.
6. Assegurar a comunicação
Em relação ao assunto da segurança da pasta como mencionado acima, escolha a aplicação de gestão de contactos que lhe permite definir as permissões. As autorizações são importantes para impedir o acesso não autorizado a certos grupos de contacto.
Por exemplo, os administradores não precisam de aceder à lista de clientes. Assim, deve definir os “Leads” e os “Clientes” para se limitarem apenas aos departamentos de marketing e vendas.
Quanto ao grupo interno, também pode definir os dados de contacto de nível C visíveis apenas para os gestores, se o primeiro o exigir. Isto evitará que a hierarquia da empresa seja contornada. No entanto, alguns gestores de PMEs não se importam de receber ideias de funcionários de arquivos.
7. Partilhar mais do que detalhes de contacto
Os empregados podem facilmente fazer a pesquisa por nome, localização da filial, departamento, ou título de emprego. O directório de empresas pode ter estes dados arquivados sob o contacto. Isto dá a todos conhecimentos sobre a organização da empresa.
Algumas aplicações de gestão de contactos têm até uma nota e marcam os seus colegas sobre algo que escreveu. Pode utilizar esta funcionalidade para acrescentar alguns comentários. Isto deve ser feito com a permissão da pessoa envolvida, claro. Exemplos de notas são “ela é vegan” ou “ele é judeu”. Certamente, estas notas curtas podem lembrar as preferências gerais dos desejos e necessidades dos seus colegas.
8. Guarda os seus dados
Seleccionar o software de directório de empresas que seja compatível com GDPR ou quaisquer outras normas que mantenham a privacidade dos dados. Isto é importante para que saiba que os seus dados não serão pirateados ou utilizados por terceiros.
9. Transferência protegida
Quando uma funcionária chamada Cora deixa a empresa, pode já não ser obrigada a transferir a sua lista de contactos para a sua sucessora, Lalaine. O gestor de contactos só precisa de cancelar o acesso de Cora e atribuir-lhe Lalaine.
Isto é prático, especialmente se Cora fosse AWOL. Como resultado, o administrador já não precisa de encontrar Cora, pelo menos para a lista de clientes com os quais Cora está a falar. Por sua vez, Cora já não pode aceder imediatamente à referida lista. O administrador não precisa de se preocupar com ficheiros mal colocados ou com a falta de acesso aos atrasos da Cora.
10. Directório de empresas actualizado
Algumas empresas têm uma grande rotatividade de empregados. A manutenção de um ficheiro de folha de cálculo partilhado com os dados de contacto pode ser meticulosa. Seria demorado actualizar a lista de contactos para cada base de dados de contactos individuais.
Ter um directório de empresas centralizado significa que apenas uma actualização é essencial. O resto da organização terá a mesma informação actualizada na sua lista de contactos partilhada.
Isto elimina o incómodo de não saber o número do último administrador que se encarrega de arquivar as licenças. Por outro lado, poderá saber casualmente que Marcelo foi promovido mesmo que ele não o revele. A sua equipa pode pedir-lhe que patrocine uma noite de karaoke como celebração!
- 8 Dicas sobre a Escolha da Aplicação de Gestão de Contactos Correcta
- 7 dicas sobre como utilizar o Google Workspace como um profissional
- Como utilizar o G Suite/Google Workspace como o seu CRM: Um Guia Accionável
