Shared Contacts for Gmail®
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Migrar para o Google Workspace a partir de outro sistema (como Microsoft, Lotus Notes , Zimbra, etc.) é sempre um grande projecto, e é uma boa ideia compreender correctamente o processo antes de saltar para dentro dele.
Este artigo passará pelos principais passos da migração para o Google Workspace, que devem estar interessados neste tópico, e em como o ultrapassar da forma mais suave possível.
Quando falamos de uma “migração para o Google Workspace”, referimo-nos basicamente à transição de qualquer sistema de correio electrónico (ou sistema de dados) e ferramentas de escritório para a nuvem do Google (Google Workspace).
Na verdade, agora que estamos a definir tudo isto, poderíamos dizer que esta transição para o Google é feita de três grandes pilares.
O Google Workspace é um ecossistema de ferramentas, e tudo está integrado na mesma plataforma.
No entanto, cada utilizador na sua organização tem as suas próprias necessidades específicas, formas de trabalho e responsabilidades.
Com um processo de migração, é crucial assegurar que o ambiente é adequado para cada pessoa ou tipo de utilizador para maximizar os benefícios da nova suite que está a adquirir.
Isto tem a ver com a migração efectiva de mensagens de correio electrónico, documentos, calendários, contactos, etc., para o Google Workspace a partir de outro fornecedor de serviços.
Normalmente, esta é a parte em que a maioria das pessoas mais pensa quando se trata de migrar para um novo sistema; no entanto, é apenas uma parte do processo.
A primeira parte deste pilar é essencialmente minimizar o choque que a mudança cria.
As novas ferramentas podem ser intimidantes, pelo que os utilizadores devem ser empowered to try out the new tools. Ao ter todos a bordo desde o início, pode também certificar-se de que não se perde tempo extra no período de transição.
Para que isto tenha êxito, os dados têm de ser devidamente migrados e o ambiente devidamente configurado de acordo com os perfis dos seus utilizadores. Os seus empregados têm de encontrar tudo o que precisam – como e-mails, documentos e calendários – no seu novo sistema imediatamente.
Quando o novo sistema funciona sem problemas, e os dados estão lá, melhora a produtividade da sua equipa, suaviza os seus processos, e torna o trabalho diário muito mais fácil.
Quando falamos de uma migração bem sucedida para o Google Workspace, referimo-nos não só a mover os dados do seu antigo sistema para o novo, mas também a assegurar que cada utilizador tem o ambiente de trabalho de que necessita.
Também é necessário assegurar que a adaptação ao novo sistema é encorajada e valorizada em toda a organização.
Leia mais:
Este artigo é útil para qualquer pessoa e para todos que considerem ou experimentem o Google Workspace – quer se trate de um teste gratuito ou como prova de conceito.
É também para pessoas que acabaram de migrar ou estão a migrar para o Google Workspace e descobriram que estão a enfrentar desafios relacionados com contactos ou outros dados migrados.
Quer esteja a migrar do Outlook, Exchange, Office 365, Lotus Notes, Domino, ou outro sistema, isto é para si.
É também útil para todos os responsáveis pela produtividade e felicidade dos empregados ou para a implantação de novas ferramentas a nível da organização.
E depois, claro, todos os responsáveis pela arquitectura dos dados, organização, e integridade dos dados na sua organização.
Vejamos um exemplo de situação.
A sua organização migrou para o Google Workspace e está agora a descobrir desafios com os seus dados migrados: não consegue encontrar alguns dos seus contactos partilhados no novo sistema.
Os riscos já são elevados nesta situação porque já passou pelo processo de migração, e o novo sistema está agora em vigor. Portanto, o problema em questão não é um problema de contacto – é agora um problema do Google Workspace, que é muito maior.
Provavelmente decidiu inicialmente migrar para ser mais produtivo, ter um sistema mais simples e intuitivo, e ter tudo armazenado em segurança na mesma nuvem. E agora não está a funcionar?
Esta é uma situação que se quer evitar por completo, por isso é melhor conhecer todo o processo por dentro e por fora e evitar possíveis solavancos na estrada antes de os atingir.
Primeiro, passemos em revista algumas das razões mais comuns pelas quais as organizações decidem passar do seu sistema herdado para o ecossistema do Google Workspace.
Esta é provavelmente a razão mais comum pela qual muitas organizações decidem mudar para outro sistema.
Poderá ter todos os seus dados cruciais dispersos em locais diferentes e não centralizados.
Isto torna-se especialmente complicado quanto mais contactos, contas, e aplicações tiver de lidar no trabalho.
A grande vantagem do Google Workspace é que tudo está integrado numa única plataforma com capacidade ilimitada, o que significa que todos os limites que possa ter tido no espaço de armazenamento ou quantidade de dados que teve desaparecerão, juntamente com os silos.
Outra razão comum é o custo. Ou os custos do sistema antigo ou a inexistência de um sistema de nuvens.
A manutenção de servidores no local custa muito dinheiro a longo prazo, e ter tudo na nuvem é mais económico.
Quando se trata da segurança dos seus dados, faz todo o sentido no mundo ser cauteloso.
No entanto, faz simplesmente mais sentido colocar o seu dinheiro no banco, não debaixo do seu colchão.
O Google Cloud é o mais seguro do mundo. Os seus dados estão sãos e salvos.
O Google Workspace foi concebido para si se a sua equipa estiver a debater-se com a colaboração entre os membros da equipa e as equipas.
As ferramentas Google são simplesmente muito colaborativas. O ecossistema Google inclui as ferramentas essenciais de que a sua equipa necessita todos os dias, e integra-se perfeitamente com muitas outras ferramentas úteis que poderá querer acrescentar ao seu arsenal.
E sabe-o tão bem como nós: a colaboração ajuda as pessoas a trabalharem em conjunto de forma mais eficiente, ajuda-as a evitar silos, e permite que sejam mais produtivas.
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As 7 Melhores Extensões e Add-Ons de Produtividade do Google
É evidente que não estaríamos a escrever sobre este tópico se fosse tão simples e directo como o fizemos soar no capítulo anterior.
Muitas vezes, pode haver desafios pelo caminho, e não há problema – desde que se saiba como evitá-los ou resolvê-los. Vamos passar por alguns deles para identificar que tipo de desafios já vimos anteriormente com as migrações.
As pessoas serão muito provavelmente intimidadas pela ideia de obter novas ferramentas – especialmente se precisarem de ser embarcadas para utilizar um sistema totalmente novo.
Tudo o que é novo é assustador, e isso é apenas a natureza humana básica. É frustrante conhecer um novo sistema, não o compreender totalmente, não ser capaz de controlar tudo à volta do seu próprio trabalho, e assim por diante.
O embarque para a nova ferramenta leva tempo, e por vezes as pessoas não vêem logo o valor.
Isto pode ser resolvido com uma comunicação clara, transparência, e liderança. Deve ser endossado pela gestão de topo da organização em vez de apenas TI.
Não se esqueça de explicar os benefícios concretos para a sua organização mesmo antes do processo de migração.
Por vezes, as migrações simplesmente não correm como planeado.
Algo pode correr mal em algum momento do processo, e as questões técnicas podem ter um grande impacto nas suas actividades comerciais.
Contudo, a boa notícia é que as questões técnicas são tipicamente relativamente fáceis de resolver com o parceiro certo, experiente em serviços de migração, que sabe o que está a fazer e pode ajudar.
Esteja preparado para se deparar com questões técnicas pelo caminho, e saiba quem contactar se necessitar de assistência adicional.
Mesmo quando todos tiverem apanhado o jeito do novo sistema, pode ainda não ser suficiente.
O problema é muitas vezes simplesmente o facto de as novas ferramentas não estarem equipadas para funcionar exactamente da mesma forma que o sistema antigo.
Os utilizadores não encontrarão o seu ambiente de trabalho na sua conta Google Workspace da mesma forma que antes, e os dados poderão estar dispersos.
Isto pode ser difícil e causar muita frustração, especialmente se for necessário encontrar novas formas de trabalho e novos processos para todas as coisas que já funcionaram sem problemas antes.
Algumas migrações são desastrosas devido a isto, especialmente se os utilizadores não estiverem conscientes de como isto pode ser resolvido.
Passe pelos novos processos e sistemas com um grupo focal já antes de iniciar a migração, e não se esqueça de oferecer apoio aos membros da sua equipa durante todo o processo e também depois dele.
Antes de começar a planear um projecto de migração, certifique-se de que os tem cobertos.
Certifique-se de que todos na sua organização sabem porque é que a mudança está a ser feita e o que virá dela
Assegure-se de que a comunicação com o seu povo é perfeita em todas as fases do processo para implantar a semente de que algo está a acontecer. A comunicação é fundamental, e as pessoas adoram saber o que está a acontecer.
Com demasiada frequência, o departamento de TI faz qualquer coisa e diz a todos no último minuto sem “vender” a solução a eles.
Fazer um anúncio oficial pela gestão de topo, e mostrar que existe um impulso para levar a cabo esta mudança.
Mostrar como está de acordo com a visão a longo prazo da sua organização. Concentre-se nas coisas fixes que serão possíveis uma vez que a mudança aconteça, e como ela terá um impacto positivo na vida profissional de todos.
A nível da empresa, como está a utilizar as suas ferramentas actuais?
Compreender que o principal objectivo da migração não é recriar exactamente o mesmo sistema que já se tem na nuvem.
Trata-se mais de pensar de forma diferente para ajudar a sua equipa a atingir os seus objectivos de forma mais eficiente e a ser mais produtiva.
Depois, a nível individual: Como é que o seu pessoal está a utilizar o seu correio electrónico, documentos, contactos, etc.?
Em que dispositivos? Como é que eles têm acesso a eles? Como é que utilizam os contactos? Docs, e-mail? De onde vêm os seus contactos?
Como é que alguém se torna um contacto? Está apenas a ler o seu cartão de visita e a adicioná-lo aos seus contactos telefónicos?
Está a utilizar uma interface específica no seu computador para criar contactos manualmente? O seu pessoal cria contactos a partir de pessoas que os enviam por e-mail? Ou guardam um número de entrada no seu telefone, transformando-o num contacto?
Imagine que não existe qualquer limite ou restrição. Qual seria a situação ideal? Como gostariam os seus utilizadores de comunicar, colaborar, centralizar, ou aceder aos dados?
Tem de investigar o ambiente para estes diferentes perfis de utilizadores dentro da sua empresa. Certifique-se de que as pessoas serão capazes de trabalhar melhor do que antes com estas novas ferramentas.
Uma vez feito, escreva o projecto do seu novo ambiente descrevendo tudo o que deve ser possível. Uma vez que se saiba o que se pretende tornar possível, será fácil definir as configurações a fazer, os complementos a acrescentar, e os dados a migrar ou não.
A mudança para a nuvem pode ser um pequeno projecto como a simples mudança de fornecedores de correio electrónico ou uma migração abrangente.
É preciso estar consciente do alcance e ter em mente expectativas e objectivos realistas para o projecto.
Dica profissional: Organize um workshop ou uma reunião com toda a sua equipa, onde passe por cada fase do projecto de forma transparente, e certifique-se de que tudo, desde o âmbito até à finalização do projecto, está bem documentado.
Também lhe recomendamos que defina um âmbito minimalista no início. De facto, pode funcionar com um sistema híbrido e utilizar ferramentas passo a passo. Isto evitará que os seus utilizadores se passem por ter de passar por demasiadas mudanças.
Em qualquer caso, não tente treinar os seus utilizadores a utilizar todas as ferramentas do Google Workspace de uma só vez. É melhor providenciar formação temática ou webinars que as pessoas possam frequentar quando precisarem.
Tudo não será igual com o novo sistema, por isso esteja preparado para apoiar a sua equipa com as novas ferramentas e quaisquer desafios que possam surgir.
Mas a tarefa de ajudar os utilizadores não deve recair apenas sobre os ombros do seu help desk.
Treinar campeões do Google em cada equipa para resolver casos de utilização, que serão o referente da solução no piso.
No entanto, certifique-se de consultar parceiros externos se precisar de ajuda com as suas novas ferramentas.
Finalmente, vejamos como nós, na Shared Contacts for Gmail®, podemos apoiá-lo no processo de migração.
Como vimos acima, o Google Workspace é uma plataforma personalizável. Assim, o que sai da caixa num sistema como o Office 365 teria de ser adicionado como um plugin no Google for Business.
O Google não suporta a partilha de contactos totalmente integrada como alguns outros sistemas como o Office 365.
As pessoas podem criar agendas de endereços, mas não as podem partilhar livremente com quem quiserem.
Esta é uma questão: Após a migração, muitos utilizadores descobrirão rapidamente que os contactos que foram partilhados no seu sistema antigo já não estão disponíveis num repositório centralizado.
Asseguramos que os seus utilizadores encontrem os contactos comuns onde quer que estejam (e-mails, documentos, telemóveis, etc.), que o proprietário dos livros de endereços partilhados tenha total controlo de acesso, e que todos os seus sistemas (como o seu Active Directory) estejam sincronizados e disponíveis para todos os utilizadores do seu domínio.
O Google não lida muito bem com múltiplos directórios. Se a sua organização conta vários domínios, há o desafio de ter todos os seus utilizadores a aceder às informações de contacto dos seus colegas pertencentes a outros domínios da organização.
Este é um desafio que os Contactos Partilhados para Gmail® ajudam-no a resolver unificando todos os seus utilizadores num único directório, acessível por qualquer pessoa a partir de qualquer lugar.
No Google, não há sincronização entre LDAP (o directório da sua empresa) e dispositivos móveis ou aplicações de terceiros.
Estamos a certificar-nos de que pode aceder a eles em qualquer lugar – móvel, e-mail, WhatsApp, Zoom, e centenas de outras aplicações. Pode encontrar os seus contactos, editá-los, e aceder a eles, em qualquer lugar. Mesmo offline, o que não é possível através do próprio Google Cloud.
Para além de directórios, cada utilizador pode criar a sua própria agenda de endereços partilhada, e partilhá-la com quem quiser na sua equipa, dando-lhes permissões de acesso específicas.
Os seus contactos partilhados são sincronizados em tempo real. O sistema autocompleto do Gmail, Google Drive, Calendário, Zoom, o seu CRM, e assim por diante, irá mostrá-los imediatamente.
Sempre que lidar com um endereço de correio electrónico em qualquer parte do seu ambiente, pode ver toda a informação relacionada com este contacto à direita do seu ecrã e adicionar mais detalhes ao mesmo com um clique.
Graças aos Contactos Partilhados para Gmail®, os telefones IP dos seus utilizadores são automaticamente preenchidos com os contactos partilhados, mesmo que nunca tenham interagido com eles.
Todos os contactos na empresa são acessíveis em tempo real, em qualquer lugar, em todos os dispositivos, em todas as plataformas.
A migração cria uma série de dados de lixo que serão dispersos.
O Shared Contacts for Gmail® ajuda-o a limpar os dados e assegura que toda a informação é armazenada em segurança e de acordo com a GDPR e outros regulamentos de privacidade de dados.
Os seus dados são armazenados em segurança num local centralizado e podem ser apagados se necessário.
E há um backup ilimitado de contactos – o Google oferece apenas 30 dias de backup – para assegurar que qualquer contacto eliminado por engano pode ser restaurado a qualquer momento, se necessário.
Os Contactos Partilhados para Gmail® suavizam a sua gestão de contactos a um nível superior.
Pode saber tudo sobre um contacto, partilhá-lo com os seus colegas, adicionar comentários e marcar os seus colegas, atribuir um contacto, e assim por diante, tudo a partir de um único local.
Pode visualizar os seus contactos por organização, departamento, etc., tornando-os mais fáceis de navegar do que a Interface de Contactos do Google, que é relativamente limitada.
E mais, terá sempre uma visão de 360º de todos os seus contactos – juntamente com o resto da sua equipa, onde quer que esteja.
Leia mais:
Partilhe os contactos com a sua equipa – e aceda a eles onde quer que esteja
Migrar para o Google Workspace a partir de outro sistema é algo para o qual se deve estar preparado antes mesmo de começar.
A sua equipa e empregados estão na vanguarda desta mudança, por isso deve certificar-se de os encorajar a adaptarem-se ao novo sistema e oferecer-lhes apoio ao longo de todo o processo.
É provável que ocorram alguns desafios – isto é, apenas a vida – mas quando se está devidamente preparado para lidar com eles, o seu processo de migração pode ser suave e sem problemas.
