Die Kontaktverwaltung sorgt für die Organisation von Geschäftskontakten. Sie ist ein entscheidendes Instrument für die Produktivität und die Gewinnung besserer Kundenkenntnisse. Das zentralisierte Verzeichnis trägt auch zu einer reibungsloseren Zusammenarbeit und besseren Kommunikation bei. Die Kenntnis der besten Praktiken für das Kontaktmanagement ebnet den Weg für eine effektive Nutzung der Technologien und einen effizienteren Umgang mit Ihren Ressourcen.
Wenn es Ihnen an einer angemessenen Kontaktverwaltung mangelt, wird Ihr Arbeitsablauf erheblich gestört. Es wäre schwierig zu erkennen, wo sich ein bestimmter Kontakt in der Verkaufspipeline befindet. Außerdem könnte das Team den Posteingang des Kunden mit überflüssigem Marketingmaterial zugeschüttet haben.
Vermeiden Sie diese Probleme, indem Sie diese Tipps zur Verbesserung Ihres Kontaktmanagements befolgen.
1. Wählen Sie die richtige Kontaktmanagement-App
Nicht alle Anwendungen zur Kontaktverwaltung sind gleich. Einige bieten mehr Funktionen als andere. Einige lassen sich in weitere Nachrichtenkanäle integrieren. In jedem Fall wäre eine Checkliste, die Ihren Standard festlegt, hilfreich, um zu überprüfen, ob die App den Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht.
2. Strategische Sammlung von Daten
Finden Sie heraus, wo sich Ihr Zielmarkt aufhält. Eine umfangreiche Lead-Datenbank mag vielversprechend erscheinen, aber sie wird nichts nützen, wenn Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung nicht das ist, was die Kunden brauchen oder wollen. Achten Sie bei der Zusammenstellung der Kontaktdaten potenzieller Kunden auf deren Engagement. Außerdem sollten Sie solide Maßnahmen ergreifen, damit sie sich mit Ihrer Marke identifizieren können, während Sie nach und nach mit ihnen interagieren.
3. Sortieren Sie es gleich an Ort und Stelle
Kennzeichnen Sie Ihre Daten bei der Erfassung richtig. Legen Sie sie in klar definierten Etiketten ab. Ordnen Sie sie z. B. nach der Art der Marketinginhalte, mit denen sie etwas anfangen können. Sortieren Sie die Kontakte so, wie Sie sie speichern. Auf diese Weise müssen Sie nicht mehr alles noch einmal durchgehen, nur um festzulegen, zu welcher Gruppe sie gehören.
4. Verwalten Sie die Berechtigungen entsprechend
Eine der besten Praktiken für die Kontaktverwaltung ist die korrekte Festlegung der Zugriffsebenen auf Ihre Kontaktdatenbank. Nicht jeder muss die Berechtigung haben, einen Eintrag zu löschen oder die gesamte Liste erneut freizugeben. Dadurch wird die Integrität Ihrer Kontaktdatenbank gewahrt, da nur wichtige Mitarbeiter die Daten verwalten können.
5. Datenhygiene praktizieren
Ein reibungsloses Kontaktmanagement wird durch saubere Daten erreicht. Es macht keinen Sinn, inaktive E-Mail-Adressen (abgelehnte E-Mails) oder solche, die ausdrücklich ihr Desinteresse an Ihrem Produkt bekundet haben, zu behalten. Außerdem füllen doppelte Einträge die Liste unnötig auf, und überflüssige Marketingmaterialien, die an den Kontakt gesendet werden, können als Spam erscheinen.
6. Bestätigen Sie die Synchronisierung
Prüfen Sie beiläufig, ob die gesamte Kontaktdatenbank auf allen Ihren Messaging-Plattformen ordnungsgemäß freigegeben ist. Achten Sie darauf, dass die Gesamtzahl der Kontakte, die auf den Etiketten erscheinen, überall gleich ist. Synchronisationsprobleme sind oft nur vorübergehend. Allerdings können technische Probleme wie ungeeignete Auto-Sych-Einstellungen oder Cache-Einstellungen zu Ineffizienzen im Arbeitsablauf führen.
7. Sicherheit gewährleisten
Entscheiden Sie sich für eine Kontaktmanagement-App, die etablierte Sicherheits- und Datenschutzstandards wie GDPR, CCPA und Google Technology Premier Partnership einhält. Schützen Sie Ihre Daten vor betrügerischen Aktivitäten wie Hacking und Phishing, indem Sie die von diesen Organisationen festgelegten strengen Maßnahmen anwenden.
8. Gelöschte Daten überprüfen
Überprüfen Sie die gelöschten Daten von Zeit zu Zeit, um festzustellen, ob es sich um versehentliche Löschungen oder versehentliche Verbindungsunterbrechungen handelt. Einige Kontakt-Management-Apps erlauben unbegrenzte Zeit für eine Datenwiederherstellung Zeitraum daher wird dies kein Problem sein. Wenn das nicht der Fall ist, sollten Sie alle zwei Monate einen Besuch im Hinterzimmer machen.
9. Pflegen Sie Ihre Kontakte
Vertriebskontakte werden auf jeden Fall gepflegt, denn die Umwandlung von Interessenten in Kunden ist das Lebenselixier eines Unternehmens. Darüber hinaus sollte man sich auch um die Kunden kümmern, um sie zu treuen Kunden zu machen.
Andererseits müssen Sie auch die professionellen Beziehungen zwischen Anbietern und anderen Beteiligten stärken. Herzliche Weihnachtsgrüße helfen dem Gegenüber, Menschlichkeit über die Unternehmensstruktur hinaus zu spüren.
10. Betonen Sie die Werte des Unternehmens
Vergewissern Sie sich, dass Ihr Team die Unternehmensrichtlinien für den Umgang mit Kunden einhält. Die wirksamsten Kernwerte zeigen der Welt, woran Ihr Unternehmen glaubt. Daher muss Ihr Team dies bei seinen Interaktionen mit den Kunden richtig vermitteln.
Schlussfolgerung zu den besten Praktiken für das Kontaktmanagement:
Kontaktmanagement ist sowohl eine Kunst als auch eine Wissenschaft. Man kann nicht einfach jede Interaktion quantifizieren, zumal sie immer noch menschlicher Natur ist. Die Technologie kann jedoch dabei helfen, einen Rahmen zu schaffen. Noch wichtiger ist, dass Sie Ihre Kontaktdaten schützen und verstehen, dass diese Verantwortung nicht nur beim Datenteam, sondern beim gesamten Unternehmen liegt.
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