8 Tipps zur Auswahl der richtigen Kontaktmanagement-App

Wählen Sie die richtige Kontaktmanagement-App

Das Kontaktmanagement ermöglicht eine effiziente Zusammenarbeit zwischen Teams bei der Bearbeitung von Leads und Kunden. Die richtige App für die Kontaktverwaltung zu finden, kann eine Herausforderung sein, zumal es Dutzende von Apps auf dem Markt gibt.

CRM oder nicht CRM?

Die Kontaktverwaltung kann so einfach wie eine Tabellenkalkulation oder so komplex wie eine CRM-Software (Customer Relationship Management) sein. Dazwischen gibt es eigenständige Kontaktverwaltungsanwendungen.

Die Tabellenkalkulationen mögen Ihnen gute Dienste geleistet haben. Andererseits ist es besser, Kontaktverwaltungs-Apps zu entdecken. Kontaktverwaltungs-Apps erleichtern den Zugriff auf Ihre Kontakte im Vergleich zu einer Liste in einer Tabellenkalkulation. Außerdem entfällt das mühsame Kopieren/Einfügen jedes Eintrags aus der Kontaktliste in Ihre E-Mail- oder Messaging-App.

Wie bereits erwähnt, kann die Auswahl der richtigen CRMs jedoch kompliziert sein. Es bietet eine breite Palette von Diensten, die über das Kontaktmanagement hinausgehen. Leider ist dies für kleine Unternehmen und Neugründungen möglicherweise nicht die beste Wahl. Wenn Sie ein Kontaktverwaltungssystem im Sinn haben, besorgen Sie sich besser nur eine eigenständige Software dafür.

Auch der Onboarding-Prozess für ein CRM ist mit einem erheblichen Aufwand verbunden. Außerdem erfordert die Einführung des Systems eine gewisse Einarbeitungszeit und -kosten. Dieser Betrag wird zusätzlich zu den monatlichen Zahlungen für jeden einzelnen CRM-Platz erhoben.

Lesen Sie weiter: Wie man bei CRM Geld spart

Die Checkliste für Kontaktmanagement-Apps

Auf dem Markt gibt es eine Vielzahl von Anwendungen zur Kontaktverwaltung. Im Folgenden finden Sie einige Hinweise, die Ihnen bei der Entscheidung helfen werden, welche Kontaktverwaltungs-App für Sie am besten geeignet ist.

1. Kontakte freigeben, wie Sie Google Docs freigeben

Die Möglichkeit, Kontaktlisten gemeinsam zu nutzen, muss die wichtigste Funktion für Kontaktverwaltungsanwendungen sein. Unkomplizierte Zusammenarbeit ist ein Schlüssel zur Produktivität.

So hat das Marketingteam beispielsweise eine Kontaktliste für die Leads erstellt. Normalerweise werden Kontaktlisten in einem Google Doc oder Sheet geschrieben. Stattdessen kann das Marketingteam die Einträge einfach direkt in seinen Google-Kontakten erstellen. Anschließend können sie diese Kontaktgruppe für das Vertriebsteam freigeben. Das Vertriebsteam muss die Kontaktinformationen nicht mehr erneut eingeben. Dank der App ist sie in ihren Kontakten sofort verfügbar.

Folglich müssen, genau wie bei Google Docs, auch die Berechtigungen ordnungsgemäß zugewiesen werden. Durch die Festlegung der richtigen Berechtigungen wird sichergestellt, dass nur autorisierte Teammitglieder die Kontaktliste bearbeiten, löschen oder sogar erneut freigeben können.

2. Integrierbar mit Hunderten von Apps

Wählen Sie die Kontaktverwaltungs-App, die die freigegebenen Kontakte in der automatischen Ausfüllfunktion des Empfängerfeldes auf möglichst vielen Messaging-Plattformen erscheinen lässt. So müssen Sie nicht mehr zwischen verschiedenen Anwendungen wechseln, um die Kontaktinformationen zu kopieren oder einzufügen.

So kommunizieren Sie beispielsweise mit Ihrer Kundin Lisa normalerweise per E-Mail. Dann bat sie darum, das Gespräch über Whatsapp fortzusetzen. Sie aktualisieren Lisas Kontaktinformationen direkt in Ihrem Posteingang. Wenn Sie Ihr Whatsapp auf Ihrem Telefon öffnen, müssen Sie nur die ersten ein oder zwei Buchstaben ihres Namens eingeben. Die automatische Vervollständigung des Namens des Whatsapp-Empfängers wird ihre Nummer dort platzieren.

3. Organisiert Ihre Kontakte

Die Kontakte sind standardmäßig alphabetisch geordnet. Mit einem Kontaktmanager können Sie Ordner erstellen, die Sie nach Ihren Wünschen beschriften können.

So können Sie persönliche Kontakte von geschäftlichen Kontakten trennen. Sie haben auch die Möglichkeit, Ihre Geschäftskontakte nach Lieferanten, Bürokollegen, Kunden usw. zu unterteilen.

Angenommen, Sie blättern durch Ihre Kontakte, um sich den Namen Ihres neuen Kontakts zu merken. Sie brauchen nicht mehr Ihre gesamte Kontaktdatenbank zu scannen, wenn Sie sie richtig beschriftet haben. Öffnen Sie einfach den Ordner, in dem Sie die Etiketten abgelegt haben. Es wird einfacher sein, ihn unter nur Dutzenden statt unter Hunderten von Kontakten zu finden.

Lesen Sie weiter: Tipps für die Organisation Ihrer Kontakte

4. Speichert mehr als nur Kontaktinformationen

Manchmal braucht man mehr als nur die Kontaktinformationen. Kurze Erinnerungsnotizen wie “Rufen Sie dienstags nicht an” oder “Fragen Sie nach ihrer Katze” können für den Aufbau einer Beziehung zwischen Ihnen und Ihrem Kunden von großer Bedeutung sein.

Es gibt Apps, mit denen Sie mehr als nur Telefonnummern, E-Mail-Adressen und Geburtstage eingeben können. Durch die Möglichkeit, kurze Beschreibungen und relevante Details zuzuordnen, erhalten Sie einen besseren Einblick in diesen Kontakt. Dies kann zu einem guten Geschäftsabschluss führen.

Lesen Sie mehr: Google Contacts Notizen vs. Gemeinsame Kontakte für Google Mail Kommentare

5. Alleinstellungsmerkmal

Jede Kontaktverwaltungs-App hat ihren eigenen exklusiven Faktor. Wenn Sie eine Tabelle für die verschiedenen Anwendungen erstellen, können Sie die Preise und Funktionen nebeneinander vergleichen. Dann gibt es das eine oder andere Detail, das eine App hat und andere nicht.

Das kann der Knackpunkt sein. Wenn alle Apps den gleichen Preis haben und Sie der Meinung sind, dass sich alle Benutzeroberflächen ähneln, dann kann das Alleinstellungsmerkmal der entscheidende Faktor sein.

Eine der einzigartigen Funktionen von Shared Contacts for Gmail© ist, dass Sie Ihre Kollegen direkt unter dem Kontakteintrag erwähnen können. Sie können Ihren Mitarbeiter direkt von dieser App aus daran erinnern, dass Sie eine Kontaktinformation aktualisiert haben. Sie müssen die App nicht verlassen, um Ihren Kollegen über die Änderungen zu informieren.

6. Entspricht den Datenschutzbestimmungen

Der Datenschutz ist ein entscheidender Aspekt des Geschäfts. Kontakte sind Teil der immateriellen Vermögenswerte des Unternehmens. Folglich muss es auch mit äußerster Sicherheit behandelt werden.

Vergewissern Sie sich, dass die von Ihnen gewählte App mit den Datenschutzbestimmungen wie GDPR und CCPA konform ist. Jedes Unternehmen, das effektiv und sicher arbeiten will, muss seine Daten vor betrügerischen Aktivitäten schützen. Hacking, Phishing und sogar Identitätsdiebstahl müssen verhindert werden. Daher sind die von den genannten Organisationen festgelegten Sicherheitsparameter überall relevant. Er sollte nicht nur in Europa oder Kalifornien genossen werden.

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7. Pläne für die Datensicherung prüfen

Man weiß nie, wann eine Katastrophe eintritt. Das Löschen von Kontakten, sei es versehentlich oder absichtlich, kann dem Unternehmen Schaden zufügen. Kontaktverwaltungssysteme bieten in der Regel eine Datensicherung als eine ihrer Funktionen an. Entscheidend ist, wie lange sie die Sicherungskopien aufbewahren und wie leicht man ihnen sagen kann, dass sie sie vollständig löschen sollen.

Denken Sie daran, dass unbegrenzte Zeit für die Datenwiederherstellung wichtig ist. Die Gewissheit, dass Sie Ihre Daten unabhängig von den Ereignissen wiederherstellen können, gibt Ihnen zumindest in einem Bereich Ihres Unternehmens Sicherheit.

8. Budget-freundlich

Zu guter Letzt sollten Sie sich für eine App entscheiden, die kostengünstig ist, aber Ihren Bedürfnissen entspricht. Die Preisspanne der Kontaktmanagement-Apps kann ähnlich sein, so dass Sie die oben genannten Hinweise beachten müssen.

Dies ist auch der Hauptgrund, warum CRMs möglicherweise nicht die beste Lösung sind, wenn Sie Kontaktmanagement ohne Berichterstattung und Datenanalyse benötigen. Kontaktmanagement-Apps machen in der Regel etwa 10 % eines CRM-Sitzes aus, aber das bedeutet nicht, dass ihr Wert auch so gering ist.

Wenn Sie diese praktische Anleitung zur Nutzung Ihres Google Workspace als CRM befolgen, brauchen Sie vielleicht bald kein CRM mehr. Sie müssen sich nicht mit den versteckten Kosten von CRM herumärgern.

Bei der Auswahl der richtigen Kontaktverwaltungs-App müssen also Benutzerfreundlichkeit, Kompatibilität, Organisationsfunktionen, Datensicherheit und Benutzer-Feedback berücksichtigt werden. Es ist wichtig, eine App auszuwählen, die Ihren spezifischen Bedürfnissen und Vorlieben entspricht, egal ob Sie persönliche Kontakte, berufliche Beziehungen oder beides verwalten. Wenn Sie sich die Zeit nehmen, verschiedene Optionen zu recherchieren und zu testen, können Sie die beste Kontaktmanagement-App für Ihre Situation finden.

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