Es ist einfach, Ihre Kontaktliste zu erweitern, wenn Sie das möchten. Im Zeitalter der sozialen Medien ist es viel einfacher als früher, neue Leute kennenzulernen. Heutzutage beschränkt sich das Kennenlernen von Menschen nicht mehr auf persönliche Begegnungen in der Schule, in Sportvereinen, auf Networking-Konferenzen und dergleichen. Wenn Ihr Netzwerk wächst, kann es eine Herausforderung sein, Ihre Kontakte zu organisieren.
Sie werden dies jedoch vielleicht erst dann als problematisch empfinden, wenn Sie einen kürzlich hinzugefügten Kontakt suchen müssen, dessen Namen Sie leider vergessen haben. Das Durchblättern Ihres Verzeichnisses kann einige Zeit in Anspruch nehmen, nur um es zu finden.
Es kann auch vorkommen, dass Sie mehrere Kontakte mit demselben Namen, aber unterschiedlichen Personen haben. Es besteht die Gefahr, eine falsche Botschaft zu vermitteln. Sie können von Glück reden, wenn der Empfänger die Nachricht einfach ignoriert. Das Schlimme daran ist, dass Sie dadurch etwas geradezu Negatives sehen.
Hier sind einige Tipps, um solche Szenarien zu vermeiden:
Zentralisieren Sie Ihr Verzeichnis
Genauso wie Sie alle Ihre Bücher in Ihrer Bibliothek und alle Ihre Kleider im Schrank haben wollen, ist es sehr hilfreich, alle Ihre Kontakte an einem zentralen Ort zu haben, um Ordnung zu halten. Zunächst einmal müssen Sie nicht mehr krampfhaft die Kontaktdaten einer Person in Dutzenden von Messaging-Apps suchen.
Es gibt noch einen weiteren Vorteil eines zentralisierten Verzeichnisses. Im Marketing verhindert es Redundanzen beim Versand von Werbe-E-Mails. Es ist kontraproduktiv, wenn zwei Ihrer Vertriebsmitarbeiter die gleiche E-Mail-Adresse eines Kunden haben. Wenn sie beide dieselbe E-Mail senden, könnte der potenzielle Kunde dies als unprofessionell empfinden.
Sie können dies über Gemeinsame Kontakte für Gmail® tun. Diese App lässt sich mit Hunderten von Messaging-Apps, einschließlich CRMs, integrieren. Mit diesem Kontaktmanager können Sie alle Ihre Verbindungen an einem zentralen Ort zusammenfassen und Ihre Kontakte organisieren. Im Gegenzug erscheint Ihre Kontaktdatenbank in der Autovervollständigung im Feld des Empfängers auf all Ihren Geräten – Ihrem Android-Telefon, Ihrem Desktop, Ihrem IP-Telefon und sogar Ihren iOS-Geräten.
Kontaktetiketten erstellen
Apropos Bibliothek: Sie sollten Ihre Kontakte auch nach ihrem “Genre” ordnen. In diesem Fall können wir sie Etiketten oder Gruppen nennen.
Trennen Sie persönliche Kontakte und geschäftliche Kontakte. Sie können die persönlichen Kontakte weiter unterteilen in Familie und Verwandte, Freunde, Bekannte usw. Sie können sogar danach wählen, wo Sie sie kennengelernt haben. Geschäftskontakte können als Lieferanten, Mitarbeiter, Kunden, Kontakte usw. klassifiziert werden.
Es ist ratsam, die Etiketten beim Hinzufügen des Kontakts zu markieren, damit sie sich nicht ansammeln. Auf diese Weise vermeiden Sie auch, dass Sie die falsche Nachricht “Rose” aus der Buchhaltung senden, die eigentlich für “Rose”, Ihren Vermieter, bestimmt ist.
Entrümpeln, um Ihre Kontakte zu organisieren
Der übliche Instinkt beim Entrümpeln ist das Löschen von Kontakten, die nicht mehr nützlich sind. Einige können von der vorherigen Firma stammen, mit der Sie nur offizielle Geschäfte abwickeln. Andere sind Ihre alten Schulkameraden, mit denen Sie keine Freundschaft mehr pflegen.
Es ist jedoch einfacher, dies zu sagen, als es zu tun. Es gibt immer die Möglichkeit, dass Sie ihn in der Zukunft brauchen. Es kann auch unangenehm sein, dass Sie einen Kontakt gelöscht haben und er Ihnen dann eine Nachricht mit einer überraschenden Information schickt, und ein “Wer ist das?” macht den Schwung zunichte.
Die Lösung besteht darin, diese Kontakte in einer Gruppe zusammenzufassen und ihr den Namen “Archiv” oder einen anderen Namen zu geben, den Sie für angemessen halten. Auf diese Weise sehen Sie den Namen nicht mehr, wenn Sie durch Ihre Kontakte blättern, um zu sehen, wem Sie noch einen Urlaubsgruß schicken oder wen Sie zu Ihrer Hochzeit einladen müssen.
Google Contacts bietet auch die Möglichkeit, Kontakte auszublenden, ohne sie zu löschen. Das wäre so ähnlich, wie Sie idealerweise Ihren Schreibtisch organisieren, bei dem die am meisten benutzten Dinge oben und die am wenigsten benutzten Dinge in der Schublade darunter aufbewahrt werden. In diesem Fall befinden sich die regulären Kontakte in Ihrer Kontaktliste und die am wenigsten genutzten in der Datei “Andere Kontakte”. Aber keine Sorge, die Kontakte in diesem Ordner erscheinen weiterhin in der automatischen Vervollständigung im Empfängerfeld.
Duplikate zusammenführen
Es ist nicht ungewöhnlich, dass Sie doppelte Einträge haben. Sie haben zum Beispiel zwei “Romy Feller”-Einträge, weil einer ihre Telefonnummer und der andere ihre E-Mail-Adresse ist.
Und wenn ein Kunde Ihnen über zwei verschiedene Kanäle eine Nachricht geschickt hat, z. B. über WhatsApp und über eine normale SMS, haben Sie seine Nummer möglicherweise zweimal gespeichert. Die Beantwortung beider Nachrichten vergeudet Zeit und Mühe. Es wäre praktisch, nur einmal zu antworten und gleichzeitig zu bestätigen, dass Sie beide Nachrichten erhalten haben.
Wenn Sie Ihre Kontakte zusammenführen, sparen Sie zumindest Speicherplatz. Wenn Sie viele Kontakte zusammengeführt haben, sparen Sie auch einige Blätter beim Durchsuchen Ihrer Kontaktdatenbank.
Teilen Sie Ihre Kontakte
Sie können die Telefonnummern aller Mitarbeiter Ihres Unternehmens abrufen, ohne sie in Ihr Adressbuch zu kopieren oder einzufügen. Wählen Sie die beste App für die Kontaktverwaltung, die den Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht.
Ein gemeinsam genutztes Kontaktverzeichnis spart Ihnen viel Zeit beim Erstellen von Etiketten, Entrümpeln und Zusammenführen. Die Bezeichnungen wie “Marketing”, “Technik” oder “Verwaltung” sind bereits erstellt und für Sie freigegeben. Keine wiederholten Kontakte mehr, da Sie keinen mehr eingeben müssen. Außerdem können Sie diese Kontakte problemlos archivieren, wenn Sie das Unternehmen verlassen.
Schlussfolgerung zum Organisieren Ihrer Kontakte:
Ganz gleich, wie “unordentlich” der Zustand Ihres aktuellen Adressbuchs ist, es ist nie zu spät, Ihre Kontakte zu organisieren. Sie können die Beschriftung mindestens 5 Minuten pro Tag durchführen. Am Ende der Woche sind Ihre Hunderte von Kontakten bereits sortiert. Im Gegenteil, es wäre einfacher, wenn Sie die Beschriftungen hinzufügen, sobald Sie den Kontakt speichern. Das würde nur 5 Sekunden dauern.
