Google Workspace, oder Gsuite und Google Apps, wie es früher hieß, ist eine leistungsstarke und äußerst beliebte Software-Sammlung mit Tools für Unternehmen, Bildung, Zusammenarbeit und Produktivität, die Millionen von Menschen in der Produktion effizienter machen.
Die Nutzung des individuellen Arbeitsbereichs ist kostenlos, und Unternehmen zahlen für zusätzliche Funktionen wie, zumindest von Zeit zu Zeit, benutzerdefinierte Domains, unbegrenzten Cloud-Speicher, Kundensupport und andere zusätzliche Dienste.
Gleichzeitig kann man sagen, dass die meisten Nutzer mit den beliebtesten Funktionen zufrieden sind und nicht genau wissen, wie sie alle Vorteile von Google Workspace nutzen können. Sie verwenden vielleicht nur die Standardeinstellungen und grundlegenden Funktionen von Google Mail, Google Text & Tabellen, planen ihre hektischen Tage mit dem Google-Kalender und verwenden vielleicht von Zeit zu Zeit Google Slides und Forms.
Die Möglichkeiten von Google Workspace sind jedoch weitaus umfangreicher, und wir möchten Ihnen dabei helfen, das volle Potenzial der Software auszuschöpfen, die Sie täglich nutzen. Deshalb haben wir sieben Tipps zusammengestellt, wie Sie Google Workspace wie ein Profi nutzen können.
1. Machen Sie das Beste aus Google Mail
Beginnen wir mit Google Mail, denn Berufstätige verbringen im Durchschnitt ⅓ ihrer Arbeitszeit mit dem Abrufen und Beantworten von E-Mails. Das geschieht selten in einem Rutsch, stattdessen werden wir ständig von E-Mail-Benachrichtigungen unterbrochen, was unserer Produktivität sehr abträglich ist.
Glücklicherweise hat Google Mail dank seiner intuitiven und benutzerfreundlichen Oberfläche an Popularität gewonnen, aber es hat einige Einschränkungen, und es gibt immer Raum für Verbesserungen.
Ein paar Tipps können Ihnen helfen, Ihr Postfach zu entrümpeln und Ihre Arbeit effizienter zu gestalten, ohne dass Sie ein Google Mail-Superuser sein müssen.
Lesen Sie weiter: Erstellen, Aktualisieren und Freigeben von Kontakten direkt aus Google Mail
Prioritäts-E-Mails an den Anfang verschieben
Standardmäßig werden E-Mails in Google Mail in chronologischer Reihenfolge angezeigt. Das ist ein intuitiver Ansatz, aber Sie können auch entscheiden, kritischere Nachrichten zuerst anzuzeigen.
Sie können Nachrichten manuell – mit Sternen – als notwendig markieren, aber Gmail hilft auch mit seinem Prioritätspostfach. Um dies zu aktivieren, gehen Sie zu den Einstellungen und wählen Sie “Wichtig zuerst” anstelle von “Standard” – Sie sehen dann zuerst die wichtigen und ungelesenen E-Mails, die mit einem Sternchen versehen sind, und dann alle anderen.
Filter sorgfältig handhaben
Filter sind eine weitere hilfreiche Funktion, die die E-Mail-Produktivität in Google Mail verbessern soll.
Obwohl wir empfehlen, über die Standardfilter von Google hinauszugehen, ist es wichtig zu betonen, dass das Hinzufügen von zu vielen Filtern Google Mail verlangsamt. Stattdessen ist es – zumindest aus Produktivitätsgründen – ratsam, die Filter auszuwählen und so wenig wie möglich davon zu behalten.
Wählen Sie die richtige Anzeigedichte
Die Wahl der Anzeigedichte scheint eine unbedeutende Funktion zu sein, aber sie kann die E-Mail-Suche erheblich verbessern. Kürzlich hat Google Mail damit begonnen, die Anhänge standardmäßig direkt im primären Postfach anzuzeigen. Das ist praktisch, wenn Sie viele E-Mails mit wertvollen Anhängen erhalten.
Wenn Sie es jedoch als störend empfinden, können Sie in den Einstellungen die Option “Komfortabel” wählen, um einen klareren Briefkasten zu erhalten.
Zusammenführen von Google- und Nicht-Google-Konten
Auch wenn Google Mail Ihr bevorzugtes Postfach ist, verwenden Sie vielleicht noch andere E-Mail-Anbieter, z. B. bei der Arbeit.
Außerdem verwenden Sie vielleicht mehrere Google Workspace-Konten und finden es unproduktiv, zwischen ihnen zu wechseln. Glücklicherweise können Sie sie in einer einzigen zusammenführen und sogar auf eine E-Mail von einer beliebigen Adresse antworten – wählen Sie sie einfach aus der Dropdown-Liste aus, bevor Sie eine Nachricht senden.
2. Optimieren Sie Google Docs
Google Docs, Sheets und Slides gehören zu den meistgenutzten Anwendungen des Google-Ökosystems. Sie sind der Ort, an dem Sie in der Google Cloud erstellen und zusammenarbeiten können.
Das macht sie zu einem beliebten Bestandteil der verschiedenen Google Workspace-Anwendungen. Zahlreiche Fachleute auf der ganzen Welt verwenden Google Docs. Dieser einfache, aber leistungsstarke Texteditor ist ein unverzichtbares Werkzeug für Autoren, Content Manager, Redakteure und alle, die mit Text arbeiten.
Außerdem wird es häufig für Notizen, Sitzungsprotokolle, Aufgabenlisten, die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten und viele andere Aufgaben verwendet. Die meisten Leute benutzen die Standardeinstellungen, aber wer benutzt Google Docs nicht wie ein Profi?
Führen Sie die Recherche in Google Docs durch
Die meisten Nutzer von Google Text & Tabellen öffnen eine neue Registerkarte und googeln, was immer sie wissen oder überprüfen müssen. Das scheint einfach zu sein, aber jede Registerkarte ist voller potenzieller Ablenkungsfaktoren.
Nicht jeder weiß, dass es eine intelligente Funktion namens “Erkunden” gibt, bei der sich eine kleine Registerkarte an der Seite des Dokuments öffnet, in der man Quellen suchen, lesen und zitieren kann. Keine Ablenkungen mehr durch das Internet während der Recherche!
Bilder mit Google Docs bearbeiten
Eine weitere Funktion, die es Ihnen ermöglicht, während der gesamten Inhaltserstellung im Dokument zu bleiben, ist die Bearbeitung von Bildern, ohne Google Text & Tabellen zu verlassen. Diese praktische Funktion ist nicht so bekannt, wie sie es verdient hätte.
Die Funktionsweise ist einfach. Nachdem Sie ein Bild importiert haben, können Sie es anklicken, um ein zusätzliches Menü zu aktivieren. Natürlich handelt es sich dabei nicht um eine fortgeschrittene Bildbearbeitungssoftware, aber für einige grundlegende Anwendungen ist sie vielleicht ausreichend.
3. Lassen Sie die Tabellenkalkulationen den Zauber wirken
Google Spreadsheets sind nicht nur für Profis gedacht, die mit Daten und Zahlen arbeiten. Sie können auch bei vielen Aufgaben helfen, sowohl bei der Arbeit als auch zu Hause. Obwohl Tabellenkalkulationen den Ruf haben, komplexe und professionelle Werkzeuge zu sein, ist es ziemlich einfach, die Grundlagen zu erlernen – es gibt Tipps und Tricks, um das Beste aus ihnen herauszuholen.
Haben Sie keine Angst vor Makros
Makros werden eingeführt, um Ihnen das Leben durch die Automatisierung sich wiederholender Aufgaben zu erleichtern. Anstatt einige Schritte immer und immer wieder auszuführen, ist es besser, ein Makro aufzuzeichnen, das sie für Sie wiederholt. Dadurch haben Sie viel mehr Zeit für das, was Ihnen Spaß macht oder was Sie gut können.
4. Nützliche Add-Ons entdecken
Obwohl Google Spreadsheets ein umfassendes Tool ist, kann es dank zahlreicher Add-ons, die einfach zu installieren sind, noch leistungsfähiger werden.
Sie können dies direkt vom Tool aus tun – öffnen Sie eine Datei, klicken Sie im oberen Menü auf Add-ons und dann auf “Add-ons abrufen”.
Oder Sie können in der umfangreichen Bibliothek von Drittanbieter-Add-ons stöbern, die sich gut in Google Spreadsheets integrieren lassen. Eines der beliebtesten und wertvollsten Add-ons ist “Power tools” – installieren Sie es, um Text aufzuteilen, Daten zu vergleichen, unnötige Leerzeichen zu entfernen, Daten abzugleichen und zusammenzuführen und vieles mehr. Power-Tools sind praktisch, wenn Sie Google Spreadsheets benötigen, um den Text mindestens genauso stark zu bearbeiten wie die Zahlen.
Wenn Sie sich mehr für Mathematik und Wissenschaft interessieren, wird Ihnen ein WolframAlpha-Add-on gefallen – dieses Tool hilft Ihnen, mathematische Berechnungen, wissenschaftliche und historische Fakten und mehr zu finden.
Lesen Sie mehr: Erstellen, Aktualisieren und Freigeben von Kontakten direkt aus Google Workspace™
5. Lassen Sie Google Kalender Ihr Assistent sein
Der Google Mail-Kalender ist ein großartiges Tool, mit dem Sie Ihre Tage planen können. Fällt es Ihnen schwer, all Ihre Aufgaben und Besprechungen zu bewältigen, zumindest von Zeit zu Zeit, und haben Sie vielleicht das Gefühl, dass Sie einen Assistenten einstellen sollten?
Vielleicht sollten Sie das wirklich tun, aber wenn Sie nur jemanden brauchen, der Sie an Ihren Tagesplan und Ihre Aufgabenliste erinnert, brauchen Sie weder einen Assistenten noch eine Produktivitäts-App. Google Calendar kann all das für Sie erledigen. Wir sind der Meinung, dass mehr Menschen von dieser praktischen Funktion wissen sollten!
Google Kalender in ein Produktivitätswerkzeug umwandeln
Google hat ein neues praktisches Tool eingeführt, das die tägliche Produktivität verbessert – Tasks. Es ermöglicht die Erstellung einfacher Aufgabenlisten, einschließlich Unteraufgaben und wiederkehrender Aufgaben. Sobald Sie die Aufgabe speichern und mit Ihrem Kalender verbinden (über das Menü auf der linken Seite), wird auch Ihr Kalender zu einem einfachen (aber effizienten) Produktivitätswerkzeug.
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6. Nutzen Sie die Kraft der Integration
Wir haben bereits die Add-ons für Google Spreadsheets erwähnt, aber das ist nur der Anfang der Möglichkeiten, wie verschiedene Integrationen von Drittanbietern die Google Suite verbessern können. Shared Contacts for Gmail ist ein hervorragendes Beispiel für eine Gmail-Integration, die es Nutzern ermöglicht, gemeinsam genutzte Kontakte hinzuzufügen und zu aktualisieren und die mit E-Mails verbrachte Zeit deutlich produktiver zu gestalten.
Lesen Sie mehr: Zapier Integration – Gemeinsame Kontakte für Gmail®
7. Teilen Sie Ihre Google-Kontakte
Leider erlaubt Google Mail seinen Nutzern nicht, Kontakte untereinander auszutauschen. Für viele Teams, die auf Google Mail angewiesen sind, um E-Mails an Interessenten, Kunden oder Benutzer zu senden, und die keine synchronisierte Google Mail-Kontaktdatenbank verwenden können, ist dies ein erheblicher Engpass.
Shared Contacts für Google Mail löst dieses Problem, indem es die gemeinsame Nutzung und Aktualisierung von Kontakten mit Teammitgliedern sowie die Verwaltung von Berechtigungen ermöglicht. Die App kann einfach vom offiziellen Google Workspace Marketplace heruntergeladen werden und ist nahtlos in Google Mail integriert.
Ein neues gemeinsames Adressbuch wird in Google Kontakte angezeigt und ist einsatzbereit. Wenn Sie Google Workspace nutzen, wissen Sie sicher, dass es sich um eine umfassende Lösung handelt, die die Verwaltung verschiedener Postfächer, die Erstellung und Freigabe verschiedener Dateitypen sowie die Arbeit mit Text, Zahlen und visuellen Inhalten ermöglicht. Und es ermöglicht Ihnen, Ihren Kalender und vieles mehr auf dem Laufenden zu halten.
Dennoch können die Designer und Ingenieure von Google nicht auf alle Bedürfnisse eingehen. Deshalb erlauben sie Tools von Drittanbietern, die Lücken zu füllen und die Sammlung zu erweitern. Wir von Shared Contacts for Gmail haben festgestellt, dass die gemeinsame Nutzung von Kontakten mit Kollegen die Produktivität eines Teams beeinträchtigt, und wir haben ein Tool entwickelt, mit dem Sie Gmail wie ein Profi nutzen können.
