È facile far crescere il proprio elenco di contatti, se si decide di farlo. Nell’era dei social media, incontrare nuove persone è molto più facile che in passato. Conoscere le persone oggi non si limita più agli incontri personali a scuola, nei club sportivi, nelle conferenze di networking e simili. Quando la rete cresce, può essere difficile organizzare i contatti.
Tuttavia, questo potrebbe non essere un problema fino a quando non si ha bisogno di trovare un contatto aggiunto di recente ma, sfortunatamente, si è dimenticato il suo nome. Scorrere la directory potrebbe richiedere un po’ di tempo per trovarla.
È anche possibile che si verifichino più contatti con lo stesso nome ma con persone diverse. C’è il rischio di trasmettere un messaggio sbagliato. Siete fortunati se il destinatario ha semplicemente ignorato il messaggio. La parte più spiacevole è se vi ha fatto apparire qualcosa di assolutamente negativo.
Ecco alcuni consigli per evitare questi scenari:
Centralizzare l’elenco
Proprio come se tutti i libri fossero nella biblioteca e i vestiti nell’armadio, avere tutti i contatti in un posto centrale aiuta molto a mantenere l’ordine. Per cominciare, non è necessario cercare freneticamente i dati di contatto di nessuno in decine di app di messaggistica.
Un altro vantaggio di una directory centralizzata. Nel marketing, evita la ridondanza nell’invio di e-mail promozionali. È controproducente che due venditori abbiano lo stesso indirizzo e-mail di un cliente. Se entrambi inviano la stessa e-mail, il potenziale cliente potrebbe considerarla poco professionale.
È possibile farlo attraverso i Contatti condivisi per Gmail®. Questa applicazione si integra con centinaia di app di messaggistica, compresi i CRM. Questo gestore di contatti consente di riunire tutte le connessioni in un luogo centrale per organizzare i contatti. A sua volta, il vostro database di contatti apparirà nel completamento automatico del campo del destinatario da tutti i vostri dispositivi: telefono Android, desktop, telefono IP e persino dispositivi iOS.
Creare etichette di contatto
A proposito di biblioteca, dovreste anche organizzare i vostri contatti in base al loro “genere”. In questo caso, possiamo chiamarle etichette o gruppi.
Separare i contatti personali da quelli di lavoro. È possibile suddividere i contatti personali in familiari e parenti, amici, conoscenti, ecc. Potete anche optare per il luogo in cui li avete conosciuti. I contatti commerciali possono essere classificati come fornitori, collaboratori, clienti, lead e così via.
È consigliabile etichettare le etichette man mano che si aggiungono i contatti, per evitare che si accumulino. In questo modo si evita anche di inviare una messaRose’ sbagliata dalla contabilità che in realtà è destinata a ‘Rose’, il padrone di casa.
Declutter per organizzare i contatti
L’istinto comune per il decluttering è quello di eliminare i contatti che non sono più utili. Alcuni possono provenire dalla società precedente con cui si effettuano solo transazioni ufficiali. Altri sono i vostri vecchi compagni di scuola con i quali non avete più rapporti di amicizia.
Tuttavia, è più facile dirlo che farlo. C’è sempre quel “forse” di cui avrete bisogno in futuro. Può anche essere imbarazzante che abbiate cancellato un contatto e che lui vi abbia inviato un messaggio con informazioni sorprendenti e un “chi è questo?” rovinerebbe il momento.
La soluzione è mettere questi contatti in un gruppo ed etichettarlo come “Archivio” o qualsiasi altro nome si ritenga opportuno. In questo modo, non vedrete più il loro nome quando scorrerete casualmente i vostri contatti per vedere chi altro deve ricevere gli auguri di Natale o essere invitato al vostro matrimonio.
Google Contacts offre anche l’opzione di nascondere i contatti senza eliminarli. Questo è simile all’organizzazione ideale della scrivania, in cui le cose più utilizzate si trovano in alto e quelle meno utilizzate nel cassetto sottostante. In questo caso, i contatti regolari sono presenti nell’elenco dei contatti e quelli meno utilizzati sono riposti nel file “Altri contatti”. Non c’è da preoccuparsi: i contatti di quella cartella continuano a comparire nel completamento automatico del campo del destinatario.
Unire i duplicati
Non è raro che ci siano voci duplicate. Ad esempio, si hanno due voci “Romy Feller” perché una è il suo numero di telefono e l’altra è il suo indirizzo e-mail.
Inoltre, se un cliente vi invia un messaggio da due canali diversi, ad esempio uno tramite WhatsApp e l’altro tramite un normale SMS, potreste aver salvato il suo numero due volte. Rispondere a entrambi i messaggi fa perdere tempo e fatica. Sarebbe pratico rispondere una sola volta, riconoscendo di aver ricevuto entrambi i messaggi.
Unendo i contatti, si risparmia almeno spazio in memoria. Se avete unito molti contatti, risparmierete anche un po’ di tempo per sfogliare il database dei contatti.
Condividi i tuoi contatti
È possibile avere i numeri di contatto di tutti i dipendenti della propria azienda senza doverli copiare/incollare nella rubrica. Scegliete l’app di gestione dei contatti più adatta alle esigenze della vostra azienda.
Una directory di contatti condivisa consente di risparmiare molto tempo per la creazione di etichette, il decluttering e l’unione. Le etichette come “marketing”, “ingegneria” o “amministrazione” sono già state create e condivise con voi. Non ci sono più contatti ripetuti perché non è più necessario inserirne uno. Inoltre, è possibile archiviare facilmente i contatti se si lascia l’azienda.
Conclusione su come organizzare i contatti:
Indipendentemente dallo stato “disordinato” della vostra rubrica attuale, non è mai troppo tardi per organizzare i vostri contatti. È possibile eseguire l’etichettatura per almeno 5 minuti al giorno. Alla fine della settimana, le centinaia di contatti sono già ordinati. Al contrario, sarebbe più facile aggiungere le etichette non appena si salva il contatto. Ci vorrebbero solo 5 secondi.
