De netheid van het kantoor is een weerspiegeling van de kwaliteit van uw bedrijf. Een schone en ordelijke werkplek verhoogt het moreel van uw werknemers. Hetzelfde geldt voor bestanden en gegevens. Een goede gegevenshygiëne heeft zijn voordelen.
Wat is hygiëne van contactgegevens?
Contactgegevenshygiëne is het proces waarbij een contactendatabank wordt ontdaan van redundantie, verkeerd gecategoriseerde vermeldingen en irrelevante informatie.
Vuile gegevens zijn het product van ongezonde gegevensinvoerprocedures. Slechte gegevenskwaliteit kost gemiddeld 15 miljoen dollar per jaar aan verliezen volgens dit Forbes-artikel. Dit kan ook de tijd omvatten die wordt verspild aan het bereiken van verouderde e-mails of onbeholpen acties met betrekking tot onvolledige gegevens.
Gegevens schoonhouden klinkt misschien eenvoudig. Een groot klantenbestand met meerdere mensen die de database beheren kan echter een uitdaging zijn. Zodra u enkele van deze best practices voor contactgegevenshygiëne kent, zult u zien dat de resultaten de moeite waard zijn.
Een kwaliteitssysteem voor contactgegevens opzetten
Het selecteren van de app voor contactbeheer is het meest kritieke onderdeel van gegevenshygiëne. Dit zou de basis zijn van hoe u de contactendatabase behandelt. Het SOP voor de invoer van contactgegevens zal er ook sterk in verweven zijn.
Bepaal de norm van een goede contactopname. Stel de KPI’s vast en zorg ervoor dat elke werknemer daarnaar handelt. Het volgen van een goed doordacht plan zal slechte invoer van contactgegevens elimineren.
Centraliseer de database
In de meeste gevallen vertrouwt het verkoopteam sterk op CRM, terwijl de marketinggroep vasthoudt aan andere marketingautomatiseringsplatforms. Verkoop- en marketingteams spreken vaak hun eigen taal en hebben hun eigen gegevensstandaarden en -formaten.
Een goede app voor contactbeheer kan de klantendatabase consolideren die afkomstig is van verschillende platforms. Door te werken op één database worden de contactgegevens beter gecontroleerd. Dit maakt de weg vrij voor een vlottere samenwerking tussen de diensten.
Valideer de nauwkeurigheid van de gegevens
Effectieve marketing ontstaat wanneer u gegevens van hoge kwaliteit gebruikt. Meer staat niet gelijk aan beter. Een grote lijst met telefoonnummers of e-mailadressen is nutteloos als die ongeldig zijn.
Bovendien veranderen klanten van adres, krijgen ze promotie en veranderen ze van bedrijf. Vaak variëren hun e-mailadres en koopkracht daarmee. Men moet deze ontwikkelingen in de gaten houden.
Er is software beschikbaar om te controleren of de contactgegevens werken. E-mailverificatiesystemen en tools voor het valideren van telefoonnummers kunnen de onwerkbare gegevens uit uw lijst verwijderen.
Elimineer de duplicaten
Overbodige vermeldingen zijn tijd- en energieverspilling. Twee keer hetzelfde marketingmateriaal naar dezelfde persoon sturen kan de lead het minst irriteren. Erger nog, uw bedrijf zou worden gerapporteerd als spam.
Een goede app voor contactbeheer maakt het samenvoegen van dubbele contacten eenvoudig. Bovendien helpt het uw team om naadloos aan de lijst te werken, zonder de zorgen van voor de hand liggende vergeefse inspanningen.
Controleer de prullenbak
Er kunnen per ongeluk verwijderingen plaatsvinden terwijl u uw contactendatabase opschoont. Daarom is het van vitaal belang dat u, alvorens de gegevens te wissen, goed markeert of ze moeten worden gewist. Maak degenen die toestemming hebben om contactgegevens te verwijderen bewust van hun acties.
Indien het labelen van te verwijderen gegevens niet eerder is geoefend, kunnen sommige nuttige contacten ongewild naar de prullenbak zijn gestuurd. Sommige systemen staan slechts een opvraagperiode van een maand toe. Gelukkig bieden sommige apps voor contactbeheer onbeperkte tijd voor het herstel van verwijderde gegevens. In dit geval kunt u gemakkelijk herstellen wat u dacht dat voorgoed verdwenen was.
Takeaway over hygiëne van contactgegevens
Vuile gegevens weerhouden sales- en marketingprofessionals ervan om met goede inzichten over het bedrijf te komen. Zoals ze zeggen, vuilnis erin, vuilnis eruit. Een goede gegevenshygiëne komt niet alleen de gezondheid van het bedrijf ten goede. Het verhoogt ook de productiviteit van de werknemers.
