Was ist Kontaktmanagement?

Kontaktmanagement bedeutet, Kontaktinformationen über Interessenten und Kunden, Leads, Lieferanten, Partner, Stakeholder, Mitarbeiter usw. zu speichern, zu organisieren, zu sichern und zu verfolgen und sie für alle Mitglieder Ihres Unternehmens leicht zugänglich zu machen.

Also im Grunde jeder, mit dem Ihr Unternehmen in Kontakt steht.

In seiner einfachsten Form kann das Kontaktmanagement mit jedem beliebigen Programm (z. B. einer Excel-Tabelle) durchgeführt werden, aber viele Unternehmen entscheiden sich dafür, eine spezielle Software wie ein CRM zu verwenden, um die Dinge reibungsloser und effizienter zu gestalten.

Kontaktmanagement betrifft alle Unternehmen, Organisationen und sogar Einzelpersonen, die aus dem einen oder anderen Grund eine große oder ständig wachsende Anzahl von Kontakten im Auge behalten und nutzen müssen.

Außerdem muss sichergestellt werden, dass alle von Ihnen gesammelten personenbezogenen Daten sicher und zuverlässig sind.

In diesem Artikel gehen wir auf alle Aspekte des Kontaktmanagements ein, vom Warum bis zum praktischen Wie.

Warum ist Kontaktmanagement wichtig?

Dafür gibt es mehrere Gründe, aber der wichtigste ist aus geschäftlicher Sicht: Wenn Ihre Kontakte in einem zentralen (vorzugsweise cloudbasierten) System gespeichert sind, kann Ihr gesamtes Unternehmen effizienter arbeiten.

Wenn Ihre Kontakte in einer zentralen Datenbank gespeichert sind, kann Ihre gesamte Organisation effizienter arbeiten.

Es zentralisiert die Kontaktinformationen

Wie?
Nun, zunächst einmal muss Ihr Team keine Zeit mit der Suche nach dem richtigen Ort verschwenden, um die benötigten Kontaktinformationen zu finden, oder Kontakte bearbeiten, die bereits von anderen Mitgliedern ihrer Organisation bearbeitet werden, was dazu führt, dass jedes Teammitglied nur unvollständige Informationen über einen einzelnen Kontakt zurückhält. Einer hat zum Beispiel die Handynummer des Kontakts, ein anderer den Festnetzanschluss und wieder ein anderer hat wertvolle Notizen über den Kontakt, aber niemand in der Organisation hat alle diese Informationen zusammen.

So sind die Kontaktinformationen immer auf dem neuesten Stand und können gemeinsam genutzt werden.

Wenn ein Unternehmen Kontakte verwaltet, werden alle Kontakte – und ihre Informationen – zentralisiert und sind für alle Mitglieder Ihres Teams einsehbar und aktualisierbar.

Die Kontaktdaten einer bestimmten Person sind immer auf dem neuesten Stand und können von autorisierten Benutzern ständig in Echtzeit aktualisiert werden.

Wenn Kontaktinformationen an verschiedene Benutzer weitergegeben werden, kann das Unternehmen leicht die Kontrolle über diese Daten verlieren und sie können gestohlen werden oder verloren gehen. Durch die Zentralisierung von Informationen mit einem zuverlässigen Sicherungssystem können Sie sicherstellen, dass Sie genau wissen, wo die Daten gespeichert sind und wer auf sie zugreifen kann.

Es trägt zum Schutz personenbezogener Daten bei und sorgt dafür, dass Ihr Unternehmen die Vorschriften einhält.

Dadurch wird die Verwaltung der GDPR und anderer Datenschutzvorschriften erleichtert. Indem Sie alle Daten an einem zentralen Ort aufbewahren, wo Sie genau wissen, wer darauf zugreifen kann, können Sie sicherstellen, dass sie sicher bleiben. Wenn zum Beispiel jemand seine Daten löschen möchte, können Sie sie einfach an einer Stelle entfernen, ohne zehn einzelne Adressbücher und Speicherorte zu durchsuchen.

Sie werden auch Ihre Kunden besser verstehen.

Indem Sie einige Daten über Ihre Kunden speichern, wie z. B. demografische Daten und frühere Interaktionen mit Ihnen, können Sie das Verhalten Ihrer Kunden bei jedem Schritt des Verkaufstrichters besser verstehen.

Andererseits trägt Ihr Unternehmen auch eine große Verantwortung für die Speicherung all dieser Informationen und die Gewährleistung ihrer Sicherheit.

Es verbessert Ihre Kundenbeziehungen

Informationen über Ihre Kunden helfen Ihnen aber auch, die Kundenerfahrung insgesamt zu verbessern. Sie können allen Interaktionen eine persönliche Note verleihen, wenn Sie wissen, wie ein Kunde in der Vergangenheit mit Ihnen interagiert hat.

Es spart viele Arbeitsstunden und macht Ihr Team produktiver.

Ganz zu schweigen davon, dass die Kontaktverwaltung Ihrem Team sowohl Zeit als auch Geld sparen kann.

Wenn Sie die richtigen Synchronisierungstools einsetzen, kann Ihr gesamtes Team produktiver arbeiten, indem es von jeder Software oder jedem Gerät aus auf Kontaktinformationen zugreifen und diese aktualisieren kann.

Auf diese Weise müssen Sie die Kontaktinformationen nicht kopieren und nicht an mehreren Stellen aktualisieren.

Wenn alle Kontakte und ihre Informationen sicher an einem Ort gespeichert sind, kann Ihr Team die Kontakte mühelos aufeinander abstimmen und gemeinsam bearbeiten.

Für wen ist das Kontaktmanagement gedacht?

Sagen wir es einfach: Kontaktmanagement ist für jedes Unternehmen unverzichtbar.

Kontaktmanagement ist für alle Organisationen unerlässlich

Von kleinen Unternehmen bis hin zu den Fortune 500 – jeder muss seine Kontakte verwalten und organisieren. Vor allem, wenn Sie die Leistungsfähigkeit Ihrer Teams und die Sicherheit Ihrer Daten gewährleisten wollen.

Sie ist nicht nur für große Organisationen oder Unternehmen geeignet. Es ist ein integraler Bestandteil vieler verschiedener Bereiche, darunter:

  • Organisationen des öffentlichen Sektors
  • Transport, oder jede Industrie, die eine Flotte handhabt, die alle Kontakte zur Verfügung haben muss
  • Bildungssektor (Schulen, Universitäten)
  • Vereine, Sportmannschaften und Organisationen
  • Veranstaltungsplanung (sowohl in größerem Rahmen als auch für Einzelpersonen, die Hochzeiten oder andere größere Veranstaltungen planen)
  • Immobilienmakler und Anwaltskanzleien
  • Religiöse Einrichtungen und gemeinnützige Organisationen
  • Jeder, der mit einer großen Anzahl von Kontakten zu tun hat, die ohne ein geeignetes System oder Verfahren schwer zu überblicken sind.

CRM-Software, Kontaktmanagementsysteme und andere Kontaktmanagement-Tools

Wie bereits erwähnt, lässt sich die Kontaktverwaltung leicht mit einem gemeinsam genutzten Tabellenkalkulationsprogramm wie Google Sheets oder Microsoft Excel durchführen. Dies ist besonders nützlich, wenn Ihre Organisation nicht viele Kontakte in Ihrer Datenbank hat.

Sie können die relevanten Informationen einfach zu den entsprechenden Feldern in Ihrer Tabelle hinzufügen und sie nach und nach aktualisieren, so dass jeder bei Bedarf auf das Dokument zugreifen kann.

Bei einer größeren Anzahl von Kontakten und verschiedenen Kontaktlisten und Adressbüchern benötigen Sie jedoch möglicherweise etwas mehr.

Die häufigsten Methoden, wie Unternehmen und Organisationen ihre Kontakte verwalten

Sehen wir uns einige der gängigsten Methoden an, mit denen Unternehmen und Organisationen ihre Kontakte verwalten.

1. Ein gemeinsames Unternehmensverzeichnis

Dies bezieht sich meist auf ein Active Directory, LDAP oder ein Google Workspace-Domänenverzeichnis.

Diese Art von Unternehmensverzeichnis wird in der Regel von der IT-Abteilung des Unternehmens verwaltet und enthält in der Regel die Informationen der Mitarbeiter, Mailinglisten und einige externe Kontakte.

Diese Kontakte sind in der Regel über E-Mails und Intranets zugänglich, aber selten über mobile Kontakt-Apps oder andere Anwendungen.

Sie sind in der Regel auch nicht verfügbar, wenn der Nutzer offline ist.

Eine weitere wichtige Einschränkung ist, dass sie nur von Administratoren oder IT-Mitarbeitern erstellt, bearbeitet und aktualisiert werden können.

In diesem Szenario kann ein solch starres System recht kompliziert werden, und die Implementierung einer externen Kontaktfreigabe kann kostspielig sein. Und wenn mehrere Bereiche oder Niederlassungen/Standorte beteiligt sind, wird es noch schwieriger.

2. Verwendung eines CRM

Mit einem CRM können Sie die Kontaktverwaltung vereinfachen, da es für die Kontaktverwaltung konzipiert ist. Daher bieten sie viele funktionale Merkmale, die Ihnen helfen.

Das können Sie zum Beispiel:

  • eine unbegrenzte Anzahl von Kontakten haben
  • Organisieren Sie diese Kontakte nach Unternehmen oder Typ
  • Automatisieren Sie Prozesse und Interaktionen mit Kunden
  • Pflege der Kundenbeziehungen von der Lead-Generierung bis zum Geschäftsabschluss
  • Verwalten von Aufträgen und Rechnungen

Aber es gibt nicht nur Sonnenschein und Blumen.

Was CRMs etwas komplexer macht, ist ihre stärkere Ausrichtung auf Marketing- und Vertriebsaktivitäten.

Zunächst einmal müssen Sie Ihr gesamtes Team in die Nutzung der neuen Software einführen, und manchmal kann der Einführungs- und Schulungsprozess ziemlich kostspielig werden, da die meisten CRMs Hunderte von Funktionen haben, die es zu erlernen gilt – ganz zu schweigen von den Kosten für jeden einzelnen CRM-Platz, den Sie kaufen.

Außerdem werden CRMs in der Regel nicht mit allen anderen Anwendungen synchronisiert, die Sie verwenden, z. B. mit Ihrem E-Mail-System, WhatsApp, Ihren Handykontakten usw.

Verschiedene Arten von CRMs sind für verschiedene Arten von Organisationen konzipiert. HubSpot eignet sich beispielsweise für kleinere Teams, die wachsen wollen, und Salesforce ist eine gute Option für große Organisationen mit großen Teams und umfangreicheren Anforderungen an das Kontaktmanagement.

3. Ein Online-Kontaktmanagement-System

Eine weitere Lösung, für die sich viele Unternehmen entscheiden, ist ein Kontaktmanagementsystem oder ein gemeinsamer Kontaktmanager, der speziell für diesen Zweck entwickelt wurde.

Mit dieser Art von Systemen können Sie:

  • Ihre Kontakte an einem Ort zentralisiert haben
  • Organisieren Sie mehrere gemeinsame Adressbücher
  • Geben Sie Benutzern die Erlaubnis, neue Kontakte im System freizugeben oder freigegebene Kontakte zu aktualisieren.
  • Verwenden Sie sie im Offline-Modus
  • Integration mit verschiedenen Verzeichnissen und mit mehreren Domains
  • Integration mit Cloud-Plattformen wie Google Workspace oder Office 365
  • Integration mit allen Tools, die Ihr Unternehmen für den Umgang mit Kontakten verwendet (E-Mail-Systeme, Mobiltelefone, IM-Systeme, IP-Telefone usw.)
  • Erlauben Sie Teams, ihre eigenen gemeinsamen Adressbücher zu verwalten
  • Sichern von Kontakten durch Überwachung von Änderungen und Sichern oder Wiederherstellen von Kontakten
  • Einhaltung von Datenschutzbestimmungen wie GDPR

Und in der Regel sind einige von ihnen in viele der Tools integriert, die Ihr Team bereits verwendet, so dass sie keine Schulung oder organisatorische Umstellung erfordern.

Mit dieser Art von Tool können Sie die Vorteile eines CRM für Ihr gesamtes Unternehmen nutzen, ohne viel Geld für CRM-Sitze ausgeben zu müssen.

Ein Tool wie Shared Contacts for Gmail® ist eine einfache Möglichkeit, Google-Kontakte zu zentralisieren, gemeinsam zu nutzen und mit dem gesamten Team zu verwalten.

Jeder kann auf diese Kontakte in Tools zugreifen, die er bereits verwendet, wie Google-Kontakte, Google Mail, sein mobiles Kontaktbuch, Google Drive oder Docs, WhatsApp, sein VoIP-System usw. Auf diese Weise kann sich Ihr Team die Anschaffung neuer Tools oder die Einarbeitung des gesamten Teams in ein neues System sparen.

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“CRM-Alternativen zur Steigerung der Produktivität Ihres Vertriebsteams”

Bewährte Praktiken im Kontaktmanagement

Als Nächstes wollen wir einige bewährte Verfahren durchgehen. Diese sind ein wesentlicher Bestandteil des Prozesses der Speicherung und Verwaltung Ihrer Kontakte.

integraler Bestandteil des Prozesses der ordnungsgemäßen Speicherung und Verwaltung Ihrer Kontakte

❤️ Sammeln Sie von allen Ihren Kontakten die gleichen relevanten Informationen.

Das können Dinge wie Name, Standort, Titel, E-Mail usw. sein.

Auf diese Weise haben Sie immer dieselben Informationen über alle Personen in Ihrer Datenbank und müssen nicht erst nach zusätzlichen Informationen suchen, wenn Sie sie benötigen.

❤️ Geben Sie alle relevanten Kontaktinformationen an Ihr Team weiter.

Wenn es kein geeignetes Verfahren für die Kontaktverwaltung gibt, geraten die Dinge oft in eine Sackgasse.

Ihre Teammitglieder haben vielleicht ihre eigenen Adressbücher, und wenn sich die Telefonnummer eines Kontakts ändert, aktualisiert nur eine Person ihr eigenes Adressbuch, während der Rest des Teams mit einer veralteten Telefonnummer dasteht.

Um dies zu vermeiden, Stellen Sie sicher, dass Ihr Team über ein System verfügt, das alle Kontaktinformationen (und deren Aktualisierungen) synchronisiert, damit sie für alle, die sie benötigen, verfügbar sind.

❤️ Machen Sie Kontakte für alle Teams zugänglich, die mit ihnen interagieren müssen.

Beschränken Sie die Weitergabe von Kontakten nicht nur auf Ihr Vertriebsteam. Die gemeinsame Nutzung von Kontakten erfolgt häufig über CRM-Tools, wobei der Zugang zu diesen Kontakten auf die Mitarbeiter beschränkt ist, die eine kostenpflichtige Lizenz besitzen.

CRMs können kostspielig sein, und wenn Sie nicht für Ihr gesamtes Team CRM-Plätze kaufen wollen, sollten Sie alternative, integrierte Tools in Betracht ziehen, die es Ihnen ermöglichen, Kontakte mit Ihrem gesamten Team zu teilen, unabhängig davon, ob es einen CRM-Platz hat oder nicht.

Wählen Sie eine Kontaktverwaltungslösung, die sich in die meisten Tools für die Kontaktverwaltung integrieren lässt.

Denken Sie zum Beispiel an die gängigsten E-Mail-Systeme, Handy-Telefonbücher, Instant-Messaging-Apps wie Whatsapp oder Telegram oder VoIP-Systeme wie RingCentral oder Twilio.

Die Implementierung von Lösungen, die von Ihren Benutzern verlangen, nur eine bestimmte Anwendung oder Software zu verwenden, ist oft keine gute Idee, da sie nicht mit Ihren anderen Tools integriert sind.

❤️ Verlieren Sie nie den Überblick über Ihre Kontakte.

Vorschriften wie GDPR Sie für die von Ihnen gespeicherten personenbezogenen Daten verantwortlich zu machen. Sie müssen genau wissen und verstehen, wo diese Daten in Ihrer IT-Infrastruktur gespeichert sind, wenn eine Person ihre Informationen aus der Instanz entfernen lassen möchte.

Mit doppelten Kontakten in verschiedenen Benutzerkonten ist es unmöglich, all diese Daten unter Kontrolle zu halten. Hier hilft Ihnen ein Kontaktmanagementsystem.

❤️ Steuern Sie die Zugriffe, Berechtigungen und Sichtbarkeit verschiedener Kontaktlisten.

Es muss unbedingt sichergestellt werden, dass die richtigen Personen auf die richtigen Kontakte zugreifen und diese aktualisieren, um Datenlecks oder den Missbrauch der persönlichen Informationen Ihrer Kontakte zu vermeiden.

❤️ Speichern Sie die Kontakte nicht auf physischen Geräten.

Flashcards, USB-Sticks, mobile Geräte oder auf Festplatten gespeicherte Excel-Tabellen mögen als Aufbewahrungsorte geeignet sein, aber was ist, wenn die Geräte kaputt oder verloren gehen? Das macht es auch extrem schwierig, die GDPR und ähnliche Vorschriften einzuhalten.

❤️ Und schließlich sollten Sie daran denken, Ihre Kontakte zu pflegen.

Viele Unternehmen vergessen ihre Kontakte, nachdem sie einmal in die Datenbank aufgenommen worden sind. Stellen Sie sicher, dass Sie mit Ihren Kontakten sprechen und eine gute Beziehung zu ihnen pflegen.

Eine (nicht ganz so) schnelle Checkliste, die Ihnen den Einstieg in die Kontaktverwaltung erleichtert

Hier ist eine praktische Checkliste für Sie, wenn Sie mit der strukturierten Verwaltung Ihrer Kontakte beginnen möchten.

Checklisten-Illustration

Finden Sie heraus, wie Ihre Kontakte in Ihrem Unternehmen verwendet werden.

Fokus auf: Wer nutzt sie? Wer speichert welche Kontakte? Wie werden sie verwendet? Zu welchem Zweck? Mit welcher Art von Software und Geräten?

✅ Erkennen Sie die Hauptprobleme, die Ihre Aktivitäten im Bereich Kontaktmanagement bremsen.

Konzentrieren Sie sich darauf: Erstellen und aktualisieren verschiedene Benutzer in Ihrem Unternehmen die gleichen Kontakte? Fügen Benutzer manchmal dieselben Kontakte zu verschiedenen Programmen hinzu? Gibt es Situationen, in denen Benutzer Kontakte verlieren?

Gibt es Situationen, in denen Benutzer nicht auf Kontakte zugreifen können oder ständig nach Kontaktinformationen von ihren Kollegen fragen müssen?

Gibt es Situationen, in denen Benutzer nicht auf Kontakte zugreifen können oder ständig nach Kontaktinformationen von ihren Kollegen fragen müssen?

✅ Informieren Sie sich über Ihre derzeitigen Kontaktmanagementverfahren.

Fokus auf: Welche Kontaktinformationen speichern Sie über Kontakte? Haben Sie einen zentralen Kontaktspeicher? Wenn ja, wer verwaltet sie, und wer kann dazu beitragen? Wer hat Zugang zu ihr? Wo liegen ihre Grenzen? Ist der Zugriff auf diese Kontakte überall möglich?

Wie kategorisieren Sie Ihre Kontakte: Kundenkontakte, Lieferanten, Interessenten, Partner usw.? Wissen Sie, wo sich Kontaktinformationen und persönliche Daten befinden?

Welcher Art sind die Informationen, die Sie über Ihre Kontakte speichern? (grundlegende Informationen, Notizen, Interaktionen und dergleichen).

Finden Sie heraus, was die beste Lösung für Sie ist.

Fokus auf: Müssen Sie auf Ihre Kontakte mit verschiedenen Geräten und Software zugreifen? Müssen Sie Ihre Prozesse – wie E-Mails, Angebote oder Rechnungen – mit Ihren Kontakten automatisieren? Wie viele Nutzer brauchen das?

Wer und wie viele Personen in Ihrem Unternehmen müssen auf gemeinsame Kontakte zugreifen können? Müssen Sie nur Google-Kontakte freigeben (wenn Sie Google Workspace nutzen)? Welche Art von Kontakten müssen Sie freigeben: interne, externe oder beides?

Achten Sie darauf, dass Sie eine Lösung wählen, die wenig oder gar keine Schulung erfordert. Die von Ihnen gewählte Lösung muss sich in die Tools integrieren lassen, die die Menschen tagtäglich nutzen.

Ziehen Sie Cloud-basierte Lösungen in Betracht, um Ihren Kontaktmanagement-Bedarf zu decken – im Gegensatz zu lokalen Lösungen.

Fokus auf: Müssen Ihre Vertriebs- und Marketingteams ihre Prozesse automatisieren? Ziehen Sie die Installation eines CRM in Betracht, z. B. Salesforce, Zoho oder HubSpot CRM.

Ein CRM kann Sie bei vielen alltäglichen Vorgängen unterstützen, z. B. bei der Konfiguration, der Erstellung von Kundenaufträgen und Rechnungen, der Verwaltung Ihrer Marketingkampagnen usw. Das bedeutet, dass nur die Benutzer, die diese Aktionen durchführen müssen, eine CRM-Lizenz benötigen, alle anderen können darauf verzichten.

Andere Mitglieder Ihres Unternehmens benötigen möglicherweise einen einfachen Connector, um auf alle gemeinsam genutzten Kontakte zuzugreifen – nicht nur auf Kunden und potenzielle Kunden, sondern auch auf andere Teammitglieder, Anbieter, Partner und so weiter.

✅ Fangen Sie klein an.

Ein häufiger Fehler ist der Versuch, eine saubere Kontaktdatenbank aufzubauen, bevor ein Kontaktmanagementsystem implementiert wird. Dies ist so gut wie aussichtslos, da sich eine Kontaktdatenbank ständig weiterentwickelt.

Wir empfehlen, mit der Erstellung von ein oder zwei Kontaktlisten zu beginnen, z. B. “Kunden” oder “Team A”, und diese sofort mit dem Rest der Organisation zu teilen. Wenn derselbe Kontakt an mehreren Stellen erkannt wird, wird er von Ihrem Plugin für gemeinsame Kontakte automatisch zusammengeführt.

Stellen Sie sicher, dass alle relevanten Daten sicher auf Ihr neues System übertragen werden.

Wenn Sie sich für das Tool Ihrer Wahl entschieden haben, laden Sie eine CSV-Datei für Ihr CRM hoch, oder geben Sie einfach Ihre Google-Kontaktetiketten aus Ihren Google-Kontakten frei.

✅ Stellen Sie sicher, dass Ihr Team weiß, wie man auf gemeinsame Kontakte zugreift, sie erstellt oder aktualisiert.

Dies ist mit einem System wie Shared Contacts for Gmail® leicht möglich.

Wenn Sie beispielsweise Kontakte im Adressbuch Ihres Mobilgeräts aktualisieren und der Kontakt freigegeben ist, wird er mit dem Plugin für freigegebene Kontakte automatisch für alle aktualisiert. Sie müssen sich nicht mehr darum kümmern, alle Kontakte einzeln zu aktualisieren.

✅ Genießen Sie den reibungslosen Ablauf eines funktionierenden Kontaktmanagementprozesses.

Und wenn Sie schon dabei sind, nutzen Sie das verbesserte Kundenerlebnis, das Sie für Ihre Kunden schaffen.

Möchten Sie die Google-Kontaktverwaltung und -freigabe kostenlos ausprobieren?

Shared Contacts for Gmail® ist ein cloudbasiertes Tool zur Verwaltung und Freigabe von Kontakten, das Ihre täglichen Prozesse vereinfacht.

Sie und Ihre Teammitglieder können zentralisierte Kontakte ganz einfach freigeben, aufrufen, kommentieren und aktualisieren. Wenn Sie möchten, dass Ihr Unternehmen eine saubere und organisierte Kontaktdatenbank hat, können Sie Shared Contacts für Gmail® kostenlos ausprobieren.

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