Der wichtigste Beitrag der Google Workspace-Lösungen für Unternehmen weltweit ist die Effizienz, die sie schaffen.
Können Sie sich vorstellen, vor 30 Jahren mit einem Kollegen am anderen Ende der Welt in Echtzeit zusammenzuarbeiten? Die Menschen benutzen Schreibmaschinen mit Kohlepapier und verschicken Dokumente mit der Post. Es wird Wochen, wenn nicht sogar einen Monat dauern, bis eine Antwort kommt.
Heute sind Produktivität, technische Entwicklung und Möglichkeiten enorm gestiegen, und Google ist eines der wichtigsten Werkzeuge.
Und dabei ist noch nicht einmal die globale Pandemie berücksichtigt, durch die Tools für die Remote-Zusammenarbeit von “cool” zu geschäftskritisch geworden sind. Wo wären wir heute ohne Zoom, Slack und Google (und ja, wohl auch ohne Office365)?
Es versteht sich von selbst, dass diese Entwicklungen durch SaaS-Dienste und die schwer fassbare “Cloud” begünstigt werden.
Anstatt Informationen in Silos, auf Papier und Stift oder in den Köpfen der Mitarbeiter zu speichern, werden die Daten in die Cloud verlagert, wo sie für jeden im Unternehmen zugänglich sind und gemeinsam genutzt werden. Aber zugänglich und gemeinsam genutzt?
Nicht so schnell. Während dies das allgemeine Paradigma der Google-Tools ist, ist eine Sache ziemlich schwierig zu teilen: Google Kontakte. Sie finden es merkwürdig, dass Google Contacts die Freigabe von Kontakten nicht in seine Funktion für die gemeinsame Nutzung von Informationen einbezieht.
Mit Google Drive zum Beispiel kann jeder sofort ganze Ordner für beliebige Personen freigeben und festlegen, wie diese auf die Dokumente zugreifen können.
Google Contacts bietet nicht dieselbe Flexibilität wie die Standardversion. Es gibt jedoch eine Funktion zur Kontaktdelegation in Google, die die gemeinsame Nutzung von Kontakten ermöglicht.
In diesem Blogbeitrag sehen wir uns genauer an, wie diese Delegationsfunktion in der Praxis aussieht, welche Einschränkungen es bei der Kontaktdelegation gibt und worin der Hauptunterschied zwischen dieser Funktion und Shared Contacts for Gmail® besteht.
Was ist die gemeinsame Nutzung von Kontakten und warum ist sie wichtig?
Umzug von Office365 zu Google Workspace
Viele Unternehmen vollziehen den strategischen Wechsel von Microsoft zu Google-Tools. Wir wollen nicht zu persönlich werden, aber die Zusammenarbeit in Echtzeit ist immer noch ein großer Unterschied zwischen den beiden Ökosystemen. Es ist ersichtlich, welche von ihnen über native Freigabefunktionen verfügt.
Allerdings gibt es die Office-Tools schon seit einiger Zeit, und sie kennen die Anwendungsfälle, die Unternehmen für ihre Tools benötigen. In Office 365 kann man einfach Verteilerlisten erstellen.
Auf diese Weise ist es leicht möglich, eine E-Mail an eine bestimmte Untergruppe von Personen innerhalb einer Organisation zu senden. Ein Beispiel: Sie organisieren eine Weihnachtsfeier im Büro (vor der Korona oder, sagen wir, nach der COVID).
In Office 365 können Sie ganz einfach die Verteilerliste für dieses bestimmte Büro auswählen. Google hat zwar auch Gruppen, aber die Handhabung dieser Gruppen ist ganz anders.
Beschränkungen von Google Groups
Google Groups bietet viele Annehmlichkeiten – daran besteht kein Zweifel – aber es ist ziemlich fortschrittlich und kompliziert zu handhaben. Außerdem unterscheidet sie sich erheblich von der Standard-Gmail-Oberfläche, und es kann sehr zeitaufwändig sein, sich in ihre Bedienung einzuarbeiten.
Eine besondere Herausforderung stellt es dar, wenn Sie nicht der Administrator Ihres Google-Arbeitsbereichs sind oder Gmail verwenden. Andererseits sollten Sie sich auch als Administrator nicht mit minderwertigen Benutzererfahrungen zufrieden geben, nur weil Sie in der IT tätig sind.
Google selbst gibt die Adressen oder Identitäten der Mitglieder, die eine E-Mail senden oder ein Dokument mit der Gruppe teilen, nicht preis. Es kann unpraktisch sein, wenn Sie nicht wissen, wer sich in derselben Gruppe wie Sie befindet – und auf denselben Ordner zugreifen kann.
Bedeutet das, dass Sie die Verwendung von Google Groups vergessen können? Nicht wirklich! Diese Einschränkungen gelten nicht für Shared Contacts für Google Mail®, mit dem Sie Google Groups optimal nutzen können.
Lösungen für die Beschränkungen
Mit Shared Contacts für Google Mail® erhalten Sie eine vollständige Übersicht über Ihre Google-Gruppenmitglieder und können diese einfacher verwalten.
Mit der Delegationsfunktion von Google Contact können Sie festlegen, wer auf Ihre Kontakte zugreifen darf. Diejenigen, die Zugriff haben, können Kontakte aus Ihren Adressbüchern sehen, hinzufügen oder entfernen. Das bedeutet, dass Sie einer anderen Person Zugang zu Ihrem Adressbuch gewähren, was eine Reihe von Fragen zum Datenschutz und zur Datenschutzgrundverordnung aufwirft.
Manager nutzen diese Funktion meist, um ihre Kontakte an ihre Verwaltungsassistenten zu delegieren. Im Gegenzug hat der Verwaltungsassistent Zugriff auf alle Kontakte. Allerdings können die Verwaltungsassistenten die Kontakte nicht unter ihrem eigenen Konto “verwenden”. Zum Beispiel können sie die delegierten Kontakte nicht verwenden, um ihnen E-Mails über die Google Mail-Autovervollständigung zu senden, sie auf ihren Mobiltelefonen zu finden oder sie sogar über Google Kontakte oder die Google Mail-Suche zu finden).
Darüber hinaus können Sie nicht kontrollieren, welche Art von Zugriffsrechten Sie freigeben, und Sie wissen nie genau, was passiert, wenn jemand auf Ihren delegierten Google-Kontakt zugreift. Werden sie es ändern, löschen oder beibehalten?
Freigeben von Kontakten mit Shared Contacts für Gmail®: Erste Schritte
Wie unterscheidet sich die Funktion “Gemeinsame Kontakte für Google Mail” von der Funktion “Kontaktdelegation”?
Shared Contacts für Gmail®bietet seinen Nutzern ein echtes Kontaktfreigabeerlebnis. Sie können ein Etikett mit dem Namen “Vendors” oder “New York Office” erstellen und es für mehrere Nutzer oder sogar eine Google-Gruppe mit Nutzern freigeben.
Noch wichtiger ist, dass sie festlegen können, welche Zugriffsrechte meine Kollegen haben (nur lesen, bearbeiten, freigeben). Dies ist die gleiche Art und Weise, wie ich es gewohnt bin, Zugriffsrechte in anderen Google-Anwendungen zu teilen.
Wenn Sie Ihre Google-Kontakte über Gemeinsame Kontakte für Google Mail® freigeben, kann die Person, für die Sie sie freigegeben haben, diese Kontakte in Kontaktlisten oder Gruppen finden und E-Mails über die Autovervollständigung senden.
Das ist noch nicht alles. Shared Contacts für Gmail® ermöglicht die Suche nach Kontakten in allen Google-Anwendungen. Sie deckt Mobiltelefone und sogar Microsoft Outlook ab, wenn die Person, für die Sie die Kontakte freigegeben haben, Office-Tools verwendet.
Vergleich zwischen der Delegationsfunktion für Google-Kontakte und den freigegebenen Kontakten für Gmail®
| Google Kontakte Delegation | Gemeinsame Kontakte für Gmail® | |
|---|---|---|
| Was geteilt werden kann | Erlaubt nur die Freigabe von Kontakten in der Gruppe “Meine Kontakte”. | – “Meine Kontakte” (Hauptetikett) – Jedes Kontaktetikett – Google-Domain-Verzeichnis |
| Wo sie synchronisiert werden kann | Wird nicht mit Telefonen und Outlook synchronisiert. | Gemeinsame Kontakte können mit Mobiltelefonen/Tablets und Outlook synchronisiert werden. |
| Mit wem es geteilt werden kann mit | Mit Google Delegation können Sie nur Nutzern in Ihrer Domäne Zugriff gewähren. | Mit Shared Contacts für Google Mail können Sie Kontakte mit Ihren Domain-Benutzern, Sub-Domains, externen Domains und gmail.com-Benutzern teilen. |
| Integration mit Anwendungen von Drittanbietern | Delegierte Kontakte können in Anwendungen von Drittanbietern nicht gefunden werden | Freigegebene Kontakte können mit Anwendungen wie Whatsapp, Ringcentral, Zoho CRM und mehr als 3000 Anwendungen synchronisiert werden. |
| Berechtigungen | Es gibt keine Möglichkeit, irgendwelche Einschränkungen festzulegen. Lässt nur den “Bearbeitungsmodus” für alle zu. Keine Granularität bei den Berechtigungen. | Eigentümer können zwischen den folgenden Berechtigungen wählen, wenn sie ein Kontakt-Label freigeben. – Nur Ansicht – Redakteure – Kann löschen – Kann weitergegeben werden – Eigentum übertragen |
| Suche nach Kontakten | Auf delegierte Kontakte kann nur in der Google-Kontakte-Benutzeroberfläche und nicht über die Suche zugegriffen werden (der Delegierte muss nach unten scrollen, bis er die delegierten Kontakte findet) | Freigegebene Kontakte können von anderen Mitwirkenden in Google Kontakte über die Liste gesehen werden und Suchfunktion. |
| Autovervollständigung in Google Mail, Drive, Kalender und anderen Geräten | Delegierte Kontakte werden nicht im Autovervollständigungsmodus von Google Mail oder Google Drive angezeigt. | Gemeinsame Kontakte erscheinen in – Gmail-Empfängerfeld – Google Mail-Seitenleiste – Automatische Vervollständigung des Laufwerks – Antrieb Seitenleiste – Kalender automatisch vervollständigen – Kalender-Seitenleiste – mobile Geräte – Anwendungen von Drittanbietern wie Whatsapp, Slack, Zoom, usw. |
| Kontakt Backup | Wenn ein Delegierter einen Kontakt löscht, können Sie ihn innerhalb der 30-tägigen Schonfrist von Google Contacts wiederherstellen. | Sie können gelöschte gemeinsame Kontakte ohne Zeitbeschränkung wiederherstellen. |
Sie können Shared Contacts für Google Mail als Mini-CRM verwenden, das nicht den Preis eines CRM hat. Natürlich können Sie die Funktion “Delegieren” in dieser Hinsicht nicht verwenden. Lesen Sie mehr darüber in unserem Blog: CRM-Alternativen zur Steigerung der Produktivität Ihres Vertriebsteams .
Die Google-Delegationsfunktion eignet sich eher, wenn Sie möchten, dass jemand Ihre Kontakte verwaltet und bearbeitet. Wenn Sie wirklich bestimmte Kontakte freigeben und kontrollieren möchten, wer Zugriff auf diese Kontakte hat, sollten Sie Shared Contacts for Gmail® ausprobieren.
