La principale contribution des solutions Google Workspace pour les entreprises du monde entier est le degré d’efficacité qu’elles génèrent.
Pouvez-vous imaginer qu’il y a 30 ans, vous travailliez en temps réel avec un collègue qui se trouvait à l’autre bout du monde ? Les gens utilisent des machines à écrire avec du papier carbone et envoient des documents par la poste. Il faudra des semaines, voire un mois, pour obtenir une réponse.
Aujourd’hui, la productivité, le développement technique et les possibilités ont énormément augmenté, et Google est l’un des principaux outils.
Et c’est sans compter sur la pandémie mondiale qui a fait passer les outils de collaboration à distance du statut de « cool à avoir » à celui d’outils critiques pour l’entreprise. Que serions-nous aujourd’hui sans Zoom, Slack et Google (et oui, sans doute Office365 aussi) ?
Il va sans dire que ces développements sont facilités par les services SaaS et l’insaisissable « nuage ».
Au lieu d’avoir des informations en silos, sur papier ou dans la tête des gens, les données se déplacent vers le nuage, accessibles et partagées par tout le monde au sein de l’organisation. Accessible et partagé, cependant ?
Pas si vite. Bien qu’il s’agisse du paradigme général des outils Google, une chose est assez difficile à partager : Google Contacts. Vous pouvez trouver curieux que Google Contacts n’inclue pas le partage de contacts dans sa fonction de partage d’informations.
Par exemple, Google Drive permet à chacun de partager instantanément des dossiers entiers avec qui il veut et de définir les modalités d’accès à ces documents.
Google Contacts n’offre pas d’emblée la même flexibilité. Toutefois, Google propose une fonction de délégation de contact qui permet de partager les contacts.
Dans cet article de blog, nous allons examiner de plus près la manière dont cette fonction de délégation se présente en pratique, les limites de la délégation de contacts et la principale différence entre cette fonction de délégation de contacts et les Contacts partagés pour Gmail®.
Qu’est-ce que l’échange de contacts et pourquoi est-il important ?
Passer d’Office365 à Google Workspace
De nombreuses entreprises passent stratégiquement des outils Microsoft à ceux de Google. Il n’est pas nécessaire d’être trop personnel, mais la collaboration en temps réel reste une grande différence entre les deux écosystèmes. Il est visible que l’un d’entre eux est doté de capacités de partage natives.
Cela dit, les outils Office existent depuis un certain temps et ils connaissent les cas d’utilisation des entreprises en ce qui concerne leurs outils. Dans Office 365, il suffit de créer des listes de distribution.
Il est ainsi possible d’envoyer facilement un courriel à un sous-ensemble spécifique de personnes au sein d’une organisation. Par exemple, vous organisez une fête de Noël au bureau (pré-corona ou, disons, post-COVID).
Dans Office 365, vous pouvez facilement sélectionner la liste de distribution pour ce bureau spécifique. Google dispose également de groupes, mais leur gestion est assez différente.
Limites de Google Groups
Google Groups offre de nombreuses commodités – cela ne fait aucun doute – mais il est assez avancé et compliqué à gérer. En outre, il diffère considérablement de l’interface standard de Gmail, et l’apprentissage de son utilisation peut facilement prendre du temps.
Il s’agit d’un défi particulier si vous n’êtes pas l’administrateur de votre espace de travail Google ou si vous n’utilisez pas Gmail. D’autre part, même si vous êtes un administrateur, ce n’est pas parce que vous êtes dans l’informatique que vous devez vous contenter d’une expérience utilisateur de qualité inférieure.
Google lui-même ne révèle pas l’adresse ou l’identité des membres qui envoient un courrier électronique ou partagent un document avec le groupe. Cela peut être gênant si vous ne savez pas qui fait partie du même groupe que vous – et peut accéder au même dossier.
Cela signifie-t-il que vous pouvez oublier d’utiliser Google Groups ? Pas vraiment ! Ces limitations ne s’appliquent pas aux Contacts partagés pour Gmail®, qui vous permettent d’exploiter au mieux les groupes Google.
Solutions aux limites
Avec Contacts partagés pour Gmail®, vous bénéficiez d’une visibilité totale sur les membres de votre groupe Google, ce qui en facilite la gestion.
La fonction de délégation de Google Contact vous permet de sélectionner les personnes autorisées à accéder à votre contact. Les personnes auxquelles l’accès est accordé peuvent voir, ajouter ou supprimer des contacts de vos carnets d’adresses. Cela signifie que vous donnez accès à votre carnet d’adresses à quelqu’un d’autre, ce qui pose toute une série de questions relatives à la protection de la vie privée et au GDPR.
Les cadres utilisent principalement cette fonction pour déléguer leurs contacts à leur assistant administratif. De son côté, l’assistant administratif aura accès à tous les contacts. Cependant, les assistants administratifs ne pourront pas « utiliser » les contacts sous leur propre compte. Par exemple, ils ne peuvent pas utiliser les contacts délégués pour leur envoyer des courriels à l’aide de la saisie semi-automatique de Gmail, les trouver sur leur téléphone portable, ou même les trouver par le biais de Google Contacts ou de la recherche Gmail) pour eux-mêmes.
En outre, vous ne pouvez pas contrôler le type de droits d’accès que vous partagez, et vous ne savez jamais vraiment ce qui se passe lorsque quelqu’un accède à votre contact Google délégué. Le modifieront-ils, le supprimeront-ils ou le laisseront-ils tel quel ?
Comment partager mes contacts avec Contacts partagés pour Gmail® : Mise en route
En quoi les Contacts partagés pour Gmail diffèrent-ils de la fonction de délégation de contacts ?
Shared Contacts for Gmail®offre à ses utilisateurs une véritable expérience de partage de contacts. Ils peuvent créer une étiquette intitulée « Vendeurs » ou « Bureau de New York » et la partager avec plusieurs utilisateurs ou même un groupe Google contenant des utilisateurs.
Plus important encore, ils peuvent définir les autorisations d’accès dont disposent mes collègues (lecture seule, modification, partage). Je suis habitué à partager les droits d’accès dans d’autres applications Google.
Si vous partagez vos contacts Google via Contacts partagés pour Gmail®, la personne avec laquelle vous les avez partagés pourra les retrouver dans des listes de contacts ou des groupes et envoyer des courriers électroniques via la fonction d’auto-complétion.
Cela ne s’arrête pas là. Contacts partagés pour Gmail® permet de rechercher des contacts à partir de toutes les applications Google. Il couvre les téléphones portables et même Microsoft Outlook, si la personne avec laquelle vous avez partagé les contacts utilise des outils Office.
Comparaison entre la fonction de délégation de Google Contacts et les contacts partagés pour Gmail®.
| Délégation Google Contacts | Contacts partagés pour Gmail® | |
|---|---|---|
| Ce qui peut être partagé | Permet uniquement le partage des contacts du groupe « Mes contacts ». | – Mes contacts » (étiquette principale) – Chaque étiquette de contact – Répertoire de domaine Google |
| Où il peut être synchronisé | Ne se synchronise pas avec les téléphones et Outlook. | Les contacts partagés peuvent être synchronisés avec les téléphones portables, les tablettes et Outlook. |
| Avec qui il peut être partagé avec qui | Avec Google Delegation, vous ne pouvez donner accès qu’aux utilisateurs de votre domaine. | Avec Contacts partagés pour Gmail, vous pouvez partager des contacts avec les utilisateurs de votre domaine, les sous-domaines, les domaines externes et les utilisateurs de gmail.com. |
| Intégration avec des applications tierces | Les contacts délégués ne peuvent pas être trouvés dans des applications tierces | Les contacts partagés peuvent être synchronisés avec des applications telles que Whatsapp, Ringcentral, Zoho CRM et plus de 3000 applications. |
| Autorisations | Il n’y a aucun moyen de fixer des restrictions. N’autorise que le « mode édition » pour tout le monde. Aucune granularité sur les permissions. | Les propriétaires peuvent choisir entre les autorisations suivantes lorsqu’ils partagent un libellé de contact. – Afficher uniquement – Rédacteurs en chef – Peut supprimer – Peut être partagé – Transfert de propriété |
| Recherche de contacts | Les contacts délégués ne sont accessibles que dans l’interface Google Contacts et non via la recherche (le délégué doit faire défiler vers le bas jusqu’à ce qu’il trouve les contacts délégués) | Les contacts partagés peuvent être vus par d’autres collaborateurs dans Google Contacts par le biais de la liste et fonction de recherche. |
| Autocomplétion dans Gmail, Drive, Calendar et d’autres appareils | Les contacts délégués n’apparaissent pas dans le mode de saisie semi-automatique de Gmail ou de Google Drive. | Les contacts partagés apparaissent dans – Champ destinataire Gmail – Barre latérale Gmail – Compléments d’information sur la conduite – Barre latérale de conduite – Calendrier autocomplet – Barre latérale du calendrier – appareils mobiles – des applications tierces telles que Whatsapp, Slack, Zoom, etc. |
| Sauvegarde de contact | Si un délégué supprime un contact, vous pouvez le restaurer pendant la période de grâce de 30 jours de Google Contacts. | Vous pouvez restaurer des contacts partagés supprimés sans limite de temps. |
Vous pouvez utiliser Contacts partagés pour Gmail comme un mini-CRM qui ne coûtera pas le prix d’un CRM. Il est évident que vous ne pouvez pas utiliser la fonction de délégation à cet égard. Pour en savoir plus, consultez notre blog : Des alternatives au CRM pour stimuler la productivité de votre équipe de vente .
La fonction de délégation de Google est plus utile si vous souhaitez que quelqu’un gère et modifie vos contacts. Si vous souhaitez vraiment partager des contacts spécifiques et contrôler l’accès à ces contacts, n’hésitez pas à essayer Contacts partagés pour Gmail®.
