Contactbeheer maakt efficiënte samenwerking tussen teams mogelijk om leads en klanten af te handelen. Het vinden van de juiste app voor contactbeheer kan een uitdaging zijn, vooral omdat er tientallen beschikbaar zijn op de markt.
Naar CRM of niet naar CRM?
Contactbeheer kan zo eenvoudig zijn als een spreadsheet of zo complex als software voor klantenrelatiebeheer (CRM). Dan zijn er nog stand-alone apps voor contactbeheer.
De spreadsheets hebben je misschien goed gediend. Dan nog, het ontdekken van contact management apps dienen u beter. Apps voor het beheren van contacten maken de toegang tot uw contacten gemakkelijker dan een lijst uit een spreadsheet. Het elimineert ook de vervelende taak van het kopiëren / plakken van elk item uit de lijst met contacten naar uw e-mail of messaging app.
Maar zoals eerder vermeld, kan het kiezen van de juiste CRM’s ingewikkeld zijn. Het biedt een groot aantal andere diensten dan contactbeheer. Helaas is dit misschien niet de beste keuze voor kleine en startende bedrijven. Als u een contactbeheersysteem in gedachten hebt, kunt u daarvoor beter gewoon een stand-alone software aanschaffen.
Het onboardingproces voor een CRM brengt ook aanzienlijke kosten met zich mee. Bovendien kost het tijd en geld om het systeem in te voeren. Dit komt bovenop de individuele maandelijkse betaling van elke CRM-zetel.
Lees meer: Hoe geld besparen op CRM
De checklist voor contactbeheer-apps
Er zijn veel apps voor contactbeheer beschikbaar op de markt. Hieronder staan enkele aanwijzingen die u zullen helpen bij de beslissing welke app voor contactbeheer het beste voor u is.
1. Deel Contacten zoals je Google Docs deelt
De mogelijkheid om contactlijsten te delen moet de prioriteitsfunctie zijn voor apps voor contactbeheer. Ongecompliceerde samenwerking is de sleutel tot productiviteit.
Het marketingteam heeft bijvoorbeeld een contactlijst voor de leads gegenereerd. Meestal worden contactlijsten geschreven in een Google Doc of Sheet. In plaats daarvan kan het marketingteam de vermeldingen gewoon rechtstreeks in hun Google Contacts aanmaken. Vervolgens kunnen ze die contactgroep delen met het verkoopteam. Het verkoopteam hoeft de contactgegevens dan niet meer opnieuw in te voeren. Dankzij de app is het direct beschikbaar in hun contacten.
Bijgevolg moeten, net als in Google Docs, ook de machtigingen goed worden toegewezen. Het instellen van de juiste machtigingen zorgt ervoor dat alleen bevoegde teamleden de lijst met contactpersonen kunnen bewerken, verwijderen of zelfs opnieuw delen.
2. Integreert met honderden apps
Kies de app voor contactbeheer die de gedeelde contacten laat verschijnen in de autofill op het ontvangersveld met zoveel mogelijk berichtenplatforms. Dit biedt u het gemak dat u niet langer tussen apps hoeft te schakelen om de contactgegevens te kopiëren/plakken.
U communiceert bijvoorbeeld meestal met uw klant, Lisa, via e-mail. Toen vroeg ze om het gesprek voort te zetten via Whatsapp. Je werkt Lisa’s contactinformatie direct in je inbox bij. Wanneer u uw Whatsapp op uw telefoon opent, hoeft u alleen de eerste letter of twee van haar naam in te typen. De autocomplete op de naam van de Whatsapp ontvanger zal haar nummer daar plaatsen.
3. Organiseert uw contacten
Contacten zijn standaard alfabetisch gerangschikt. Met een contactmanager kunt u mappen maken die u kunt labelen volgens uw voorkeuren.
Zo kunt u persoonlijke contacten scheiden van zakelijke contacten. Het geeft u ook de mogelijkheid om zakelijke contacten verder onder te verdelen in leveranciers, kantoorgenoten, klanten, enz.
Stel dat u door uw contacten bladert om de naam van uw nieuwe contactpersoon te onthouden. U hoeft niet langer uw hele contactenbestand te scannen als u ze goed gelabeld hebt. Open gewoon die specifieke labelmap waar je denkt dat je ze hebt neergelegd. Het zal makkelijker zijn om hem te vinden tussen tientallen, in plaats van honderden contacten.
Lees meer: Tips om je contactpersonen te organiseren
4. Bewaart meer dan contactgegevens
Soms heb je meer nodig dan alleen de contactgegevens. Korte geheugensteuntjes zoals “bel niet op dinsdag” of “vraag naar haar kat” kunnen veel betekenen bij het ontwikkelen van een goede verstandhouding tussen u en uw klant.
Er zijn apps die je de ruimte geven om meer in te voeren dan telefoonnummers, e-mailadressen en verjaardagen. De mogelijkheid om korte beschrijvingen en relevante details toe te kennen geeft u een beter inzicht in dat contact. Dit kan zich vertalen in een goede zakelijke deal.
Lees meer: Google Contacten Notities vs Gedeelde Contacten voor Gmail Reacties
5. Unieke eigenschap
Elke app voor contactbeheer heeft zijn eigen exclusieve factor. Als je een tabel maakt voor de verschillende apps, kun je de prijzen en functies naast elkaar leggen. Dan zijn er een paar details die de ene app wel heeft en de andere niet.
Dit kan de spelbreker zijn. Als alle apps hetzelfde geprijsd zijn en je denkt dat alle gebruikersinterfaces enigszins op elkaar lijken, dan kan de unieke functie de doorslag geven.
Een van de unieke kenmerken van Shared Contacts for Gmail© is dat u uw collega’s direct onder de contactpersoon kunt vermelden. U kunt uw collega eraan herinneren dat u een contactpersoon direct vanuit deze app hebt bijgewerkt. U hoeft de app niet te verlaten om uw collega te informeren over de wijzigingen.
6. Voldoet aan de privacyvoorschriften
Gegevensbescherming is een cruciaal aspect van het bedrijf. Contacten maken deel uit van de immateriële activa van het bedrijf. Daarom moet het ook met de grootst mogelijke veiligheid worden behandeld.
Zorg ervoor dat de app die u kiest voldoet aan privacyregelgeving zoals GDPR en CCPA. Elk bedrijf dat effectief en veilig wil werken, moet zijn gegevens beschermen tegen frauduleuze activiteiten. Hacken, phishing en zelfs identiteitsdiefstal moeten worden voorkomen. De door de bovengenoemde organisaties vastgestelde veiligheidsparameters zijn dus overal relevant. Je moet er niet alleen in Europa of Californië van genieten.
7. Controleer plannen voor gegevensback-up
Je weet nooit wanneer het noodlot toeslaat. Het wissen van contacten, per ongeluk of opzettelijk, kan het bedrijf schade berokkenen. Contactbeheersystemen bieden gewoonlijk een gegevensback-up als een van hun functies. De deal breaker hier is hoe lang ze back-ups bewaren en hoe gemakkelijk je ze kunt vertellen om ze volledig te verwijderen.
Houd er rekening mee dat onbeperkte tijd voor gegevensherstel belangrijk is. De wetenschap dat u uw gegevens kunt herstellen, wat er ook gebeurt, geeft u gemoedsrust over ten minste één aspect van uw bedrijf.
8. Budgetvriendelijk
Last but definitely not least, koop de app die voordelig is maar aan uw behoeften voldoet. De prijsklasse van apps voor contactbeheer kan vergelijkbaar zijn met elkaar, dus je moet de gegeven aanwijzingen hierboven overwegen.
Dit is ook de belangrijkste reden waarom CRM niet de beste oplossing is als je contactbeheer nodig hebt zonder rapportage en gegevensanalyse. Apps voor contactbeheer zijn meestal ongeveer 10% van een CRM-vestiging, maar dat betekent niet dat hun waarde ook zo klein is.
Als u deze bruikbare gids volgt over hoe u uw Google Workspace als CRM kunt gebruiken, hebt u misschien niet zo snel een CRM nodig. U hoeft geen last te hebben van de verborgen kosten van CRM.
Kortom, bij het kiezen van de juiste app voor contactbeheer moet je rekening houden met bruikbaarheid, compatibiliteit, organisatiemogelijkheden, gegevensbeveiliging en feedback van gebruikers. Het is belangrijk om een app te kiezen die aansluit bij je specifieke behoeften en voorkeuren, of je nu persoonlijke contacten beheert, professionele relaties of beide. Als je de tijd neemt om verschillende opties te onderzoeken en te testen, kun je de beste app voor contactbeheer voor jouw situatie vinden.
