Wat is contactbeheer?

Contactbeheer betekent het opslaan, organiseren, beveiligen en volgen van contactinformatie over uw prospects en klanten, verkoopleads, verkopers, partners, belanghebbenden, werknemers, (de lijst gaat maar door) en deze gemakkelijk beschikbaar maken voor alle leden van uw organisatie.

Dus eigenlijk iedereen waarmee uw bedrijf contact heeft.

In zijn eenvoudigste vorm kan contactbeheer met alles worden gedaan (zoals een Excel-sheet), maar veel bedrijven besluiten hiervoor specifieke software te gebruiken, zoals een CRM, gewoon om alles vlotter en efficiënter te laten verlopen.

Contactbeheer betreft alle bedrijven, organisaties en zelfs individuen die om de een of andere reden een groot of steeds groeiend aantal contacten moeten bijhouden en gebruiken.

Het is ook cruciaal om ervoor te zorgen dat alle persoonlijke gegevens die u verzamelt veilig en gezond zijn, en daarom moet u over de juiste hulpmiddelen beschikken.

In dit artikel overlopen we alles wat met contactbeheer te maken heeft, van het waarom tot het praktische hoe.

Waarom is contactbeheer belangrijk?

Er zijn meerdere redenen, maar de belangrijkste vanuit zakelijk oogpunt is: Als u uw contacten in een gecentraliseerd (bij voorkeur cloudgebaseerd) systeem hebt opgeslagen, draait uw hele organisatie efficiënter.

Door uw contacten op te slaan in een centrale, kan uw hele organisatie efficiënter werken.

Het centraliseert de contactinformatie

Hoe?
Nou, om te beginnen hoeft uw team geen tijd te verspillen met het zoeken naar de juiste locatie om de contactinformatie te vinden die ze nodig hebben of met contacten die al door andere leden van hun organisatie worden behandeld, waardoor elk teamlid gedeeltelijke informatie over één contactpersoon vasthoudt. De een heeft bijvoorbeeld het mobiele nummer van de contactpersoon, de ander de vaste lijn, en weer een ander waardevolle notities over de contactpersoon, maar niemand in de organisatie heeft al deze informatie bij elkaar.

Het maakt contactinformatie altijd actueel en samenwerkend

Wanneer een organisatie contacten beheert, zijn alle contacten – en hun informatie – gecentraliseerd en beschikbaar voor iedereen in uw team om te zien en bij te werken.

Contactgegevens van een specifieke persoon zullen altijd up-to-date zijn, en ze kunnen voortdurend in real-time worden bijgewerkt door geautoriseerde gebruikers.

Wanneer contactgegevens over gebruikers worden verspreid, kan de organisatie gemakkelijk de controle over deze gegevens verliezen en vervolgens worden gestolen of verloren. Door informatie te centraliseren met een betrouwbaar back-upsysteem kunt u ervoor zorgen dat u precies weet waar de gegevens zijn opgeslagen en wie erbij kan.

Het helpt persoonlijke gegevens te beschermen en maakt uw organisatie compliant

Dit maakt het beheer van GDPR en andere privacyregels eenvoudiger. Door alle gegevens op één centrale locatie te hebben waar u precies weet wie erbij kan, kunt u ervoor zorgen dat ze veilig blijven. Als iemand bijvoorbeeld zijn gegevens wil laten verwijderen, verwijdert u die gewoon op één plaats zonder dat u tien afzonderlijke adresboeken en opslagplaatsen hoeft te doorlopen.

U zult ook uw klanten beter begrijpen.

Door een aantal gegevens over uw klanten op te slaan, zoals demografische gegevens en hun eerdere interacties met u, kunt u het gedrag van uw klanten tijdens elke stap van de verkooptrechter beter begrijpen.

Anderzijds is het ook een grote verantwoordelijkheid voor uw organisatie om al die informatie op te slaan en ervoor te zorgen dat ze veilig is.

Het verbetert uw klantrelaties

Met informatie over uw klanten kunt u echter ook uw algemene klantervaring verbeteren. U kunt gemakkelijk een persoonlijk tintje geven aan alle interacties wanneer u weet hoe een klant in het verleden met u omging.

Het bespaart veel werkuren en maakt uw team productiever.

Niet te vergeten dat contactbeheer uw team echt tijd en geld kan besparen.

Als u de juiste synchronisatietools instelt, wordt uw hele team productiever door toegang tot contactgegevens en het bijwerken ervan, vanaf elke software of apparaat.

Zo hoeft u geen contactinformatie te kopiëren-plakken of tijd te besteden aan het bijwerken van informatie op verschillende plaatsen.

Wanneer alle contacten en hun informatie veilig op één plaats staan, kan uw team gemakkelijk op één lijn komen en zonder gedoe samenwerken aan de contacten.

Voor wie is contactbeheer bedoeld?

Laten we het gewoon zeggen: Contactbeheer is essentieel voor elke organisatie.

Contactbeheer is essentieel voor alle organisaties

Van kleine bedrijven tot Fortune 500, iedereen moet contacten beheren en organiseren. Vooral als u ervoor wilt zorgen dat uw teams goed presteren en uw gegevens veilig zijn.

Het is niet alleen voor grote organisaties of bedrijven. Het is eigenlijk een integraal onderdeel van een groot aantal verschillende gebieden, waaronder:

  • Organisaties uit de openbare sector
  • Transport, of elke sector die een vloot behandelt die alle contacten beschikbaar moet hebben
  • Onderwijssector (scholen, universiteiten)
  • Clubs, sportteams en organisaties
  • Planning van evenementen (zowel op grotere schaal als voor particulieren die een huwelijk of andere grotere bijeenkomsten plannen)
  • Makelaars en advocatenkantoren
  • Religieuze instellingen en non-profitorganisaties
  • Iedereen die te maken heeft met een groot aantal contacten die moeilijk bij te houden zijn zonder een goed systeem of proces.

CRM-software, contactbeheersystemen en andere hulpmiddelen voor contactbeheer

Zoals reeds vermeld, kan contactbeheer gemakkelijk gebeuren met een gedeelde spreadsheet zoals Google Sheets of Microsoft Excel. Dit is vooral nuttig als uw organisatie niet veel contacten in uw database heeft.

U kunt eenvoudig de relevante informatie toevoegen aan de relevante vakjes in uw spreadsheet en deze onderweg bijwerken, zodat iedereen toegang heeft tot het document wanneer dat nodig is.

Maar met meer contacten en verschillende contactlijsten en adresboeken heb je misschien iets meer nodig.

de meest voorkomende manieren waarop bedrijven en organisaties hun contacten beheren

Laten we een paar van de meest voorkomende manieren doornemen waarop bedrijven en organisaties hun contacten beheren.

1. Een gedeelde bedrijvengids

Dit verwijst meestal naar een Active Directory, LDAP of een Google Workspace-domeindirectory.

De IT-afdeling van de organisatie onderhoudt meestal dit soort bedrijvengids, en deze bevat doorgaans de gegevens van de werknemers, mailinglijsten en enkele externe contacten.

Deze contacten zijn doorgaans toegankelijk in e-mails en intranetten, maar zelden in mobiele contactapps of andere toepassingen.

Ze zijn doorgaans ook niet beschikbaar wanneer de gebruiker offline is.

Een andere belangrijke beperking is dat ze alleen door admins of IT-personeel kunnen worden aangemaakt, bewerkt en bijgewerkt.

In dit scenario kan een dergelijk rigide systeem behoorlijk ingewikkeld worden, en de implementatie van het delen van externe contacten kan kostbaar zijn. En als er meerdere domeinen of vestigingen bij betrokken zijn, wordt het nog moeilijker.

2. Een CRM gebruiken

Met een CRM kunt u het beheer van contacten gemakkelijker maken, omdat ze ontworpen zijn voor contactbeheer. Zo bieden ze vele functionele functies om u te helpen.

Je kunt bijvoorbeeld:

  • Een onbeperkte hoeveelheid contacten hebben
  • Organiseer die contacten per bedrijf of type
  • Processen en interacties met klanten automatiseren
  • Klantrelaties afhandelen van het genereren van leads tot het sluiten van deals
  • Orders en facturen beheren

Het is echter niet allemaal zonneschijn en bloemen.

Wat CRM iets complexer maakt, is hun sterkere focus op marketing- en verkoopactiviteiten.

Eerst en vooral moet u uw hele team vertrouwd maken met nieuwe software, en soms kan het inwerk- en opleidingsproces vrij duur worden, aangezien de meeste CRM’s honderden functies hebben om te leren kennen – om nog maar te zwijgen van de kosten van elke afzonderlijke CRM-stoel die u koopt.

Ook zijn CRM’s meestal niet gesynchroniseerd met alle andere apps die je gebruikt, zoals je e-mailsysteem, WhatsApp, je mobiele telefooncontacten, enzovoort.

Verschillende soorten CRM’s zijn ontworpen voor verschillende soorten organisaties. HubSpot kan bijvoorbeeld worden gebruikt voor kleinere teams die willen groeien, en Salesforce is een goede optie voor grote organisaties met grote teams en grootschaliger behoeften aan contactbeheer.

3. Een online contactbeheersysteem

Een andere oplossing waar veel organisaties voor kiezen is een contactbeheersysteem of een gedeelde contactmanager die speciaal voor dit doel is ontworpen.

Met dit soort systemen kunt u:

  • Uw contacten gecentraliseerd op één plaats
  • Meerdere gedeelde adresboeken organiseren
  • Geef gebruikers toestemming om nieuwe contacten in het systeem te delen of gedeelde contacten bij te werken.
  • Gebruik ze in offline modus
  • Integreren met verschillende directories en met meerdere domeinen
  • Integreren met Cloud platforms zoals Google Workspace of Office 365
  • Integreren met alle tools die uw organisatie gebruikt die met contacten te maken hebben (e-mailsystemen, mobiele telefoons, IM-systemen, IP-telefoons, enzovoort)
  • Laat teams hun eigen gedeelde adresboeken beheren
  • Contacten beveiligen door wijzigingen te controleren en een back-up te maken of te herstellen
  • Voldoen aan privacyregels zoals GDPR

En meestal zijn sommige daarvan geïntegreerd in veel van de hulpmiddelen die uw team al gebruikt, zodat er geen opleiding of organisatorische verandering voor nodig is.

Met dit type tool kunt u de voordelen van een CRM voor uw hele organisatie krijgen zonder dat u veel geld hoeft te betalen voor CRM-stoelen.

Een tool als Shared Contacts for Gmail® is een eenvoudige manier om Google-contacten te centraliseren, te delen en te beheren met uw hele team.

Iedereen heeft toegang tot deze contacten in tools die ze al gebruiken, zoals Google Contacten, Gmail, hun mobiele contactenboek, Google Drive of Docs, WhatsApp, hun VoIP-systeem, enzovoort. Zo kan uw team de aanschaf van nieuwe tools of het inwerken van uw hele team op een nieuw systeem overslaan.

Lees meer
“CRM-alternatieven om de productiviteit van uw verkoopteam te verhogen”

Beste praktijken in contactbeheer

Laten we vervolgens een paar best practices doornemen. Deze vormen een integraal onderdeel van het proces om uw contacten goed op te slaan en te beheren.

integraal onderdeel van het opslaan en beheren van uw contacten

❤️ Verzamel dezelfde relevante informatie van al uw contacten.

Dit kunnen dingen zijn als naam, locatie, titel, e-mail, enzovoort.

Op die manier hebt u altijd dezelfde informatie over iedereen in uw database en hoeft u niet op zoek te gaan naar extra informatie wanneer u die nodig hebt.

❤️ Deel alle relevante contactinformatie met je team.

Wanneer er geen goed proces is voor contactbeheer, raken de zaken vaak in silo’s verdeeld.

Uw teamleden hebben misschien hun eigen adresboeken, en wanneer het telefoonnummer van een van hun contactpersonen verandert, werkt slechts één persoon het nummer bij in zijn eigen adresboek, waardoor de rest van het team met een verouderd telefoonnummer blijft zitten.

Om dit te voorkomen, zorg ervoor dat je team een systeem heeft dat alle contactinformatie synchroniseert (en bijwerkt), zodat het beschikbaar is voor iedereen die het nodig heeft.

❤️ Maak contacten toegankelijk voor alle teams die met hen moeten interageren.

Beperk het delen van contacten niet alleen tot uw verkoopteam. Het delen van contacten gebeurt vaak via CRM-tools, waarbij de toegang tot deze contacten wordt beperkt tot het personeel dat over een betaalde licentie beschikt.

CRM’s kunnen duur zijn, en als u geen CRM-stoelen voor uw hele team wilt kopen, moet u alternatieve, geïntegreerde tools overwegen waarmee u contacten kunt delen met uw hele team, ongeacht of ze een CRM-stoel hebben of niet.

❤️ Kies een oplossing voor contactbeheer die integreert met de meeste tools die worden gebruikt om contacten te verwerken.

Denk aan zaken als de meest voorkomende e-mailsystemen, mobiele telefoonboeken, instant messaging apps zoals Whatsapp of Telegram, of VoIP-systemen zoals RingCentral of Twilio.

Oplossingen implementeren waarbij uw gebruikers slechts één specifieke toepassing of software moeten gebruiken, is vaak geen goed idee omdat ze niet geïntegreerd zijn met uw andere tools.

❤️ Verlies je contacten nooit meer uit het oog.

Regelgeving zoals GDPR u verantwoordelijk maken voor de persoonsgegevens die u bewaart. U moet precies weten en begrijpen waar deze gegevens in uw IT-infrastructuur zijn opgeslagen als iemand zijn gegevens uit de instantie wil laten verwijderen.

Met dubbele contacten over verschillende gebruikersaccounts is het onmogelijk om al deze gegevens onder controle te houden. Dit is waar een contactbeheersysteem u zal helpen.

❤️ Regel de toegang, machtigingen en zichtbaarheid van verschillende contactlijsten.

Het is essentieel om ervoor te zorgen dat de juiste mensen toegang hebben tot de juiste contacten en deze bijwerken, om te voorkomen dat er gegevens uitlekken of dat er misbruik wordt gemaakt van de persoonlijke gegevens van uw contacten.

❤️ Sla geen contacten op fysieke apparaten op.

Flashcards, USB-sleutels, mobiele apparaten of Excel-bladen op harde schijven lijken misschien geweldige plaatsen om spullen op te slaan, maar wat als de apparaten kapot gaan of verloren raken? Het maakt het ook extreem moeilijk om compliant te blijven met GDPR en soortgelijke regelgeving.

❤️ En tot slot, vergeet niet je contacten te koesteren.

Veel organisaties vergeten hun contacten zodra ze aan de database zijn toegevoegd. Zorg ervoor dat u met uw contacten praat en een goede relatie met hen onderhoudt.

Een (niet zo) snelle checklist om u te helpen aan de slag te gaan met contactbeheer

Hier is een handige checklist voor u wanneer u uw contacten gestructureerd wilt gaan beheren.

Checklist-illustratie

Zoek uit hoe uw contacten in uw organisatie worden gebruikt.

Focus op: Wie gebruikt ze? Wie bewaart en welke contacten? Hoe worden ze gebruikt? Met welk doel? Op wat voor soort software en apparaten?

✅ Begrijp de belangrijkste pijnpunten die uw activiteiten op het gebied van contactbeheer vertragen.

Focus op: Maken en updaten verschillende gebruikers van uw organisatie dezelfde contacten? Voegen gebruikers soms dezelfde contacten toe aan verschillende software? Zijn er situaties waarin gebruikers contacten verliezen?

Zijn er situaties waarin gebruikers geen toegang hebben tot contactpersonen of voortdurend contactinformatie moeten vragen aan hun collega’s?

Zijn er situaties waarin gebruikers geen toegang hebben tot contactpersonen of voortdurend contactinformatie moeten vragen aan hun collega’s?

✅ Ontdek uw huidige contactbeheerpraktijken.

Focus op: Welke contactinformatie slaat u op over contacten? Heeft u een centrale contactbank? Zo ja, wie beheert het en wie kan eraan bijdragen? Wie heeft er toegang toe? Wat zijn haar grenzen? Geeft het overal toegang tot deze contacten?

Hoe categoriseert u uw contacten: Klantcontacten, verkopers, prospects, partners, enzovoort? Weet u waar contactgegevens en persoonsgegevens zich bevinden?

Wat is de aard van de informatie die u over uw contacten opslaat? (basisinformatie, notities, interacties en dergelijke).

Zoek uit wat voor jou de beste oplossing is.

Focus op: Heeft u toegang tot uw contacten nodig op meerdere apparaten en software? Moet u uw processen – zoals e-mails, offertes of facturen – met uw contacten automatiseren? Hoeveel gebruikers hebben dit nodig?

Wie en hoeveel mensen in uw organisatie moeten toegang hebben tot gedeelde contacten? Moet u alleen Google-contacten delen (als u op Google Workspace zit)? Wat voor soort contacten moet u delen: intern, extern of beide?

Zorg ervoor dat u een oplossing kiest die minimale tot geen training vereist. De oplossing die u kiest moet integreren met tools die mensen dagelijks gebruiken.

✅ Overweeg cloud-gebaseerde oplossingen – in tegenstelling tot on-premise oplossingen – voor uw behoeften op het gebied van contactbeheer.

Focus op: Moeten uw verkoop- en marketingteams hun processen automatiseren? Overweeg de installatie van een CRM – zoals Salesforce, Zoho of HubSpot CRM.

Een CRM kan u helpen bij veel dagelijkse handelingen, zoals configuraties, het aanmaken van verkooporders en facturen, het beheren van uw marketingcampagnes, enzovoort. Dit betekent dat alleen de gebruikers die deze acties moeten uitvoeren een CRM-licentie nodig hebben, en de rest kan zonder.

Andere leden van uw organisatie kunnen een eenvoudige connector nodig hebben om toegang te krijgen tot alle gedeelde contacten – niet alleen klanten en prospects, maar ook andere teamleden, verkopers, partners, enzovoort.

Begin klein.

Een veelgemaakte fout is proberen een schone contactendatabase op te bouwen voordat een contactbeheersysteem wordt geïmplementeerd. Dit is zo goed als een verloren zaak, want een contactendatabank evolueert voortdurend.

Wij raden aan te beginnen met het maken van een of twee contactlijsten, zoals “klanten” of “team A”, en deze meteen te delen met de rest van de organisatie. Als hetzelfde contact op verschillende plaatsen wordt gedetecteerd, wordt het automatisch samengevoegd door uw plugin Gedeelde contacten.

✅ Zorg ervoor dat alle relevante gegevens veilig worden overgebracht naar uw nieuwe systeem.

Wanneer u de tool van uw keuze hebt gekozen, uploadt u een CSV voor uw CRM, of deelt u gewoon uw Google-contactlabels vanuit uw Google-contacten.

✅ Zorg ervoor dat uw team weet hoe u gedeelde contacten kunt openen, aanmaken of bijwerken.

Dat kan gemakkelijk met een systeem als Shared Contacts for Gmail®.

Als u bijvoorbeeld contacten bijwerkt in het adresboek van uw mobiele apparaat en het contact wordt gedeeld, zal de plugin Gedeelde contacten het automatisch voor iedereen bijwerken. U kunt zich geen zorgen meer maken over het afzonderlijk bijwerken van alle contacten.

✅ Geniet van de soepelheid van een functionerend contactbeheerproces.

En als u toch bezig bent, profiteer dan ook van de verbeterde klantervaring die u voor uw klanten creëert.

Wilt u Google contactbeheer en -deling gratis uitproberen?

Shared Contacts for Gmail® is een op de cloud gebaseerde tool voor het beheren en delen van contacten, ontworpen om uw dagelijkse processen soepeler te laten verlopen.

U en uw teamleden kunnen gemakkelijk gecentraliseerde contacten delen, openen, becommentariëren en bijwerken. Als u wilt dat uw organisatie een schoon en georganiseerd contactenbestand heeft, kunt u Shared Contacts for Gmail® gratis uitproberen.

Start uw gratis proefperiode >>

Start uw gratis proefperiode

Probeer het nu
Ontvang nu uw gratis proefperiode van 15 dagen!