De belangrijkste bijdrage van Google Workspace-oplossingen voor bedrijven wereldwijd is de hoeveelheid efficiëntie die ze creëren.
Kun je je voorstellen dat je 30 jaar geleden in realtime samenwerkte met een collega aan de andere kant van de wereld? Mensen gebruiken typemachines met carbonpapier en versturen documenten via de post. Het duurt weken, zo niet een maand voordat je antwoord krijgt.
Nu zijn productiviteit, technische ontwikkeling en mogelijkheden enorm toegenomen en Google is een van de belangrijkste hulpmiddelen.
En dan hebben we het nog niet eens over de wereldwijde pandemie die tools voor samenwerking op afstand van ‘cool om te hebben’ tot bedrijfskritisch heeft gemaakt. Waar zouden we vandaag zijn zonder Zoom, Slack en Google (en ja, waarschijnlijk ook Office365)?
Uiteraard worden deze ontwikkelingen mogelijk gemaakt door SaaS-diensten en de ongrijpbare ‘cloud’.
In plaats van informatie in silo’s, op pen en papier of in hoofden van mensen, worden gegevens verplaatst naar de cloud, toegankelijk en gedeeld door iedereen in de organisatie. Maar toegankelijk en gedeeld?
Niet zo snel. Hoewel dit het algemene paradigma is van Google tools, is er één ding vrij lastig om te delen: Google Contacten. Je kunt het vreemd vinden dat Google Contacten het delen van contacten niet opneemt in hun functie in de veronderstelling van het delen van informatie.
Met Google Drive kan iedereen bijvoorbeeld direct hele mappen delen met wie ze maar willen en bepalen hoe ze toegang krijgen tot deze documenten.
Google Contacten biedt niet dezelfde flexibiliteit. Er is echter een functie voor het delegeren van contacten in Google die het delen van contacten mogelijk maakt.
In deze blogpost bekijken we hoe deze delegatiefunctie er in de praktijk uitziet, welke beperkingen er zijn voor het delegeren van contacten en wat het belangrijkste verschil is tussen deze functie voor het delegeren van contacten en Gedeelde contactpersonen voor Gmail®.
Verhuizen van Office365 naar Google Workspace
Veel bedrijven maken de strategische overstap van Microsoft naar Google tools. Het is niet nodig om te persoonlijk te worden, maar real-time samenwerking is nog steeds een groot verschil tussen de twee ecosystemen. Het is zichtbaar welke werd geleverd met native mogelijkheden voor delen.
Dat gezegd hebbende, Office tools bestaan al een tijdje en ze kennen de use cases die bedrijven hebben als het gaat om hun tools. In Office 365 kun je eenvoudig distributielijsten maken.
Dit maakt het gemakkelijk om een e-mail te sturen naar een specifieke subset van mensen binnen een organisatie. Je organiseert bijvoorbeeld een kerstfeest op kantoor (pre-corona of, laten we zeggen, post-COVID).
In Office 365 kun je eenvoudig de distributielijst voor dat specifieke kantoor selecteren. Nu heeft Google ook groepen, maar deze zijn behoorlijk anders als het aankomt op hoe je ermee omgaat.
Beperkingen van Google Discussiegroepen
Google Groups biedt veel gemakken – daar is geen twijfel over mogelijk – maar het is behoorlijk geavanceerd en ingewikkeld om mee om te gaan. Bovendien verschilt het aanzienlijk van de standaard Gmail-interface, en het kan gemakkelijk tijdrovend zijn om het te leren gebruiken.
Het is vooral een uitdaging als je niet de beheerder van je Google-werkruimte bent of Gmail gebruikt. Aan de andere kant, zelfs als je een beheerder bent, betekent het feit dat je in de IT zit niet dat je genoegen moet nemen met ondermaatse gebruikerservaringen.
Google zelf onthult niet de adressen of identiteiten van de leden die een e-mail verzenden of een document delen met de groep. Het kan onhandig zijn als je niet weet wie er in dezelfde groep zit als jij – en toegang heeft tot dezelfde map.
Betekent dit dat je het gebruik van Google Groups kunt vergeten? Niet echt! Deze beperkingen zijn niet van toepassing op Gedeelde contactpersonen voor Gmail®, waarmee je optimaal gebruik kunt maken van Google Discussiegroepen.
Oplossingen voor de beperkingen
Met Gedeelde contactpersonen voor Gmail® krijgt u volledig inzicht in de leden van uw Google-groep, waardoor u deze eenvoudiger kunt beheren.
Met de functie Google Contact delegeren kun je selecteren wie toegang heeft tot je contactpersoon. Degenen die toegang hebben, kunnen contactpersonen in je adresboeken zien, toevoegen of verwijderen. Dat betekent dat je iemand anders toegang geeft tot je adresboek, wat een heleboel vragen oproept over privacy en GDPR.
Managers gebruiken deze functie meestal om hun contacten te delegeren aan hun administratief medewerker. De administratief medewerker heeft op zijn beurt toegang tot alle contacten. De beheerdersassistenten kunnen de contactpersonen echter niet onder hun eigen account “gebruiken”. Ze kunnen bijvoorbeeld de gedelegeerde contactpersonen niet gebruiken om hen e-mails te sturen met behulp van Gmail autoaanvullen, hen terugvinden op hun mobiele telefoon of zelfs hen terugvinden via Google Contacten of Gmail zoeken) voor zichzelf.
Bovendien kun je niet bepalen welke toegangsrechten je deelt en weet je nooit precies wat er gebeurt als iemand toegang krijgt tot je gedelegeerde Google-contactpersoon. Zullen ze het veranderen, verwijderen of zo laten?
Mijn contactpersonen delen met Gedeelde contactpersonen voor Gmail®: Aan de slag
Waarin verschilt Gedeelde contactpersonen voor Gmail van de functie Contact delegeren?
Shared Contacts for Gmail®biedt hun gebruikers een echte ervaring met het delen van contactpersonen. Ze kunnen een label maken met de naam “Verkopers” of “Kantoor in New York” en dit delen met meerdere gebruikers of zelfs een Google-groep met gebruikers.
Belangrijker nog, ze kunnen bepalen welke toegangsrechten mijn collega’s hebben (alleen-lezen, bewerken, delen). Dit is dezelfde manier waarop ik gewend ben toegangsrechten te delen in andere Google-apps.
Als je je Google-contacten deelt via Gedeelde contactpersonen voor Gmail®, kan de persoon met wie je ze hebt gedeeld deze contactpersonen vinden in contactlijsten of groepen en e-mails versturen via autocomplete.
En daar blijft het niet bij. Met Gedeelde contactpersonen voor Gmail® kunnen contactpersonen worden doorzocht vanuit alle Google-toepassingen. Het dekt mobiele telefoons en zelfs Microsoft Outlook, als de persoon met wie je de contacten hebt gedeeld Office-tools gebruikt.
Vergelijking tussen Google Contacts Delegation Feature en Shared Contacts for Gmail®.
| Google Contacten Delegatie | Gedeelde contacten voor Gmail® | |
|---|---|---|
| Wat kan worden gedeeld | Staat alleen het delen van contacten in de groep “Mijn contacten” toe. | – “Mijn contactpersonen” (hoofdlabel) – Elk contactlabel – Google domein directory |
| Waar het gesynchroniseerd kan worden | Synchroniseert niet met Telefoons & Outlook. | Gedeelde contactpersonen kunnen worden gesynchroniseerd met mobiele telefoons/tablets en Outlook. |
| Met wie het gedeeld kan worden met | Met Google Delegation kun je alleen toegang geven aan gebruikers in jouw domein. | Met Gedeelde contactpersonen voor Gmail kun je contactpersonen delen met gebruikers van je domein, subdomeinen, externe domeinen en gmail.com-gebruikers. |
| Integratie met apps van derden | Gedelegeerde contactpersonen kunnen niet worden gevonden in apps van derden | Gedeelde contactpersonen kunnen gesynchroniseerd worden met apps zoals Whatsapp, Ringcentral, Zoho CRM en meer dan 3000 apps. |
| Machtigingen | Er is geen manier om beperkingen in te stellen. Staat alleen “Bewerkingsmodus” toe voor iedereen. Geen granulaire rechten. | Eigenaren kunnen kiezen tussen de volgende rechten wanneer zij een contactlabel delen. – Alleen bekijken – Redactie – Kan verwijderen – Kan opnieuw delen – Eigendomsoverdracht |
| Contacten zoeken | Gedelegeerde contacten zijn alleen toegankelijk in de interface van Google Contacten en niet via de zoekfunctie (de gedelegeerde moet naar beneden scrollen tot hij de gedelegeerde contacten vindt). | Gedeelde contactpersonen kunnen door andere medewerkers in Google Contactpersonen worden gezien via de lijst en zoekfunctie. |
| Automatisch aanvullen in Gmail, Drive, Agenda en andere apparaten | Gedelegeerde contactpersonen verschijnen niet in de autoaanvulmodus van Gmail of Google drive. | Gedeelde contactpersonen verschijnen in – Gmail-ontvangstveld – Gmail zijbalk – Automatisch aanvullen – Zijbalk aandrijving – Kalender autoaanvullen – Zijbalk kalender – mobiele apparaten – applicaties van derden zoals Whatsapp, Slack, Zoom, enz. |
| Contact Back-up | Als een afgevaardigde een contactpersoon verwijdert, kunt u deze herstellen in de respijtperiode van 30 dagen van Google Contacten. | U kunt verwijderde gedeelde contacten herstellen zonder tijdsbeperking. |
Je kunt Shared Contacts for Gmail gebruiken als een mini-CRM zonder de prijs van een CRM. Het is duidelijk dat je de Delegate functie in dat opzicht niet kunt gebruiken. Lees er meer over op onze blog: CRM-alternatieven om de productiviteit van je verkoopteam te verhogen .
De functie Google Delegatie is meer als je wilt dat iemand je contactpersonen beheert en bewerkt. Als je echt specifieke contactpersonen wilt delen en wilt bepalen wie toegang heeft tot deze contactpersonen, probeer dan Shared Contacts for Gmail®.
