Publicação no blogue: Funcionalidade “Delegar” dos Contactos do Google vs Contactos Partilhados para o Gmail®

A principal contribuição das soluções Google Workspace para as empresas de todo o mundo é a quantidade de eficiência que criam.

Consegue imaginar, há 30 anos, trabalhar em tempo real com um colega do outro lado do mundo? As pessoas utilizam máquinas de escrever com papel químico e enviam documentos por correio. Isso levará semanas, se não um mês, para obter uma resposta.

Atualmente, a produtividade, o desenvolvimento técnico e as possibilidades aumentaram enormemente, e o Google é uma das principais ferramentas.

Recurso de Delegação de Contactos Google vs Contactos Partilhados para Gmail

E isto sem contar com a pandemia global que fez com que as ferramentas de colaboração remota deixassem de ser “fixes” e passassem a ser essenciais para a empresa. Onde estaríamos hoje sem o Zoom, o Slack e o Google (e, sim, sem dúvida também sem o Office365)?

Escusado será dizer que estes desenvolvimentos são facilitados pelos serviços SaaS e pela esquiva “nuvem”.

Em vez de ter a informação em silos, em papel e caneta ou nas cabeças das pessoas, os dados estão a ser transferidos para a nuvem, acessíveis e partilhados por todos na organização. Mas acessível e partilhado?

Não tão depressa. Embora este seja o paradigma geral das ferramentas Google, há uma coisa que é bastante complicada de partilhar: Os contactos do Google. Pode achar curioso que os Contactos do Google não incluam a partilha de contactos na sua funcionalidade, com a premissa de partilhar informações.

Por exemplo, o Google Drive permite que qualquer pessoa partilhe instantaneamente pastas inteiras com quem quiser e defina como podem aceder a esses documentos.

Os contactos do Google não oferecem a mesma flexibilidade logo à partida. No entanto, existe uma funcionalidade de delegação de contactos no Google que torna possível a partilha de contactos.

Nesta publicação do blogue, analisaremos mais detalhadamente o aspeto prático desta funcionalidade de delegação, o tipo de limitações que existem para a delegação de contactos e a principal diferença entre esta funcionalidade de delegação de contactos e os Contactos partilhados para o Gmail®.

O que é a partilha de contactos e porque é importante?

Mudar do Office365 para o Google Workspace

Muitas empresas estão a fazer a mudança estratégica das ferramentas da Microsoft para as da Google. Não é preciso ser demasiado pessoal, mas a colaboração em tempo real continua a ser uma grande diferença entre os dois ecossistemas. É visível qual deles veio com capacidades de partilha nativas.

Dito isto, no entanto, as ferramentas do Office já existem há algum tempo e conhecem os casos de utilização que as empresas têm quando se trata das suas ferramentas. No Office 365, pode simplesmente criar listas de distribuição.

Isto permite enviar facilmente uma mensagem de correio eletrónico para um subconjunto específico de pessoas numa organização. Por exemplo, está a organizar uma festa de Natal no escritório (pré-corona ou, digamos, pós-COVID).

No Office 365, pode selecionar facilmente a lista de distribuição para esse escritório específico. O Google também tem grupos, mas estes são bastante diferentes no que diz respeito ao seu tratamento.

microsoft office para google workspace plus contactos partilhados para gmail

Google Workspace Shared Contacts Edition

Limitações dos Grupos do Google

Os Grupos do Google oferecem muitas comodidades – sem dúvida – mas são bastante avançados e complicados de manusear. Além disso, difere significativamente da interface padrão do Gmail e pode ser muito demorado aprender a utilizá-la.

É um desafio especial se não for o administrador do seu Google Workspace ou se não utilizar o Gmail. Por outro lado, mesmo que seja um administrador, o facto de estar na área das TI não significa que deva contentar-se com experiências de utilizador abaixo do padrão.

A própria Google não revela os endereços ou as identidades dos membros que enviam um e-mail ou partilham um documento com o grupo. Pode ser inconveniente se não souber quem está no mesmo grupo que você – e pode aceder à mesma pasta.

Isso significa que pode esquecer a utilização do Grupos Google? Não é bem assim! Estas limitações não se aplicam aos Contactos partilhados para Gmail®, que o ajudam a tirar o máximo partido dos Grupos Google.

Soluções para as limitações

Com os Contactos partilhados para Gmail®, é-lhe dada visibilidade total dos membros do seu Grupo Google, facilitando a sua gestão.

A funcionalidade de delegação de contactos do Google permite-lhe selecionar quem pode aceder ao seu contacto. As pessoas com acesso podem ver, adicionar ou remover contactos dos seus livros de endereços. Isso significa que está a dar acesso ao seu livro de endereços a outra pessoa, o que cria uma série de questões relacionadas com a privacidade e o RGPD.

Os gestores utilizam sobretudo esta funcionalidade para delegar os seus contactos no seu assistente administrativo. Por sua vez, o assistente administrativo terá acesso a todos os contactos. No entanto, os assistentes administrativos não poderão “utilizar” os contactos na sua própria conta. Por exemplo, não podem utilizar os contactos delegados para lhes enviar e-mails utilizando o preenchimento automático do Gmail, encontrá-los nos seus telemóveis ou mesmo encontrá-los através dos Contactos do Google ou da pesquisa do Gmail.

Além disso, não pode controlar o tipo de direitos de acesso que partilha e nunca sabe o que acontece quando alguém acede ao seu contacto Google delegado. Vão alterá-lo, apagá-lo ou deixá-lo como está?

Como Partilhar os Meus Contactos com Contactos Partilhados para Gmail®: Como Começar

Qual é a diferença entre os contactos partilhados para o Gmail e a funcionalidade de delegação de contactos?

Os contactos partilhados para o Gmail®oferecem uma verdadeira experiência de partilha de contactos aos seus utilizadores. Podem criar uma etiqueta com o nome “Fornecedores” ou “Escritório de Nova Iorque” e partilhá-la com vários utilizadores ou mesmo com um grupo do Google que contenha utilizadores.

Mais importante ainda, podem definir as permissões de acesso dos meus colegas (só de leitura, pode editar, pode partilhar). Esta é a mesma forma que estou habituado a partilhar direitos de acesso noutras aplicações Google.

Como utilizar a funcionalidade de Delegação de Contactos do Google: Prós e Contras

Se partilhar os seus contactos Google através dos Contactos partilhados para Gmail®, a pessoa com quem os partilhou poderá encontrar esses contactos em listas de contactos ou grupos e enviar e-mails através do preenchimento automático.

E não se fica por aqui. Os Contactos partilhados para Gmail® permitem que os contactos sejam pesquisados a partir de todas as aplicações Google. Abrange telemóveis e até o Microsoft Outlook, se a pessoa com quem partilhou os contactos estiver a utilizar ferramentas do Office.

Comparação entre o recurso de Delegação de Contactos do Google e Contactos Partilhados para Gmail

Delegação de Contactos GoogleContactos Partilhados para Gmail
O que pode ser partilhadoSó permite a partilha de contactos no grupo “Os Meus Contactos”.– “Os meus contactos” (etiqueta principal)
– Todas as etiquetas de contacto
– Directório de domínios Google
Onde pode ser sincronizadoNão sincroniza com telemóveis e Outlook.Os contactos partilhados podem ser sincronizados com telemóveis/tablets e Outlook.
Com quem pode ser partilhado comCom a Delegação do Google, só pode dar acesso a utilizadores do seu domínio.Com os Contactos partilhados para Gmail, pode partilhar contactos com os utilizadores do seu domínio, subdomínios, domínios externos e utilizadores do gmail.com.
Integração com aplicações de terceirosOs contactos delegados não podem ser encontrados em aplicações de terceirosOs contactos partilhados podem ser encontrados sincronizados com aplicações como o Whatsapp, Ringcentral, Zoho CRM e mais de 3000 aplicações.
PermissõesNão é possível definir quaisquer restrições. Só permite o “Modo de Edição” para todos. Sem granularidade nas permissões.Os proprietários podem escolher entre as seguintes permissões quando partilham uma etiqueta de contacto.
– Ver apenas
– Editores
– Pode Eliminar
– Pode voltar a partilhar
– Transferência de propriedade
Pesquisa de contactosOs contactos delegados podem ser acedidos apenas na interface de Contactos Google e não através da pesquisa (o delegado tem de percorrer para baixo até encontrar os contactos delegados)Os contactos partilhados podem ser vistos por outros colaboradores nos contactos do Google através da lista e função de pesquisa.
Preenchimento automático no Gmail, Drive, Calendário e outros dispositivosOs contactos delegados não aparecem no modo de preenchimento automático do Gmail ou do Google Drive.Os contactos partilhados aparecem em
– Campo do destinatário do Gmail
– Barra lateral do Gmail
– Preenchimento automático da unidade
– Barra lateral da unidade
– Preenchimento automático do calendário
– Barra lateral do calendário
– dispositivos móveis
– aplicações de terceiros como o Whatsapp, Slack, Zoom, etc.
Contactar o BackupSe um delegado deletar um contacto, pode restaurá-lo no período de carência de 30 dias dos Contactos Google.É possível restaurar contactos apagados partilhados sem limitação de tempo.

Pode utilizar os Contactos partilhados para Gmail como um mini-CRM que não terá o preço de um CRM. É evidente que não se pode utilizar a função Delegate nesse aspeto. Leia mais sobre este assunto no nosso blogue: Alternativas de CRM para aumentar a produtividade da sua equipa de vendas .

A funcionalidade de delegação do Google é mais útil se pretender que alguém faça a gestão e edição dos seus contactos. Se pretende realmente partilhar contactos específicos e controlar quem tem acesso a esses contactos, experimente os Contactos partilhados para Gmail®.

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