O Fazer e o Não Fazer mais Importante dos Grupos Google

Grupos Google: grupo que aponta para um computador portátil

Os Grupos Google são uma forma de organizar os utilizadores do Google – tais como os titulares de uma conta Google ou Gmail – que partilham as mesmas permissões, por exemplo, aceder a certos documentos no Google Drive, receber e-mails em massa, ou assistir a certas reuniões.

Isto permite-lhe planear acções específicas – como partilhar documentos, enviar algo, dar autorizações, convidar para eventos, etc. – apenas uma vez para todo o grupo em vez de o fazer sempre individualmente.

Por exemplo, se depois quiser enviar um e-mail ao grupo Google “contabilidade”, todos os membros do grupo o receberão, e não terá de listar todos os destinatários individuais.

Também pode criar grupos com pessoas de fora da sua organização, desde que elas tenham uma conta Google. Os grupos estão dentro de todo o universo do Google Workspace, pelo que se estendem por todo o Google Workspace como um todo.

A utilização de grupos Google permite-lhe também proteger os seus dados porque pode controlar os membros de um grupo e, por conseguinte, quem pode aceder a informações confidenciais.

Pode encontrá-las sob o nome de “listas de correio” no ecossistema Microsoft ou “Grupos de Segurança” no LDAP e Active Directory.

Muitas organizações e os seus utilizadores não sabem como utilizar os grupos Google e aproveitá-los ao máximo, mas podem ser muito úteis para si e para a sua empresa.

Neste artigo, vamos analisar alguns dos pontos de vista dos grupos Google, e dizer-lhe como pode optimizar a utilização do seu espaço de trabalho Google com grupos Google e Contactos Partilhados para Gmail®.

Leia mais: O que é a partilha de contactos e porque é importante

Qual é a diferença entre Grupos Google e Rótulos/Listas de Contacto?

Os Grupos Google não devem ser confundidos com as etiquetas de Contacto Google (também conhecidas como Listas de contactos ou Livros de endereços). Aqui está a diferença:

Uma etiqueta ou livro de endereços ou lista de contactos contém contactos, enquanto que um grupo contém membros. O contacto é como um cartão que armazena informação extensiva sobre uma pessoa – um utilizador Google ou não – como o seu e-mail, número de telefone, morada, cargo, e assim por diante. É um pouco como um mini-CRM.

Os contactos podem ser criados e geridos a partir de muitos lugares por qualquer pessoa. Isto inclui o seu telefone, Gmail, etc., enquanto que os grupos Google são na sua maioria tratados pelos departamentos de TI ou pelos administradores do domínio Google Workspace – embora também haja excepções a esta regra.

Uma etiqueta de contacto pode ser privada ou partilhada com outros utilizadores. Uma etiqueta de contacto pode ser criada e gerida nos contactos Google, na sua agenda telefónica, no Gmail, Google Drive, etc., enquanto que um Grupo Google só pode ser gerido por um administrador de domínio Google a partir da consola de administração do Google Workspace.

Agora que sabemos a diferença, passemos à forma como se criam grupos no Google Workspace.

Leia mais: O Breve Guia de Gestão de Contactos

Como se cria um grupo Google?

Para criar um grupo Google, é necessário ser um administrador do domínio Google.

Ir para a consola de administração > Grupos > Criar um novo grupo, depois adicionar os membros que deseja adicionar, simplesmente digitando o seu endereço de correio electrónico.

Pode adicionar um grupo como membro de outro grupo. Este grupo herdará então todas as permissões deste grupo. É como um pequeno grupo dentro de um grupo maior!

Os grupos não armazenam informações sobre as pessoas que neles se encontram, ao contrário dos contactos do Google – lembre-se, o grupo é apenas uma lista dos seus membros, enquanto as etiquetas nos seus contactos do Google são como livros de endereços.

Leia mais: 7 Dicas de como utilizar o Google Workspace como um profissional

Como se cria uma etiqueta/lista de contacto?

Qualquer pessoa pode criar uma etiqueta ou lista de contactos – não há necessidade de ser administrador. Basta seguir estes passos:

Simplesmente: Abra Contactos Partilhados para Gmail® ou Google Contacts Manager e crie a etiqueta da sua escolha (por exemplo “a minha equipa”, “colegas”, etc.)

Depois, adicione os contactos que pretende adicionar a esta etiqueta. Quando quiser enviar um e-mail de grupo, basta clicar no ícone de contacto partilhado e seleccionar a etiqueta da sua escolha.

Se quiser partilhar este rótulo com outros colegas, basta seguir este guia.

Grupos Google: Grupo de pessoas que trabalham em conjunto

Leia mais:

Como partilhar uma etiqueta existente com a sua equipa

Como partilhar um grande número de etiquetas de contacto

Como sincronizar uma nova etiqueta no Google Contacts

Como partilhar um rótulo utilizando o Gmail Addon

Grupos Google no Google Drive

A seguir, vejamos alguns dos pontos de vista dos grupos Google, começando com a forma como se utilizam os grupos no Google Drive.

✅ Definir grupos de utilizadores de acordo com acções e permissões comuns em Drive.

Decidir que grupo de utilizadores recebe os mesmos e-mails, pode aceder a cada tipo de documentos, e assim por diante.

Por exemplo, se precisar tipicamente da contribuição da sua equipa de vendas em certos documentos, deve adicioná-los ao mesmo grupo e depois partilhar esses documentos com esse grupo.

Nomear estes grupos com nomes explícitos (como “Equipa de Marketing”, “Gestores”, “Front Desk”, etc.)

Como mencionado anteriormente, estes grupos podem ser facilmente criados pelo seu administrador na consola de administração do espaço de trabalho Google.

? Não partilhe ficheiros individuais do Google Drive com pessoas individuais.

Se partilhar pastas ou documentos da Drive com pessoas individuais, terá dificuldade em remover estes acessos quando já não precisar deles para ter acesso, devido, por exemplo, à sua saída ou mudança de responsabilidades.

Por vezes é impossível remover todos estes documentos individualmente quando se partilha toneladas de documentos com uma pessoa. Já não se lembra do que foi partilhado com quem, e isto não é seguro a longo prazo.

Se alguma vez tivesse de lhes retirar o acesso, teria de passar individualmente por cada um dos locais onde lhes deu acesso, e isso é potencialmente centenas ou milhares de documentos!

✅ Dar acesso a todo o grupo em vez de pessoas individuais.

Assim, em vez de partilhar com indivíduos, a melhor prática é remover todas as partilhas individuais dos seus documentos e pastas Drive e partilhá-las novamente com grupos apropriados do Google.

Depois, cada indivíduo pertencente a um grupo terá acesso aos recursos partilhados com esse grupo.

Quando alguém deixa a organização ou se muda para outro departamento, ou por qualquer outra razão já não necessita de acesso, terá apenas de retirar essa pessoa do(s) grupo(s) a que pertence, a fim de suspender o seu acesso relacionado.

Mesmo que apenas os administradores possam criar grupos e gerir os seus membros, qualquer pessoa pode utilizá-los.

✅ Verificar quem são os membros do grupo antes de partilhar qualquer coisa com um grupo.

Esta característica é possível com os Contactos Partilhados para o Plugin de Condução Gmail®.

No painel do lado direito do Google Drive, clicar no ícone “Shared Contacts Drive Add-on”. Depois, seleccionar “Grupos de Domínios” no menu pendente.

Clique no grupo com o qual pretende partilhar a pasta, e depois clique em “Ver membros” para ver facilmente quem está nesse grupo.

Esta é simplesmente a forma mais fácil de assegurar que o documento será acessível pelas pessoas certas, e que se sabe sempre com quem se está a partilhar as coisas.

E se quiser saber quem pode aceder a um documento de Drive que é partilhado com um Grupo, utilize “Contactos Partilhados para Drive”.

Ao clicar no ícone do Drive Add-on, os avatares de todos os colaboradores desse documento aparecerão no painel do lado direito. Ao clicar no avatar, todos os membros do grupo, juntamente com as suas informações de contacto, serão mostrados.

Importante: Não se esqueça de instalar o plugin Google Drive para os Contactos Google.

? Não partilhe documentos ou pastas de drive com listas de contactos / etiquetas

Se partilhar uma pasta Google Drive com um grupo, o acesso a esta pasta será automaticamente actualizado quando os membros deste grupo forem alterados.

No entanto, quando partilhar com uma etiqueta de contacto, o Google partilhará a pasta com estes utilizadores individualmente e se remover um utilizador da etiqueta, ele ou ela ainda terá acesso a essa pasta.

Leia mais: As 7 Melhores Extensões e Suplementos de Produtividade do Google

Leia mais: Como utilizar contactos partilhados para o Google Drive

Grupos Google no Gmail

Passemos a alguns dos pontos de vista dos grupos do Google no Gmail!

? Não envie um e-mail a um grupo de pessoas sem saber a quem se dirige.

Quando se envia um e-mail para um endereço de grupo Google (por exemplo “todos”, “parceiros,”) não há forma de saber quem está em que grupo quando se envia a mensagem.

O mesmo se aplica aos destinatários desse e-mail: Eles não sabem quem são exactamente os membros deste grupo – por isso não sabem quem mais o recebeu.

Isto significa que pode haver pessoas irrelevantes ou mesmo erradas entre os destinatários por acidente.

No Google Workspace, só o administrador pode ver quem está em que grupo, o que pode ser inconveniente para outros utilizadores.

✅ Verifique quem são os membros do grupo clicando no ícone “Shared Contacts Gmail Add-on” antes de enviar um e-mail.

Assim, antes de enviar qualquer coisa, na janela onde se cria uma nova mensagem, clique no ícone “Contactos Partilhados”‘.

Seleccione “Grupos de domínio” no menu pendente, depois clique no grupo para o qual está a planear enviar o e-mail. Depois disso, clicar em “Ver membros” para ver todos os membros do grupo.

Se não quiser enviar o e-mail a todos eles, basta seleccionar os destinatários a quem deseja enviar o e-mail, e voilà!

(Para tornar isto possível, não se esqueça de instalar o Gmail Addon para Contactos Google)

✅ Enviar e-mails para as etiquetas de contacto da mesma forma no caso de não existir um grupo Google para os seus destinatários.

Na janela onde se cria uma nova mensagem, clicar no ícone “Contactos Partilhados”‘. No menu suspenso, seleccionar “listas de contactos”.

Clique no grupo para o qual pretende enviar o e-mail, e depois clique em “Ver membros”.

Se não quiser enviar o e-mail a todos eles, basta seleccionar os destinatários a quem o deseja enviar, da mesma forma que acima.

✅ Verifique quem são os outros destinatários do e-mail assim que o receber.

Isto pode facilmente ser feito com Contactos Partilhados para Gmail®.

No lado direito da sua caixa de entrada do Gmail, clique no ícone “Shared Contacts” (Contactos partilhados). Depois, o nome e o avatar do remetente e dos destinatários deste e-mail aparecerão no painel do lado direito.

Ao clicar no avatar do grupo, serão exibidos os nomes de todos os membros do grupo. Agora já sabe quem mais recebeu esse e-mail!

? Não enviar spam a pessoas com e-mails que não sejam relevantes para elas.

Esta é mais uma funcionalidade fixe de Contactos Partilhados para Gmail®.

Se quiser enviar um e-mail mas não quiser que todos no grupo o recebam por alguma razão: Pode seleccionar utilizadores no nosso add-on Gmail.

Basta clicar sobre o grupo e depois seleccionar os utilizadores, mesmo “todos excepto X” , ou pessoas individuais.

Desta forma, nem sempre é necessário criar um novo grupo ou enviá-lo a indivíduos se se quiser excluir alguém que esteja nesse grupo.

✅ Utilizar os grupos Google e os Contactos Partilhados para Gmail® para enviar e-mails apenas para as pessoas relevantes.

Leia mais: Como partilhar rótulos no Google Contacts e organizar-se?

Leia mais: Como partilhar um rótulo directamente do Gmail?

Grupos Google nos contactos do Google

Agora, ainda temos grupos do Google nos contactos do Google para analisar.

✅ Definir grupos de utilizadores de acordo com os contactos a que estão autorizados a aceder.

Pode decidir que grupo de utilizadores pode aceder ou actualizar os mesmos contactos.

Certifique-se de nomear estes grupos com nomes explícitos (como “Equipa de Marketing”, “Gestores”, “Front Desk”, etc.)

Em seguida, criar estes grupos na consola de administração do espaço de trabalho Google, se ainda não existirem.

? Não partilhe etiquetas com pessoas individuais se a sua organização estiver a partilhar um grande número de etiquetas de contacto.

Se partilhar listas de contactos com pessoas individuais, terá dificuldade em fazer algumas coisas.


Em primeiro lugar, a partilha de todos os rótulos com os recém-chegados à organização torna-se complicada. Digamos que tem 400 etiquetas de contacto: Seria muito demorado partilhar essas 400 etiquetas com o mesmo novo utilizador. Sim, teria de o fazer 400 vezes em separado.

Em segundo lugar, remover estes acessos quando as pessoas saem ou mudam de responsabilidades. Seria, mais uma vez, necessário remover o seu acesso 400 vezes.

Além disso, não esquecer que a partilha de contactos com indivíduos não é segura. Não há forma de saber ou lembrar o que é partilhado com quem, a longo prazo.

✅ Dar acesso a grupos inteiros em vez de pessoas individuais em Contactos Partilhados para Gmail®.

A melhor prática é remover todas as partilhas individuais das suas etiquetas de Contacto e partilhá-las novamente com os Grupos apropriados do Google.

Pode parecer muito trabalho, mas só precisa de o fazer uma vez.

Quando isto for feito, cada indivíduo pertencente a um grupo terá acesso aos contactos partilhados apenas com esse grupo.

Quando alguém deixa a organização ou se muda para outro departamento, terá apenas de remover essa pessoa do(s) grupo(s) a que pertence, a fim de suspender o seu acesso relacionado. Estes contactos partilhados desaparecerão então de todas as suas agendas de endereços.

Mesmo que apenas os administradores possam criar grupos e gerir os seus membros, qualquer pessoa pode partilhar com eles.

✅ Verificar quem são os membros do grupo antes de partilhar um contacto ou uma etiqueta de contacto com o referido grupo.

Na janela “definições de partilha” de Contacto Partilhado para Gmail, basta adicionar o nome do grupo – tem auto-completado.

Clique em “Membros do grupo”. Isto ajuda-o a garantir facilmente que este rótulo será acessível pelas pessoas certas.

✅ Verifique o seu painel de contactos partilhados se quiser saber quem pode aceder a um contacto ou etiqueta de contacto que é partilhada com um ou vários grupos.

Isto também é feito super facilmente. Basta seleccionar a etiqueta da sua escolha e clicar no ícone “Partilhar”.

Em seguida, aparecerá a lista de colaboradores. Por baixo de cada grupo, verá uma ligação para “membros do grupo”. Uma vez clicado isto, verá todos os membros deste grupo Google que podem aceder a esse rótulo específico.

✅ Utilize o add-on Contactos Partilhados para Gmail® para ver – num relance do lado direito – quem está num grupo.

Conclusão

E aí o tem.

Tirar o máximo partido dos grupos Google é uma forma simples de organizar os utilizadores do Google e de fazer muitas coisas – como partilhar documentos e pastas e enviar convites e e-mails de grupo – muito mais fácil.

A melhor maneira de utilizar os grupos Google é quando combinados com os Contactos Partilhados para Gmail®. Contactos Partilhados para Gmail® é uma solução de gestão de contactos concebida para tornar a sua gestão e partilha de contactos tão perfeita quanto possível dentro do universo do Google Workspace.

A utilização de Contactos Partilhados para Gmail® em conjunto com grupos do Google irá aumentar a sua produtividade e ajudar a sua equipa a evitar tarefas repetitivas que de outra forma ficaria presa a fazer repetidamente.

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