Come sfruttare al meglio le etichette di contatto
La condivisione dei contatti nell’ecosistema Google è una delle funzioni più richieste. Tuttavia, non è possibile solo con Google Contacts. I casi d’uso sono semplici: gli insegnanti possono aver bisogno di inviare rapidamente un’e-mail a tutti i genitori di una determinata classe. Un’azienda potrebbe voler collaborare con i membri del consiglio di amministrazione, oppure i colleghi devono contattare le stesse persone, anche se non le hanno inserite nella loro rubrica personale.
“Etichette” è la parola di Google che indica i tag o gli elenchi di contatti. Le etichette indicano a Google che i contatti appartengono a un gruppo o a una categoria. Le etichette possono essere considerate anche come gruppi di contatto, ma non vanno confuse con i gruppi di Google, che sono in qualche modo simili.
Differenza tra le etichette di contatto e i gruppi di Google
Le etichette dei contatti sono etichette assegnate ai contatti che indicano l’appartenenza alla stessa categoria di persone. Le schede di contatto contengono informazioni esaurienti su queste persone (numeri di telefono, nome della società, IM, località, titoli di lavoro, date di nascita, ecc.)
I gruppi sono elenchi di indirizzi e-mail utilizzati per dare lo stesso permesso ai proprietari di questi indirizzi e-mail. I gruppi semplificano il processo di messa in sicurezza delle risorse. Ad esempio, è possibile condividere un documento riservato o una cartella di Drive con un determinato gruppo, o anche con etichette di contatti, invece che con singoli utenti (potrebbe essere noioso se avete decine o centinaia di utenti).
Condividete i contatti in un solo passo!
Con il gestore di contatti condivisi di Shared Contacts for Gmail® è possibile condividere le etichette dei contatti come si condivide un Google Doc! È così semplice!
Importanza delle etichette
Per condividere i contatti, è necessario organizzarli in etichette di contatto. Le etichette sono un ottimo modo per gestire i contatti in gruppi! Rende il processo facile e organizzato.
Condividi e sincronizza tra colleghi!
Dopo aver organizzato i contatti, potrete condividere le etichette dei contatti Google con i vostri colleghi!
Per farlo, basta cliccare sull’icona di condivisione che apparirà sul lato destro dell’etichetta, inserire i nomi/indirizzi e-mail degli utenti con cui si desidera condividere e cliccare su condividi!
Tempo necessario: 2 minuti.
Per condividere le etichette dei Contatti Google, basta seguire questi semplici passaggi:
- Accedere al gestore dei contatti condivisi
Fare clic sul pulsante “Accedi con Google” per accedere alla dashboard dei contatti condivisi.
- L’etichetta Google Contact verrà recuperata automaticamente da Google Contacts.
Sul lato sinistro, vengono visualizzate tutte le etichette dei Contatti Google. La prima volta possono richiedere alcuni minuti per essere visualizzati.
- Selezionare l’etichetta o le etichette dei contatti che si desidera condividere.
Selezionate le caselle di controllo se desiderate condividere più gruppi di contatti (“etichette di contatti”) contemporaneamente con gli stessi collaboratori. Oppure si può semplicemente fare clic sull'”icona di condivisione” nella colonna grigia per condividere i gruppi individualmente
- Fare clic sull’icona “Condividi
Fare clic su questa icona per condividere un gruppo specifico.
- Aggiungete gli utenti e i gruppi con cui volete condividere i vostri contatti.
È possibile condividere con singoli utenti (all’interno o all’esterno dell’organizzazione), con normali utenti gmail o aggiungere un intero gruppo Google (creato nella console di amministrazione di Google Workspace o nell’interfaccia di Google Groups).
- Assegnare le autorizzazioni appropriate
Se si desidera che i collaboratori aggiornino o aggiungano nuovi contatti in quell’etichetta, è necessario concedere almeno l’autorizzazione “Può cancellare”.
- Fare clic su “Salva”.
Non dimenticate di salvare le modifiche! - I vostri colleghi riceveranno le stesse etichette nei loro contatti Google dopo pochi secondi, con tutti i contatti che vi sono all’interno!
Ricordate che le persone con l’autorizzazione “Solo vista” non potranno aggiornare i contatti condivisi.
Iniziate a condividere i contatti oggi stesso!
Per iniziare, non dovete fare altro che registrarvi per una prova gratuita e divertirvi a condividere i vostri contatti oggi stesso.
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