Verwalten von Google-Kontakten auf Ihrem Telefon

Teammitglieder, die Telefone benutzen

Bei der Kontaktverwaltung geht es darum, Kontaktinformationen zu speichern, zu organisieren und zu verfolgen, damit sie leicht zugänglich sind.

Die meisten Unternehmen verwenden CRM-Lösungen, um ihre Kontaktinformationen zu organisieren. Aber wenn es um die Speicherung von Kontaktdaten auf individueller Ebene geht, finden die meisten Menschen die Verwaltung von Kontakten auf ihrem Telefon einfacher, vor allem wenn sie unterwegs sind.

Im heutigen digitalen Zeitalter sind die meisten von uns auf eine digitale Kontaktliste angewiesen. Und weil es so einfach ist, lassen wir auch alte Nummern, Duplikate und geheimnisvolle Nummern und Adressen in den von uns verwendeten Kontakt-Apps sammeln. Das ist zwar kein Verbrechen, aber es kann schwierig sein, wichtige Kontakte zu finden, wenn wir sie brauchen.

Aber wie können Sie Ihre Kontakte auf Ihrem Handy organisieren? Lesen Sie weiter, um mehr über die Kontaktverwaltung zu erfahren und wie Sie Ihre Google-Kontakte auf mobilen Geräten einfach verwalten können.

Lesen Sie weiter: Der kurze Leitfaden zum Kontaktmanagement

Wie kann Kontaktmanagement helfen?

Als Geschäftsinhaber oder Angestellter haben Sie eine Vielzahl von Kontaktinformationen, einschließlich derer von Kunden, Interessenten und Leads, die Sie im Auge behalten müssen.

Höchstwahrscheinlich haben Sie deren Daten auch auf Ihrem Telefon gespeichert.

Wenn die Zahl der Kontakte wächst, kann es schwierig werden, den Überblick zu behalten. Die Verwaltung von Kontakten ist ein wichtiger Bestandteil des geschäftlichen Erfolgs, kann aber auch mühsam sein. Schauen wir uns an, wie wir es mühelos machen können.

Bewährte Praktiken für die Kontaktverwaltung auf Ihrem Handy

Organisieren Sie Ihre Kontakte in Listen und Etiketten

Am besten verwalten Sie Ihre Google-Kontakte, indem Sie sie in Kontaktlisten und Labels kategorisieren.

Die Kennzeichnung Ihrer Verbindungen als “Interessenten”, “Kunden” oder was auch immer für Ihr Unternehmen sinnvoll ist, hilft Ihnen, die Dinge zu organisieren und zu vereinfachen.

Sie können in Google Kontakte Listen erstellen, indem Sie zunächst ein Label erstellen und Untergruppen von Personen mit diesem Label gruppieren. Sie können Kontaktlisten auf der Grundlage des Firmennamens, der Abteilung oder der Berufsbezeichnung erstellen.

Auf diese Weise können Sie jemanden finden, auch wenn Sie sich nicht an seinen Namen erinnern, aber wissen, wo er arbeitet oder was er tut.

Beseitigung von Duplikaten mit Hilfe eines Kontaktmanagers

Das Unternehmensverzeichnis, CRM usw. sind in der Regel nicht in die Telefone der Mitarbeiter integriert, so dass es schwierig ist, Kontaktdaten auszutauschen. Dies hat zur Folge, dass die Mitarbeiter ihre Kontakte auf verschiedenen Geräten und Plattformen duplizieren.

Mit der App “Shared Contacts ” können Sie und Ihr Team ganz einfach Adressbücher und Kontakte austauschen, aktualisieren und löschen – alles auf Ihrem Telefon.

Dadurch bleiben auch die Teams und ihre Kontaktliste synchronisiert. Ihre Kontakte werden automatisch auf allen Handys aktualisiert. Auf diese Weise müssen Sie nicht mehr mehrere Nummern separat speichern. Die Kontaktdatenbank wird überall gleichzeitig aktualisiert.

Wenn zum Beispiel jemand aus dem Team einen neuen Lead kennenlernt, muss er ihn nur dem richtigen Kontakt-Label hinzufügen, damit alle ihn in Echtzeit sehen können – und das ist wirklich alles.

Wenn Sie die App “Gemeinsame Kontakte” auf Ihrem Telefon haben und sie anstelle der nativen Telefonkontaktmanager verwenden, werden Ihnen nur die Kontakte angezeigt, die Sie benötigen, und keine weiteren.

Auf diese Weise wird sichergestellt, dass Sie nie wieder mit doppelten Kontakten zu tun haben. Sie haben alle Ihre Kontakte mit allen Ihren Geräten synchronisiert. Damit entfällt die Notwendigkeit, Informationen auf jeder einzelnen Plattform neu hinzuzufügen.

Behalten Sie es in der Cloud

Wenn Sie nach einer einfachen Möglichkeit suchen, Ihre Kontakte im Auge zu behalten und sich mit Ihrem Team abzustimmen, empfehlen wir Google Workspace (oder Office 365). Mit einem Cloud-System haben Sie auch dann Zugriff auf alle Ihre Daten, wenn Sie nicht an Ihrem Telefon sind.

Sie sollten keine Daten auf Ihrer SIM-Karte oder im Telefonspeicher speichern – was ist, wenn Sie Ihr Telefon verlieren und alle Ihre Kontakte mitnehmen?

Wenn Sie ein cloudbasiertes System verwenden, können Sie auf Ihre Daten ganz einfach von anderen Telefonen, über Ihre E-Mails und über jede andere mit dem Tool synchronisierte App zugreifen.

Wenn Sie etwas wie Google Workspace verwenden, sind die Kontakte, die Sie in Ihrem Telefon erstellt haben, immer verfügbar, wenn Sie ein Dokument freigeben, einen Kalendertermin erstellen oder jemanden anrufen möchten. Alles, was Sie brauchen, ist die App Shared Contacts for Gmail®.

Es ermöglicht Unternehmen die gemeinsame Nutzung von Kontakten und Kontaktkennzeichnungen in Teams, die dann überall über ihr Mobiltelefonbuch, Gmail, Slack oder WhatsApp auf diese zugreifen können.

Gemeinsame Nutzung von Kontakten in Ihrem Unternehmen

Mit Shared Contacts for Gmail® können Sie Kontakte in Ihrem Unternehmen problemlos gemeinsam nutzen und aktualisieren.

Sie können ganz einfach gemeinsam genutzte Kontakte erstellen, ganze gemeinsame Kontaktbücher anlegen oder einfach Ihre bestehenden Google-Kontakte freigeben und Zugriffsberechtigungen verwalten.

Jeder in Ihrem Team kann alle gemeinsam genutzten Kontakte, die von ihm oder seinen Kollegen hinzugefügt wurden, auf einen Blick sehen und ihre Informationen in Echtzeit aktualisieren – von jedem Ort und jedem Gerät aus, sofern er die entsprechende Berechtigung dazu hat.

Sichern Sie Ihre Daten

Was passiert, wenn einige Ihrer Daten versehentlich von Ihrem Cloud-Konto gelöscht werden?

Google und Microsoft bieten kein geeignetes Sicherungssystem für Ihre Daten an. Um sicherzustellen, dass Sie keine Ihrer wichtigen Daten verlieren, sollten Sie ein anderes Tool in Betracht ziehen, das Ihre Informationen für Sie sichert.

Mit einem Kontaktmanager wie Shared Contacts for Gmail® können Sie diese Aufgabe einfach und problemlos erledigen.

Sie können gelöschte Kontakte jederzeit problemlos wiederherstellen. Sie können wählen, ob Sie bestimmte Kontakte, eine ganze Kontaktliste oder alle Ihre Kontakte auf einmal wiederherstellen möchten.

Rechtskonform bleiben

Wenn Sie in einem Unternehmen tätig sind, ist es sehr wahrscheinlich, dass auf Ihrem Gerät persönliche Daten von Kunden, Kontakten oder Personen, mit denen Sie zusammenarbeiten, gespeichert sind.

Sie sollten GDPR und andere Datenschutzbestimmungen einbeziehen. Wenn jemand seine Informationen aus Ihrem System entfernen möchte, kann das Unternehmen sie aus dem CRM entfernen. Aber was ist mit Ihren Telefonen und denen der anderen Mitarbeiter?

Die Organisation weiß möglicherweise nicht einmal, dass Sie diese auf Ihrem Telefon haben. Wenn Sie also die Kontaktinformationen einer Person auf Ihrem Telefon speichern, verstoßen Sie ungewollt gegen die Datenschutzbestimmungen.

Sie sollten ein zentralisiertes, cloudbasiertes System verwenden, das Kontakte zwischen allen Teams und Benutzern synchronisiert. Dies ist die Lösung, um das oben genannte Problem zu vermeiden. So muss niemand mehr etwas auf seinen Geräten speichern.

Lesen Sie mehr:

Beschriftungen in Google Contacts freigeben und Ordnung schaffen

Erstellen und Freigeben von Etiketten in Gemeinsame Kontakte für Google Mail

Erste Schritte mit Google Contacts und Shared Contacts für Gmail®

Befolgen Sie einfach diese vier einfachen Schritte, und schon können Sie loslegen!

1) Synchronisieren Sie Ihr Handy mit Ihrem Google-Konto
2) Installieren Sie Shared Contacts für Gmail® aus Ihrem Store(iOS oder Android)
3) Organisieren Sie Ihre Kontakte in Labels
4) Teilen Sie Ihre Etiketten

Lesen Sie mehr:

Freigeben von Google-Kontakten mit der Android Mobile App

So synchronisieren Sie Ihre freigegebenen Google-Kontakte mit Ihrem iPhone-Adressbuch

Schlussfolgerung

Die Kontaktinformationen von Personen sind nicht nur auf Telefonnummern beschränkt. Die Angaben reichen von der Privat-, Büro- und E-Mail-Adresse bis hin zu Bezeichnungen, Firmennamen und Handles für soziale Medien.

Außerdem verschärft sich das Problem noch, da die meisten Menschen viele Apps auf ihren Telefonen haben. Die meisten Plattformen zeigen automatisch mehrere Kontakte aus Anwendungen von Drittanbietern an, darunter Skype, Whatsapp usw.

Wenn Sie die Unordnung in Ihrem Telefonbuch verringern möchten, können Sie Kontakte aus anderen Anwendungen ausblenden.

Die Organisation Ihrer Kontakte über mehrere Apps und Gadgets hinweg sorgt für ein reibungsloseres Arbeiten. Die Suche nach wichtigen Kontaktinformationen wird nun zum Kinderspiel. Außerdem sparen Sie damit viel wertvolle Zeit und Mühe.

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